如何開(kāi)好會(huì)議

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1、可以肯定，沒(méi)有多少人喜歡開(kāi)會(huì)；甚至“開(kāi)會(huì)”已成為相聲大師馬三立段子里的笑料……但不容否認(rèn)，全球所有組織，包括企業(yè)，依然需要通過(guò)頻繁開(kāi)會(huì)來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)溝通。　　然而，即便你作好了心理準(zhǔn)備，但在了解開(kāi)會(huì)究竟占用了我們多少時(shí)間后，你仍會(huì)感到吃驚。　　研究群體協(xié)作的專家邁克爾.多伊爾和大衛(wèi).斯特勞斯曾合寫過(guò)一本《開(kāi)會(huì)的革命》。按照書(shū)中所言：如果你是一個(gè)普通職員，你一生中用以開(kāi)會(huì)的時(shí)間，保守估計(jì)也有9000小時(shí)（即連軸轉(zhuǎn)逾一年）以上；如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有大約35％的時(shí)間用于開(kāi)會(huì)；如果是高層管理者，更可能超過(guò)50％.從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，大多數(shù)組織“直接”花在開(kāi)會(huì)上

2、的費(fèi)用，占行政預(yù)算的7％到15％，還不包括以會(huì)議為名義的其他開(kāi)銷?！　∶鎸?duì)花費(fèi)了如此多精力和財(cái)力，而且在看得見(jiàn)的未來(lái)還離不開(kāi)的“會(huì)議”，我們?cè)诒г归_(kāi)得太多而效率太低之后，最終有意義的行動(dòng)，唯有用心琢磨如何才能開(kāi)好會(huì)。尤其在這個(gè)經(jīng)濟(jì)寒冬，相信不管是冬眠還是冬泳的公司，只要還活著，都會(huì)召開(kāi)比平時(shí)更多的會(huì)，以期望找到繼續(xù)活下去的辦法?！　∥覀兠刻於荚诓傺莸臅?huì)議，為什么始終開(kāi)不好？怎樣才能開(kāi)好會(huì)？　　如果會(huì)議目標(biāo)不清晰，如果會(huì)前準(zhǔn)備不充分，　　那……其實(shí)這不就是我們身邊的常態(tài)嗎！　　會(huì)，怎么就那么長(zhǎng)？　　聽(tīng)說(shuō)過(guò)熬夜，可聽(tīng)說(shuō)過(guò)“熬會(huì)”嗎？　　在“文山會(huì)?！敝螅@可是

3、表達(dá)對(duì)開(kāi)會(huì)反感與無(wú)奈的最新名詞?！　∑鋵?shí)“會(huì)”本身并無(wú)過(guò)錯(cuò)。大到國(guó)際政界，小到一個(gè)企業(yè)，許多問(wèn)題不開(kāi)會(huì)還真沒(méi)法解決。　　可就是這么重要的會(huì)，卻甚至成為最容易讓人偏頭痛的“頭等大事”。究其原因，最大訴狀即在于冗長(zhǎng)。而且特別奇特的是，越是冗長(zhǎng)的會(huì)議越是難以有效果，開(kāi)了等于沒(méi)開(kāi)?！　∧敲磿?huì)議，怎么就那么長(zhǎng)呢？　　只會(huì)不議，議而不決　　好不容易熬到部門大領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束了整整一小時(shí)的發(fā)言，五個(gè)項(xiàng)目組組長(zhǎng)各自用長(zhǎng)達(dá)幾十頁(yè)的PPT匯報(bào)了各自小組的工作——盡管對(duì)于其中的多數(shù)小組，你并不了解，也不明白他們說(shuō)了些什么，但這又使會(huì)議增加了兩小時(shí)?！　≌嬲挠懻撾A段開(kāi)始了——該如何最大限

4、度地把成本降下來(lái)。無(wú)數(shù)人從昏昏欲睡中醒來(lái)，卻又陷入到交頭接耳中。五十多號(hào)人，你一句我一句，你見(jiàn)縫插針才搶到10分鐘，把你準(zhǔn)備了一個(gè)通宵的成果仔細(xì)匯報(bào)了一番。但是此時(shí)已華燈初上，會(huì)議在喧囂中宣布結(jié)束——下次再議?！　↑c(diǎn)評(píng)：這是許許多多企業(yè)開(kāi)會(huì)時(shí)常有的景象?；蛘咧弧皶?huì)”不“議”，把會(huì)議變成純粹的報(bào)告會(huì)；或者議而不決，只設(shè)定會(huì)議主題，卻沒(méi)設(shè)定目標(biāo)。白白地浪費(fèi)了會(huì)議的財(cái)務(wù)成本和參與者的精力、時(shí)間，卻完全沒(méi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議的效益。而在報(bào)告和單純的議論中，時(shí)間消逝，會(huì)議就這樣無(wú)限度地被拉長(zhǎng)了?！　≌驹诓粚?duì)等的平臺(tái)上　　平時(shí)整個(gè)部門都在各忙各的，部門會(huì)議只是分配任務(wù)的代名詞。誰(shuí)料

5、到，同事小王突然遭遇難題，部門會(huì)上經(jīng)理要求大家必須獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。但問(wèn)題是，沒(méi)人知道小王所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目具體是做什么，進(jìn)展如何，無(wú)從說(shuō)起。于是，小王花費(fèi)了一小時(shí)來(lái)詳細(xì)介紹情況。但盡管如此，大家出的“謀”劃的“策”依然有許多并不適合他。最后，會(huì)議變成更熟悉情況的部門主任和小王兩個(gè)人的相互討論，而可憐的大家淪為“陪會(huì)”者，生生熬了兩個(gè)小時(shí)，因?yàn)椴粩嘧呱?，到最終也沒(méi)明白究竟問(wèn)題是什么?！　↑c(diǎn)評(píng)：開(kāi)會(huì)的一個(gè)重要目的當(dāng)然是交流，解決問(wèn)題。但一旦交流者處于不對(duì)等的平臺(tái)上，就會(huì)因?yàn)槭紫纫嗷チ私舛蟠笱娱L(zhǎng)了會(huì)議的時(shí)間。而且，這種不對(duì)等情況下的交流，效率也必然大打折扣。　　各色問(wèn)題一

6、鍋燴　　今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召開(kāi)家庭“會(huì)議”，本來(lái)想討論一下晚餐怎么安排。結(jié)果卻從過(guò)生日討論到今年該去哪里度假，從度假想到可愛(ài)的兒子，進(jìn)而討論到今天誰(shuí)到學(xué)校接孩子的議題?！　≌勗捊Y(jié)束的時(shí)候，似乎什么成果也沒(méi)有，你們依然沒(méi)決定晚上該去哪里晚餐，今年該到哪里度假，甚至晚上誰(shuí)去接孩子也沒(méi)定?！　↑c(diǎn)評(píng)：其實(shí)企業(yè)里的會(huì)議也常常如此。戰(zhàn)略問(wèn)題和戰(zhàn)術(shù)問(wèn)題常?；鞛橐徽?，領(lǐng)導(dǎo)冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會(huì)兒是極其具體的遲到要罰款多少，一會(huì)兒是公司面對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)該如何轉(zhuǎn)型。問(wèn)題是，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。因而不可能每個(gè)人都同時(shí)跟隨主題推進(jìn)。來(lái)回扯皮之間，時(shí)

7、間大段大段地消耗過(guò)去，而且往往難以形成有效的決議?！　∫粋€(gè)個(gè)冗長(zhǎng)而低效的會(huì)議，就這樣誕生了。而且還在不斷誕生著，比如此刻。如何召開(kāi)一個(gè)有結(jié)論、有效率、不招煩的會(huì)議？　　開(kāi)好會(huì)議有訣竅！　　許多經(jīng)理人都常常感嘆，為什么自己總有開(kāi)不完的會(huì)？會(huì)議不僅多，而且總是那么長(zhǎng)。本打算開(kāi)一個(gè)小時(shí)的，最后兩個(gè)小時(shí)也解決不了問(wèn)題。　　如何做才能擺脫這種狀況？　　會(huì)前——要做哪些準(zhǔn)備？　　對(duì)部門主管來(lái)說(shuō)，即使是小型的會(huì)議，也不能疏忽會(huì)前準(zhǔn)備工作，這直接影響著會(huì)議的效果?！　∈紫?，設(shè)計(jì)好會(huì)議議程和議題。作為部門主管，通常都會(huì)在會(huì)前設(shè)計(jì)好要討論的議題。比如：總結(jié)上周工作、匯報(bào)下周工作

8、，溝通重要項(xiàng)目的實(shí)施情況、提出新項(xiàng)目或課題等。但是許