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1、如何使會議高效2015.09.081會議高效包括高效率開會和會后高效力執(zhí)行23會議是企業(yè)管理的核心工具和方法，可以通過會議提高工作效率，對未發(fā)生的事情進行預測，對正在進行的工作實行監(jiān)控，對已經完成的工作進行總結和評估。會議本身是沒有效益的，而且是需要成本的，因此，我們要盡量控制好開會的時間長度和開會頻率。4會議管理是企業(yè)管理中最為重要的手段之一會議管理能力是評估企業(yè)高層綜合能力的重要指標開會的能力被哈佛作為管理的核心技能之一5公司會議常見的問題會荒常年不開會，對會議的作用不夠了解，對會議形成偏見，不知會議是溝通信息、集思廣益、解決
2、問題、促進工作落實的非常重要而有效的工具和手段。開會不是萬能的，但不開會卻是萬萬不能的6會海開會過多、過濫。彼得·德魯克曾指出：一個企業(yè)的經理如果用超過25%的時間開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”。7拖沓會議拖拉嚴重，效率低下。陪綁有的為了“相互尊重”或“顯示分量”，與會人數(shù)眾多，無多大關系的人也來參會。8議題繁多議題過多，討論不深，遇事蜻蜓點水，碰到大點或難點的問題就推到“下次專題討論”。會前、會下不溝通,會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆就是雞同鴨講，沒有共同言語。9真正高效的會議都
3、在會前、會下已經溝通,基本達成共識了，開會只是統(tǒng)一意志形成決議。10據(jù)觀察現(xiàn)在自動化這邊有50%的會議基本屬于臨時通知，相關人員沒有做充分的準備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議自然不會有好的效果。11會而不議會議成為了領導“一言堂”，失去了會議的意義。12議而不決，決而不議會議只是討論不形成決議，會前準備不充分，全是到位再憑嘴巴、憑記憶、憑感覺說，不準備主題相關的事實數(shù)據(jù)，沒有養(yǎng)成以事實和數(shù)據(jù)決策的習慣。13決而不行有會議決議，但不落實到責任人，不落實執(zhí)行。14行而不果即使執(zhí)行，也沒有跟蹤，根本沒有結果或效果；執(zhí)行得
4、好與不好都一個樣，沒有獎懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。15通過觀察一個公司的會議制度、具體會議的準備、進行過程和會議決議的執(zhí)行結果可以基本判斷其管理水平。16會議須遵守的原則會議要規(guī)劃會議要有召開的合理時間和頻率，例會根據(jù)不同階段的管理水平和目標，調整召開的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。17準備要充分重大事項必須提前足夠的時間思考和準備，并在會前廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要
5、提前充分做好準備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。18主題要集中一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關人員，高效解決問題。綜合性會議，主題最好也不要超過三個。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下。19人員要相關僅讓與會議議題直接關聯(lián)的部門參加，協(xié)辦的部門不用派人陪綁；具體的議題讓主要負責人員直接匯報，領導不要代為匯報，更不要不了解實際情況而想當然地決策；與會人員一定要有決策權，主管領導有事委派人參加，也要賦予相應的權利，否則就會造成議而不決。2021流程要合理盡
6、量不要由領導主持會議，而應該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；領導應該最后講話，否則一開始基調一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法重復觀點少談，且少發(fā)表主觀意見和觀點，而應以事實和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時要及時拉回來有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策；重大決策最好刻意安排反面意見，以便討論更充分，防止意見一邊倒；該議的時候要議，該決的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能在會上形成決議而不要拖到會議結束了還沒有結論。22時間要緊湊要事先規(guī)定會議時間，一般的會議
7、不要超過一小時，較長的會議要分階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，否則開會時間開長了，與會者注意力也不容易集中。23決議要及時會議的記錄一定要規(guī)范、完整，從會議主題、與會人員、缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，做到規(guī)范、準確、可查，避免事后不認賬。會議結束后，應盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水賬記錄，需要做一定的整理、調整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。24會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好
8、給與會及決議相關人員簽名確認。25手段要先進、可靠建議應用PPT，簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，圖表結合。會議決議發(fā)放、宣導、提醒、跟蹤和落實用電話、視頻、郵件、OA、QQ、微信等工具和手段往往由于個人的表達水平、理解水平、工作習慣和生活習慣等不同
