提升工作效率(時(shí)間管理).ppt

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1、如何提升工作效率（高效的時(shí)間管理）胡文燕1目錄常見的時(shí)間陷阱2時(shí)間管理六步3高效能的九條守則第一章常見的時(shí)間陷阱由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯(cuò)、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時(shí)，沒有明確最后期限?；ㄝ^多時(shí)間替下屬拿主意。不速之客的干擾；常被電話打斷工作。繁多、冗長(zhǎng)、低效的會(huì)議。缺乏細(xì)致的實(shí)施計(jì)劃。過多文書記錄。過于注重細(xì)節(jié),追求完美.長(zhǎng)時(shí)間面談。第二章時(shí)間管理六步1做好計(jì)劃和統(tǒng)籌2要事第一4學(xué)會(huì)說“NO”6改進(jìn)方法和習(xí)慣5明確期限3化繁為簡(jiǎn)1做好計(jì)劃和統(tǒng)籌一般情況下，在每年、每月、每周、每

2、天當(dāng)中，較忙的是什么時(shí)間段？0102有哪些工作可以提前做？2.1二八定律（帕累托法則）19世紀(jì)末意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)現(xiàn),在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的，因此又稱二八定律。二八定律被廣泛應(yīng)用于社會(huì)學(xué)及企業(yè)管理學(xué)等。80%最佳效果的工作20%的時(shí)間20%較次要的工作80%的時(shí)間因此管理時(shí)間，也需要重視那80%的時(shí)間，讓其盡可能多地處理更重要的工作。產(chǎn)生更大的價(jià)值。花掉來自2要事第一2.2四象限原則（時(shí)間管理矩陣）把事務(wù)按其緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時(shí)間管

3、理的優(yōu)先矩陣。ABCD重要緊迫重要不緊迫不重要緊迫不重要不緊迫學(xué)習(xí)新技能建立人際關(guān)系保持身體健康危機(jī)緊急狀況有限期的計(jì)劃瑣碎的事情某些信件無聊的談話某些電話不速之客某些會(huì)議2要事第一2.3有序原則（ABC分類法）ABC分類法又稱帕累托分析法，它是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征，進(jìn)行分類排隊(duì)，分清重點(diǎn)和一般，從而有區(qū)別地確定管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對(duì)象分成A、B、C三類，所以又稱為ABC分析法。在目標(biāo)達(dá)成貢獻(xiàn)中占比在任務(wù)總量中占比65%20%15%65%20%15%A級(jí)任務(wù)特別重要B級(jí)任務(wù)比較重要C

4、級(jí)任務(wù)不重要2要事第一簡(jiǎn)化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈高效，也愈不會(huì)出問題。所以要善于將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化。通過兩個(gè)小故事來感受下—————3化繁為簡(jiǎn)英國某家報(bào)紙?jiān)e辦一項(xiàng)高額獎(jiǎng)金的有獎(jiǎng)?wù)鞔鸹顒?dòng)。題目是：在一個(gè)充氣不足的熱氣球上，載著三位關(guān)系世界興亡命運(yùn)的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家，他的研究可拯救無數(shù)人們，免于因環(huán)境污染而面臨死亡的惡運(yùn)。第二位是核子專家，他有能力防止全球性的核子戰(zhàn)爭(zhēng)，使地球免于遭受滅亡的絕境。第三位是糧食專家，他能在不毛之地，運(yùn)用專業(yè)知識(shí)成功地種植食物，使幾千萬人脫離饑荒而亡的命運(yùn)。此

5、刻熱氣球即將墜毀，必須至少丟出一個(gè)人以減輕載重，使其余的兩人得以活存，請(qǐng)問該丟下哪一位科學(xué)家？3.1故事一（該丟下哪一位科學(xué)家？）法國一家報(bào)社進(jìn)行了一個(gè)有獎(jiǎng)智力競(jìng)賽，其中有這樣一道題目：如果法國最大的博物館盧浮宮失火了，在只能搶救一幅畫的情況下，你會(huì)救哪一幅畫？在該報(bào)收到的成千上萬的答案中，答案最多的是《蒙娜麗莎》，而法國名作家貝爾納以最佳答案獲得了該題的獎(jiǎng)金。3.2故事二（你會(huì)救哪一幅畫？）在工作中不要讓不好意思害了我們!4學(xué)會(huì)說“NO”帕金森定律：如果你安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分

6、配的時(shí)間。自己期限他人32要與別人約定期限。1給自己的目標(biāo)、計(jì)劃設(shè)定清晰的期限。3這個(gè)期限最好是合理而又稍偏緊的。5明確期限6改進(jìn)方法和習(xí)慣?！澳阆氚亚驈亩蠢锿诔鰜?，卻把洞愈挖愈大?！薄鞣街V語通過兩個(gè)小故事來體會(huì)！一個(gè)企業(yè)的董事長(zhǎng)走在他的廠區(qū)里，經(jīng)過一個(gè)正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長(zhǎng)長(zhǎng)的掃把，費(fèi)力地掃著。而那把掃把實(shí)在太舊了，齒間稀疏，漏掉了許多的葉子。董事長(zhǎng)停下來問：“先生，你的工具太不好用了吧，為什么不換一把？”“我只有這一把了。”保潔員頭也不抬地忙乎著他的活。“你為什么不去倉庫領(lǐng)一把呢？”“倉庫

7、離我這兒太遠(yuǎn)了，來回要花不少時(shí)間，我還有很多地要掃。”保潔員用手擦拭一下汗水，這才發(fā)現(xiàn)和自己說話的竟是董事長(zhǎng)，不禁有些不知所措。“噢，董事長(zhǎng)，我不知道是您，我這就去倉庫領(lǐng)一把。”看著保潔員離去的背影，董事長(zhǎng)十分生氣：“這是在工作嗎？真不能理解！要不是看在他從不偷懶的份上，我現(xiàn)在就開除他?！?.1故事一（勤勞的保潔員）01甲和乙兩個(gè)學(xué)生，畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作，沒多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想，說：“你到市場(chǎng)上看還有什么賣的？”乙去了一趟市場(chǎng)回來說：“還有一個(gè)農(nóng)民在賣

8、土豆?！崩习鍐枺骸岸嗌馘X一斤？”乙又趕去市場(chǎng)，回來回答老板：“8毛錢一斤?！崩习逵謫枺骸翱偣灿卸嗌俳铮咳绻恳四鼙阋硕嗌馘X？”乙又急忙來回奔跑。老板說：“好吧，你先坐著?！比缓笥纸衼砑?，對(duì)他說：“你去市場(chǎng)看看，看還有什么東西賣？”不一會(huì)甲回來說：“還有一個(gè)賣土豆的，8毛錢一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛錢一斤。過一會(huì)這個(gè)農(nóng)民還要到市