提升工作效率(時間管理).ppt

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1、如何提升工作效率（高效的時間管理）胡文燕1目錄常見的時間陷阱2時間管理六步3高效能的九條守則第一章常見的時間陷阱由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時，沒有明確最后期限?；ㄝ^多時間替下屬拿主意。不速之客的干擾；常被電話打斷工作。繁多、冗長、低效的會議。缺乏細(xì)致的實施計劃。過多文書記錄。過于注重細(xì)節(jié),追求完美.長時間面談。第二章時間管理六步1做好計劃和統(tǒng)籌2要事第一4學(xué)會說“NO”6改進(jìn)方法和習(xí)慣5明確期限3化繁為簡1做好計劃和統(tǒng)籌一般情況下，在每年、每月、每周、每

2、天當(dāng)中，較忙的是什么時間段？0102有哪些工作可以提前做？2.1二八定律（帕累托法則）19世紀(jì)末意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)現(xiàn),在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的，因此又稱二八定律。二八定律被廣泛應(yīng)用于社會學(xué)及企業(yè)管理學(xué)等。80%最佳效果的工作20%的時間20%較次要的工作80%的時間因此管理時間，也需要重視那80%的時間，讓其盡可能多地處理更重要的工作。產(chǎn)生更大的價值。花掉來自2要事第一2.2四象限原則（時間管理矩陣）把事務(wù)按其緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時間管

3、理的優(yōu)先矩陣。ABCD重要緊迫重要不緊迫不重要緊迫不重要不緊迫學(xué)習(xí)新技能建立人際關(guān)系保持身體健康危機(jī)緊急狀況有限期的計劃瑣碎的事情某些信件無聊的談話某些電話不速之客某些會議2要事第一2.3有序原則（ABC分類法）ABC分類法又稱帕累托分析法，它是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征，進(jìn)行分類排隊，分清重點和一般，從而有區(qū)別地確定管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對象分成A、B、C三類，所以又稱為ABC分析法。在目標(biāo)達(dá)成貢獻(xiàn)中占比在任務(wù)總量中占比65%20%15%65%20%15%A級任務(wù)特別重要B級任務(wù)比較重要C

4、級任務(wù)不重要2要事第一簡化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈高效，也愈不會出問題。所以要善于將復(fù)雜的問題簡單化。通過兩個小故事來感受下—————3化繁為簡英國某家報紙曾舉辦一項高額獎金的有獎?wù)鞔鸹顒?。題目是：在一個充氣不足的熱氣球上，載著三位關(guān)系世界興亡命運的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家，他的研究可拯救無數(shù)人們，免于因環(huán)境污染而面臨死亡的惡運。第二位是核子專家，他有能力防止全球性的核子戰(zhàn)爭，使地球免于遭受滅亡的絕境。第三位是糧食專家，他能在不毛之地，運用專業(yè)知識成功地種植食物，使幾千萬人脫離饑荒而亡的命運。此

5、刻熱氣球即將墜毀，必須至少丟出一個人以減輕載重，使其余的兩人得以活存，請問該丟下哪一位科學(xué)家？3.1故事一（該丟下哪一位科學(xué)家？）法國一家報社進(jìn)行了一個有獎智力競賽，其中有這樣一道題目：如果法國最大的博物館盧浮宮失火了，在只能搶救一幅畫的情況下，你會救哪一幅畫？在該報收到的成千上萬的答案中，答案最多的是《蒙娜麗莎》，而法國名作家貝爾納以最佳答案獲得了該題的獎金。3.2故事二（你會救哪一幅畫？）在工作中不要讓不好意思害了我們!4學(xué)會說“NO”帕金森定律：如果你安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分

6、配的時間。自己期限他人32要與別人約定期限。1給自己的目標(biāo)、計劃設(shè)定清晰的期限。3這個期限最好是合理而又稍偏緊的。5明確期限6改進(jìn)方法和習(xí)慣?！澳阆氚亚驈亩蠢锿诔鰜?，卻把洞愈挖愈大。”——西方諺語通過兩個小故事來體會！一個企業(yè)的董事長走在他的廠區(qū)里，經(jīng)過一個正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長長的掃把，費力地掃著。而那把掃把實在太舊了，齒間稀疏，漏掉了許多的葉子。董事長停下來問：“先生，你的工具太不好用了吧，為什么不換一把？”“我只有這一把了。”保潔員頭也不抬地忙乎著他的活。“你為什么不去倉庫領(lǐng)一把呢？”“倉庫

7、離我這兒太遠(yuǎn)了，來回要花不少時間，我還有很多地要掃?！北崋T用手擦拭一下汗水，這才發(fā)現(xiàn)和自己說話的竟是董事長，不禁有些不知所措?！班蓿麻L，我不知道是您，我這就去倉庫領(lǐng)一把。”看著保潔員離去的背影，董事長十分生氣：“這是在工作嗎？真不能理解！要不是看在他從不偷懶的份上，我現(xiàn)在就開除他。”6.1故事一（勤勞的保潔員）01甲和乙兩個學(xué)生，畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作，沒多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想，說：“你到市場上看還有什么賣的？”乙去了一趟市場回來說：“還有一個農(nóng)民在賣

8、土豆?！崩习鍐枺骸岸嗌馘X一斤？”乙又趕去市場，回來回答老板：“8毛錢一斤。”老板又問：“總共有多少斤？如果全部要了能便宜多少錢？”乙又急忙來回奔跑。老板說：“好吧，你先坐著?！比缓笥纸衼砑?，對他說：“你去市場看看，看還有什么東西賣？”不一會甲回來說：“還有一個賣土豆的，8毛錢一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛錢一斤。過一會這個農(nóng)民還要到市