辦公電話使用管理規(guī)定及流程

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1、辦公電話使用管理規(guī)定及流程為進一步規(guī)范辦公電話管理制度，保證學(xué)校通信渠道的暢通，確保信息的及時傳遞，提高效益，減少失誤，確保通訊費用開支的合理性，特制定本規(guī)定。一、適用范圍本制度適用我校全體人員。二、職責(zé)劃分1、行政管理中心：負責(zé)全校辦公電話的監(jiān)督與管理（傳真的使用由團隊主任或指定專人負責(zé)）及負責(zé)電話的安裝、使用、維修、停機、電話費用結(jié)算等相關(guān)事項的統(tǒng)籌管理。2、各團隊：負責(zé)管理本部門的電話及控制電話費用。3、財務(wù)部負責(zé)電話費用的結(jié)算。二、規(guī)定內(nèi)容1、辦公固定電話，主要是為了方便與外界溝通，開展業(yè)務(wù)之用，

2、嚴(yán)禁員工利用辦公電話撥打私人電話，內(nèi)線電話用于各部門之間的工作聯(lián)絡(luò)，任何人不得用內(nèi)線電話聊天、談笑。2、辦公室電話主要用于工作聯(lián)系，提倡使用文明、簡捷的語言。3、各部門辦公電話不得隨意讓非本部門人員使用-4-，業(yè)務(wù)人員電話專人專用，不得給予他人使用，若遇到特殊情況，如電話出現(xiàn)故障，在短時間內(nèi)無法修復(fù)，可向團隊主任匯報，并由團隊主任內(nèi)部調(diào)劑，指定和某人暫時共用，暫借使用人員需向行政管理中心索要登記表，做好撥打電話號碼記錄，便于后續(xù)核查使用。4、使用者需做好電話機、端口接線的維護工作，要求輕拿輕放，愛護固話設(shè)備，確

3、保使用壽命，節(jié)約成本；使用者如發(fā)現(xiàn)電話機、線路等故障要及時向行政管理中心反饋，非專業(yè)人士不得私自拆裝電話。5、各部門不得私自安裝通信線路，需要增加或改動通信線路的，需將變動理由反饋至行政管理中心，由行政管理中心上報校長進行審核批準(zhǔn)后方可實施。6、離職人員需做好固定電話的交接工作，保證電話機的設(shè)備完好方可離職。三、費用核對1、財務(wù)部負責(zé)做好每個月的5日前應(yīng)做好上個月的辦公電話話費的繳納，確保學(xué)校通信渠道的暢通。2、每月5日前行政管理中心按流程圖負責(zé)進行查詢、打印（營業(yè)廳）上月話費清單，并進行統(tǒng)計、核對。四、處罰細

4、則1、用固定電話撥打私人電話及利用內(nèi)線電話聊天、談笑，扣所在團隊作風(fēng)評比2分/次，成長贊助1元/次。2、未經(jīng)申請批準(zhǔn)使用他人電話者，扣所在團隊作風(fēng)評比2分/次，成長贊助1元/次。3、使用者未認真做好電-4-話機的維護，人為原因造成電話機損壞，按電話機采購價格原價賠償，費用從工資中扣除，扣所在團隊作風(fēng)評比5分/次。4、私自更換、調(diào)換、拆裝電話機，私自設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移，安裝/更改通信線路者，扣所在團隊作風(fēng)評比5分/次，成長贊助10元，因故對學(xué)校造成較為嚴(yán)重損失，需承擔(dān)所有損失，情節(jié)嚴(yán)重按勸退處理。5、每月核對后發(fā)現(xiàn)有打

5、私人電話或作其它無關(guān)事宜，如撥打信息費、168、QQ等充值、網(wǎng)絡(luò)游戲充值等特殊收費電話屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，不僅所產(chǎn)生話費由當(dāng)事人雙倍承擔(dān)，還應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重給當(dāng)事人進行處分，若無法核查、明確到個人，所產(chǎn)生話費按所在團隊均攤處理。6、離職人員需做好固定電話的交接工作，保證電話機的設(shè)備完好，離職時電話機有故障需向行政管理中心反饋，若人為原因?qū)е聯(lián)p壞者，按電話機采購價格原價賠償，費用從工資中扣除。2013-3-1-4-營業(yè)廳行政管理中心財務(wù)部被考核部門清單發(fā)票繳費有異常處罰通知書審核開始結(jié)束無異常加強監(jiān)管力度按制度要求落實處

6、罰責(zé)任人附件1、流程圖-4-