淺論企業(yè)秘書的溝通技巧

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1、淺論企業(yè)秘書的溝通技巧　　摘要：秘書是一個企業(yè)中從事收集信息、文件運轉(zhuǎn)、通訊處理以及其他日常事務(wù)和雜務(wù)的職員，企業(yè)秘書的溝通能力和溝通技巧在保障企業(yè)正常順暢運行，人際關(guān)系和諧有序方面顯得尤為重要和不可或缺。本文首先闡述了企業(yè)溝通相關(guān)理論，總結(jié)了企業(yè)秘書提高溝通技巧所需素質(zhì)，并就企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)具有的素質(zhì)和如何提高企業(yè)秘書溝通技巧做出了研究說明?！　￡P(guān)鍵詞：企業(yè)秘書；信息溝通；工作技巧　　秘書是指在企業(yè)中從事收集信息、文件運轉(zhuǎn)、通訊處理以及其他日常事務(wù)和雜務(wù)的職員。通過企業(yè)秘書的有效溝通和串聯(lián)，企業(yè)中的各個層級人員之間能夠有效及時消除分歧，減少誤會，保障企業(yè)文化氛

2、圍和諧愉悅，從而促進企業(yè)工作順利有序開展。　　一、企業(yè)秘書溝通工作特點　?。ㄒ唬┧幍匚环枪潭ㄐ浴　∑髽I(yè)中基本所有崗位的職員在日常工作中都有明確的崗位和職責(zé)，從而也明確了自身所處地位，而秘書所處地位具有非固定性，從而也無法明確其地位，若秘書處理上級領(lǐng)導(dǎo)之間的信息溝通工作，自身處于下級地位，其所承擔(dān)的工作是對上級負責(zé)；而與其他職能部門的職員進行溝通協(xié)調(diào)，其處于平級關(guān)系。企業(yè)秘書進行溝通協(xié)調(diào)往往使其在不同地位和不同層次關(guān)系之中轉(zhuǎn)換，而轉(zhuǎn)換的頻率也決定了秘書溝通工作的與眾不同和非固定性?！　。ǘ┧袡?quán)力非支配性　　在一般企業(yè)中，秘書從事收集信息、文件運轉(zhuǎn)、通訊處

3、理以及其他日常事務(wù)和雜務(wù)等工作。與其他普通員工相比，秘書往往是整個企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和負責(zé)人的信息傳達人員，承擔(dān)著上情下達，保障上級的精神指示及時下達到各個部門和員工，這決定了秘書的工作往往是在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下開展，代表負責(zé)人意向，從而具有較大的影響力。然而這種工作性質(zhì)又不能決定了秘書在企業(yè)內(nèi)具有管理某部門人員并具有支配權(quán)力的地位，即并不具有權(quán)利支配性，出現(xiàn)了自身地位和所傳達的意思級別不相匹配的矛盾，決定企業(yè)秘書在日常溝通工作中需要妥善處理這種不匹配可能引發(fā)的不協(xié)調(diào)，運用一定的技巧保障領(lǐng)導(dǎo)部門信息及時無誤傳達的同時使各部門員工接受秘書所進行的溝通工作?！　《?、企業(yè)秘書提高溝

4、通技巧所需素質(zhì)　?。ㄒ唬┚哂懈呱械赖滤刭|(zhì)　　古語云“有德方立天下”。秘書日常工作是將領(lǐng)導(dǎo)部門的信息及時準確傳達給企業(yè)的其他部門，這就使得秘書能夠有機會首先接觸到企業(yè)較為機密的信息文件，而這些機密信息尚未公開或者只能對部分人員公開時，如若泄密可能對企業(yè)發(fā)展造成重大影響，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營利潤受損，嚴重的信息泄密甚至?xí)沟闷髽I(yè)面臨經(jīng)營困難以及瀕臨倒閉的困境。另一方面，企業(yè)秘書在日常工作中應(yīng)當(dāng)權(quán)衡清楚保密工作的時點和程度，在領(lǐng)導(dǎo)指示能夠?qū)⑿畔⒐_時應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)人員公開，不得以個人喜惡判斷是否要將信息公開，以免影響到企業(yè)正常運行和信息及時有效性。正確處理相關(guān)問題是企業(yè)秘

5、書開展溝通協(xié)調(diào)工作的重要基礎(chǔ)?！　。ǘ┹^強說服他人能力　　在企業(yè)中，需要溝通協(xié)調(diào)的事項一般涉及當(dāng)事雙方價值觀產(chǎn)生分歧、自身利益出現(xiàn)沖突等較為敏感話題，無論是上級對下級的任務(wù)分配、平級之間工作協(xié)調(diào)以及領(lǐng)導(dǎo)之間信息傳達等均有可能產(chǎn)生上述問題。而企業(yè)秘書所從事的溝通協(xié)調(diào)工作恰恰是為了盡快解決上述矛盾問題，保障各部門、各級別人員之間信息互通有無同時和諧相處，如何說服存在問題的雙方成為企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)具有的一項基本素質(zhì)。與此同時企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)確認自身工作應(yīng)當(dāng)積極主動、富有創(chuàng)造性，但根本上不能完全脫離秘書本職工作而擅做主張、任意妄為，在沒有得到領(lǐng)導(dǎo)同意下隨意篡改工作安排和指

6、導(dǎo)意見，造成企業(yè)潛在風(fēng)險?！　∪?、如何提高企業(yè)秘書溝通技巧　?。ㄒ唬┢髽I(yè)溝通工作原則　　1.認真傾聽原則。企業(yè)秘書在進行內(nèi)部溝通的基礎(chǔ)是充分了解發(fā)生矛盾和摩擦雙方的立場和想法，為了達到溝通的目的，溝通之前要盡量擺脫自身對于某一方的偏見或成見，將注意力放到此次溝通待解決的問題上，從而在溝通之間建立了雙方平等基礎(chǔ)。在溝通中，企業(yè)秘書需要面對對方，讓對方意識到彼此交流的嚴肅認真性，同時使得被溝通方式自然產(chǎn)生親近感，有利于溝通的順利進行?！　?.態(tài)度謙遜原則。企業(yè)秘書開展溝通工作除了認真傾聽和信息及時準確外，溝通態(tài)度也是十分重要的原則。由于秘書所處地位具有非固定性，

7、從而也無法明確其地位，企業(yè)秘書進行溝通協(xié)調(diào)往往使其在不同地位和不同層次關(guān)系之中轉(zhuǎn)換，決定企業(yè)秘書在日常溝通工作中需要用謙遜的態(tài)度妥善處理這種不匹配可能引發(fā)的不協(xié)調(diào)。企業(yè)秘書在溝通之前，一定要明確自身角色定位，調(diào)整好溝通中自身應(yīng)有的心態(tài)，如果企業(yè)秘書態(tài)度傲慢、目中無人，“挾天子以令諸侯”，就很容易使得被溝通對象產(chǎn)生厭惡情緒，對溝通工作極度反感，難達到有效溝通的既定目標。而保持謙遜的態(tài)度，彬彬有禮，被溝通者樂于接受，再進行溝通就會達到事半功倍的效果?！　。ǘ┢髽I(yè)秘書溝通技巧　　1.語言技巧是有效溝通的利器。常言道：“良言一句三冬暖”。企業(yè)秘書在溝通工作中必須講

8、究語言技巧，說話適度，講究分寸，善于對溝通所獲得的信