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《試談對電子檔案管理的認(rèn)識》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、試談對電子檔案管理的認(rèn)識：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)得到了普及應(yīng)用。進(jìn)一步提高了工作效率，加速了現(xiàn)代化進(jìn)程。傳統(tǒng)的辦公過程產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。因此，加強(qiáng)和完善好電子檔案管理工作勢在必行?！ ￡P(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；管理方法 檔案是一種具有社會(huì)普遍意義的現(xiàn)象。作為重要的信息資源，檔案管理在企業(yè)活動(dòng)的各個(gè)方面發(fā)揮著重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展必須建立的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。建立一套適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)管理水平的文檔管理體系，是保證企業(yè)順利發(fā)展的重要條件。電子檔案管理是當(dāng)代檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。我們必須依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單
2、位的實(shí)際情況，從電子文件的產(chǎn)生途徑、類型和特點(diǎn)出發(fā)，以集中統(tǒng)一為原則，明確歸檔電子文件的管理機(jī)制，以完善齊全為宗旨，全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的著錄和組盤為主要內(nèi)容進(jìn)行歸檔電子文件的整理，以脫機(jī)載體為重點(diǎn)加強(qiáng)歸檔電子文件的保護(hù)，以確保真實(shí)、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)，從歸檔電子文件的特點(diǎn)出發(fā)，自己開發(fā)或購入電子檔案的管理系統(tǒng)軟件，形成一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法?！ ∫?、電子文件具有以下特點(diǎn)： 1.信息的非人工可讀性 傳統(tǒng)文件的內(nèi)容以字符或數(shù)字等符號記錄于紙張等載體之上，人工可直接識讀，而電子文件的信息以二進(jìn)
3、制數(shù)字代碼的形式記錄于磁性或光學(xué)載體上，成為迄今為止第一種人類無法憑借自身器官——眼睛或手來識讀的文件信息?！ ?.系統(tǒng)依賴性 電子文件信息存儲(chǔ)的時(shí)候需要進(jìn)行編碼，信息檢索和閱讀的時(shí)候需要進(jìn)行解碼，編碼和解碼過程中需要借助一定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，否則電子文件既無法產(chǎn)生也無法閱讀。電子文件對系統(tǒng)的依賴性，特別是它對特定系統(tǒng)(電子文件產(chǎn)生時(shí)運(yùn)行的軟、硬件系統(tǒng))的依賴性是電子文件的一大特點(diǎn)，也是電子文件管理的難點(diǎn)。 3.載體的無信息性 從遠(yuǎn)古的泥板、巖石、羊皮紙、甲骨、竹簡到紙張，載體的意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于“承載物”，它和記錄于承載物上的外部特征，如：字跡、書寫材料、簽字、印章等
4、不可分割，一起構(gòu)成了文件原件身份的“證明”，但電子文件的信息內(nèi)容卻無法和特定的載體相連，載體僅僅成為每一特定時(shí)刻文件內(nèi)容的承載物，已經(jīng)無法固定某些用以鑒辨文件原始性的外部信息?！ 《?、電子檔案管理中存在的問題 1.關(guān)于電子檔案的存儲(chǔ)問題 在電子檔案的儲(chǔ)存中，一些人習(xí)慣于把電子檔案如數(shù)碼照片等存儲(chǔ)于各自的微機(jī)中，這樣使用起來十分方便。但也為電子檔案的管理帶來一些弊端。一方面數(shù)碼照片等占空間較大，極大地增加了微機(jī)存儲(chǔ)量，另一方面，如微機(jī)發(fā)生故障，則很容易造成電子檔案丟失?！ ?.關(guān)于電子文件的安全性問題：現(xiàn)在電子化辦公應(yīng)用日常化，工作中來回拷貝文件較頻繁，因此有時(shí)應(yīng)用u盤、移
5、動(dòng)硬盤等拷貝文件會(huì)造成病毒在各電腦之間的傳播感染，對文件的安全應(yīng)用造成危脅?！ ?.電子文件的歸檔：實(shí)際工作中電子文檔的歸檔，由于電子文檔使用比較分散，各辦公室微機(jī)中均有存儲(chǔ)，這樣時(shí)間一長，就會(huì)給電子文檔的收集、整理工作帶來一定的困難?！ ∪⒓訌?qiáng)電子檔案管理的方法 1.建立電子文件歸檔制度 電子文件廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。因此，要建立電子檔案歸檔制度，將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、
6、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件的歸檔工作。電子文件歸檔應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理X絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形
7、成質(zhì)量較好的電子文檔?！ ?.要把好電子文件的安全關(guān) 一是把好電子文件存儲(chǔ)載體的安全關(guān)。在定期檢驗(yàn)電子文件能否運(yùn)行的同時(shí)，要注意定期更換電子文件的存儲(chǔ)載體。二是要把好電子文件在X絡(luò)環(huán)境中運(yùn)行的安全關(guān)?？梢圆捎靡环N既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密安全的“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)”，并采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)來保證X絡(luò)運(yùn)行的安全。三是抓好電子文件在利用中的安全關(guān)。各部門要查詢利用電子文件，必須通過身份驗(yàn)證才能進(jìn)入，并按各部門操作人的權(quán)限分別設(shè)置查詢的具體內(nèi)容，屬于保密范圍的
