淺談信息化在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用

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1、淺談信息化在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用一、企業(yè)降低成本的核心要降低采購(gòu)成本，克服現(xiàn)行采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題，需要從采購(gòu)機(jī)制入手，探討各種采購(gòu)模式，找到適合企業(yè)需要的和物資品種相適應(yīng)的采購(gòu)模式和技術(shù)手段。降低采購(gòu)成本也是企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)的重要手段之一，是企業(yè)的第三利潤(rùn)源泉，而且企業(yè)的采購(gòu)成本占產(chǎn)品總成本的比例較高，采購(gòu)成本降低具有一定的空間。因此，降低采購(gòu)成本將是企業(yè)提高效益的重要途徑之一。同樣，企業(yè)降本增效的傳統(tǒng)做法是通過(guò)減少生產(chǎn)過(guò)程中人工、能源和原材料的消耗(被稱為第一利潤(rùn)源泉)，以及通過(guò)擴(kuò)大產(chǎn)品銷售量或銷售利潤(rùn)率(被稱為第二利潤(rùn)源泉)來(lái)提高利潤(rùn)總

2、量。二、現(xiàn)代化企業(yè)采購(gòu)模式(一)比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)模式采購(gòu)不但要比價(jià)格，還要同時(shí)比質(zhì)量。特別是企業(yè)的采購(gòu)量少，不適合作招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，可以廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)競(jìng)價(jià)、詢價(jià)和物資流管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化方法和手段，實(shí)現(xiàn)定點(diǎn)廠家采購(gòu)，就地就近采購(gòu)和網(wǎng)上采購(gòu)等多種形式的比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)。(二)聯(lián)合采購(gòu)模式近幾年來(lái)，企業(yè)采用聯(lián)合采購(gòu)的方式，大批量的采購(gòu)，統(tǒng)一對(duì)外，分地、分批的供應(yīng)，降低了生產(chǎn)的成本，同時(shí)企業(yè)也要走聯(lián)合之路，對(duì)大宗物資進(jìn)行聯(lián)合采購(gòu)。為實(shí)現(xiàn)聯(lián)合采購(gòu)，需要開(kāi)發(fā)相應(yīng)的信息系統(tǒng)，為供貨商與用戶之間建立起交易和交流的平臺(tái)。企業(yè)物資采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，對(duì)一些通用。量多的物資

3、進(jìn)行統(tǒng)一的集中采購(gòu)，分地分批交貨，降低價(jià)格的效果顯著。(三)物流管理信息化綜合采購(gòu)模式將企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)納入企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)之中，利用物流管理信息化來(lái)集成各種采購(gòu)模式，可以達(dá)到采購(gòu)管理的最佳化。物流管理信息化綜合采購(gòu)模式具備以下的功能：(1)可進(jìn)行動(dòng)態(tài)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)期間不影響庫(kù)房的出庫(kù)、入庫(kù)、退貨、退庫(kù)、報(bào)廢等業(yè)務(wù)處理。(2)把企業(yè)現(xiàn)有的信息、物資采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)信息、新供應(yīng)商信息和入庫(kù)單有關(guān)信息相組合，并系統(tǒng)記錄供應(yīng)商的信用等級(jí)、質(zhì)量等級(jí)、交貨周期、歷史交易價(jià)格，形成“貨比多家數(shù)據(jù)庫(kù)”。(3)可以查詢出材料的積壓狀況，對(duì)過(guò)期材料做出及時(shí)

4、處理。(4)將企業(yè)計(jì)劃、審批，驗(yàn)收，庫(kù)存、財(cái)務(wù)等有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，對(duì)復(fù)雜交叉的計(jì)劃情況，對(duì)以前未完成的計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，產(chǎn)生出的新計(jì)劃，能使企業(yè)始終保持最低的合理庫(kù)存量，保證采購(gòu)數(shù)量的準(zhǔn)確。(5)能對(duì)以前未完成的計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，為企業(yè)管理者提供及時(shí)、準(zhǔn)確的庫(kù)存信息和合理的補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃，解決企業(yè)因庫(kù)存積壓和缺件引起的生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)。(6)審計(jì)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)者可隨時(shí)查詢各類采購(gòu)物資的價(jià)格，達(dá)到全程監(jiān)督審計(jì)的目的。三、物資采購(gòu)管理信息化的措施(一)加強(qiáng)采購(gòu)數(shù)字化(1)建立物資信息的動(dòng)態(tài)化跟蹤管理信息處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存查詢、單據(jù)查詢、物耗查詢、合同查詢、計(jì)劃與合同分析

5、，并據(jù)此編制短缺前的采購(gòu)計(jì)劃，有效防止生產(chǎn)中斷，提高物資管理水平。(2)建立對(duì)供應(yīng)商的檔案化管理機(jī)制記錄供應(yīng)商成交的數(shù)量、價(jià)格，及時(shí)性等指標(biāo)，通過(guò)指標(biāo)分析，實(shí)行考評(píng)動(dòng)態(tài)管理形成貨源穩(wěn)定、質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的供應(yīng)商伙伴關(guān)系，通過(guò)長(zhǎng)期協(xié)作關(guān)系的建它，可以有效地避免分散采購(gòu)帶來(lái)的質(zhì)量差等弊端。(3)同時(shí)對(duì)市場(chǎng)上的供應(yīng)信息加以記錄分析，并以之與供應(yīng)商的供應(yīng)信息相比較，準(zhǔn)確把握各種需求物資的市場(chǎng)走向、精準(zhǔn)價(jià)格、需求等信息，避免盲目采購(gòu)。(4)深入淺出地匯集需求信息，物資管理部門(mén)要深入生產(chǎn)一線聽(tīng)取生產(chǎn)部門(mén)對(duì)物資質(zhì)量等方面的意見(jiàn)，建立信息反饋機(jī)制有利于

6、精準(zhǔn)生產(chǎn)需求，有的放矢，同時(shí)也為評(píng)判供應(yīng)商實(shí)施等級(jí)化管理提供了可行條件。(二)逐步建立企業(yè)采購(gòu)或物流信息系統(tǒng)采用先進(jìn)技術(shù)手段，以利于采購(gòu)活動(dòng)的正規(guī)和提高效率，并與計(jì)劃、庫(kù)存相結(jié)合，建立企業(yè)本身所需供應(yīng)商的產(chǎn)品貨比多家數(shù)據(jù)庫(kù)和產(chǎn)品動(dòng)態(tài)比價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)改進(jìn)庫(kù)存管理，可以將備用物資由分別儲(chǔ)備改為集團(tuán)統(tǒng)一儲(chǔ)備，實(shí)現(xiàn)信息共享，相互調(diào)配，以人幅度減少備用物資的積壓和資金占用；可以增加各企業(yè)已有積壓物資的改代利用機(jī)會(huì)，以逐漸減少各企業(yè)積壓，盤(pán)活資產(chǎn)；可以提高各企業(yè)的緊急需求滿足率，減少因物資供應(yīng)短缺造成的生產(chǎn)停頓損失。通過(guò)企業(yè)網(wǎng)站，增加網(wǎng)上招標(biāo)功能，提

7、出采購(gòu)需求，由多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)價(jià)。每年要發(fā)布一些年度采購(gòu)物資目錄，建立網(wǎng)上供應(yīng)商及其產(chǎn)品的登記。(三)采購(gòu)系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部管理信息進(jìn)行結(jié)合將企業(yè)外部采購(gòu)系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，對(duì)內(nèi)部物流系統(tǒng)進(jìn)行延伸。企業(yè)在內(nèi)部網(wǎng)上提出購(gòu)物申請(qǐng)，庫(kù)中有貨則可以發(fā)放，無(wú)貨則進(jìn)行缺貨登記，系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入外網(wǎng)進(jìn)行競(jìng)價(jià)采購(gòu)。這樣做可以全面管理企業(yè)內(nèi)部進(jìn)貨、發(fā)放，庫(kù)存業(yè)務(wù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限可以隨時(shí)查詢有關(guān)部門(mén)物資使用情況。更多采購(gòu)管理系統(tǒng)信息參考:http://www.8manage.cn/supplier/spm.html