有效運用會議時間.doc

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1、中國3000萬經(jīng)理人首選培訓網(wǎng)站一、有效運用會議時間1.會議失敗成本知多少會議長久以來已是管理上一種不可或缺的工具，透過有效的會議溝通，將可以花最少的時間而獲致最大的效果；但如果進行不當，「會而不議，議而不決」，則成為管理上最大的浪費，一個失敗的會議所蒙受的損失至少有以下幾項：l籌辦會議所投入的人力、金錢、物力。l直接生產(chǎn)效益的短少。l招致與會者的不滿意與反感。l問題解決時效的喪失。2.會議的種類會議依照目的及性質(zhì)的不同大致可區(qū)分為五大類：(1)宣達會議此類會議的目的主要在將重大的決策、規(guī)定或情報告知有關(guān)人員，由于沒有文書轉(zhuǎn)達的誤解，并能立即解答疑問，是管理者最常采用的一種會議方式，此時

2、主席扮演著信息提供者的角色。(2)檢討會議此類會議的目的在控制各部門的工作進度及品質(zhì)，同時讓與會者了解其它單位的現(xiàn)況，主席主要的職責在檢核進度，發(fā)覺異常。深圳市德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司中國3000萬經(jīng)理人首選培訓網(wǎng)站(3)協(xié)調(diào)會議此類會議之所以召開主要因為部門間利害發(fā)生沖突，或者需要眾多單位配合實施，主席的主要職責在控制發(fā)言順序。(4)解決問題會議此類會議主要目的在集思廣益，共商可行辦法，主席主要職責在鼓勵參與確認對策。(5)搜集意見會議此類會議主要目的在獲得與會者的意見，因此主席只扮演觸媒的角色，盡量創(chuàng)造熱烈的發(fā)言氣氛。參　與　會　議　程　度與會者主席與會者檢討會議協(xié)調(diào)會議解決問題會議搜

3、集意見會議宣達會議主席參與會議程度說明深圳市德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司中國3000萬經(jīng)理人首選培訓網(wǎng)站主席的職責主席是會場的靈魂，會議的成功與否全看主席能否發(fā)揮他的職責，主席的職責可以歸納為下列數(shù)項：+議程的控制+防止少數(shù)壟斷+決議的確認+時間的掌握+引發(fā)注意力+問題的澄清+鼓勵參與+爭論的解決+維持會場秩序+避免討論離題主席的職責課程中分組討論的主持人其角色也與主席類同，必須在限定的時間內(nèi)帶領(lǐng)小組，找出問題的癥結(jié)，并提出對策，所以分組討論可以說是會議主持技巧最佳的練習機會。(1)議程的控制如果會議中設(shè)有司儀，議程是由司儀宣布，但是議程轉(zhuǎn)換的決定權(quán)卻操在主席中。一般會議的議程應(yīng)包含下列程序。

4、u主席宣布開會u報告出席人數(shù)u報告會議議程u宣讀上次會議記錄u報告上次決議案執(zhí)行情形u進行本次會議預(yù)定討論事項u臨時動議u宣讀決議事項u散會深圳市德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司中國3000萬經(jīng)理人首選培訓網(wǎng)站(2)時間的掌握馬拉松式的會議通常收不到會議的效果，一般的會議最好不要過兩個小時，否則與會者身心俱疲，根本無心戀棧，因此主席必須有時間觀念，在開會前就宣布此次開會預(yù)定使用時間，并在計劃時間內(nèi)，完成會議目標。(3)問題的澄清會議中所討論的問題往往不夠明確，例如「目前工廠交貨不順如何解決？」是所有的貨都不順還是少數(shù)幾樣？所謂的交貨不是指生產(chǎn)落后抑或品質(zhì)發(fā)生問題？這些問題如果能以明確的數(shù)字或事實加

5、以描述，將可以使問題具體化，避免牛頭不對馬嘴的討論。(4)爭論的解決會中難免有些爭論，如果爭論得不到實時解決，將影響后續(xù)的議程，因此主席如果發(fā)現(xiàn)爭論過于冗長無法解決，應(yīng)適時插入，或者徑付表決，或者延至下次議題中討論。(5)避免討論離題會議中討論離題是常有的事，有的借著會議大吐苦水，有的則盡在芝麻蒜皮的事件上大作文章，此時主席應(yīng)委婉制止，將討論拉回主題。深圳市德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司中國3000萬經(jīng)理人首選培訓網(wǎng)站(6)防止少數(shù)壟斷會議中難免有些人態(tài)度較為專橫，氣勢凌人，頻頻要求發(fā)言，此時主席應(yīng)讓其它人有發(fā)表意見之機會。(7)決議的確認會議中決議如未經(jīng)確認，經(jīng)常會船過水無痕，只被當成意見而被

6、視為決議來認真執(zhí)行，甚者發(fā)生混淆，與當初決議大相徑庭，因此主席有必要將決議確認。(8)引發(fā)注意力一般會議并未如腦力激蕩會議一樣熱烈有趣，因此并非人人都有參與的興趣，所以如何引發(fā)注意力，避免有人打瞌睡或私人談天是主席的工作。(9)鼓勵參與會場開放而熱烈的討論氣氛是會議成功的基礎(chǔ)，如此才能搜集到各方的意見，因此主席應(yīng)創(chuàng)造一個民主、開放、自由的討論空間，讓每個人暢所欲言。(10)維持會場秩序開會最怕有人不遵守規(guī)定，例如隨意走動、聊天、任意發(fā)言等舉動，因此主席必須隨時制止任何破壞會議進行的行為。深圳市德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司中國3000萬經(jīng)理人首選培訓網(wǎng)站如何參與會議一般人都不喜歡會議，但是如果我

7、們從另一個角度來看，個人透過會議卻可以說服別人接納自己的意見，或者表現(xiàn)自己的才華，會議并不是一件令人厭惡的事情，我們不但要摒棄消極的心態(tài)，更要以積極的態(tài)度做好參加會議的準備。(1)參加前的準備　當您接到會議通知，首先要考慮幾個問題。與會者有那些人？不同的與會者將會影響會議的進行及結(jié)果，從與會者名單亦可預(yù)測會中將有那些意見會被提出，如果阻力大于助力則應(yīng)盡早安排對策。會議的目的是什么？會議有各種不同的召開目的，有的是老調(diào)重彈，有的是為了