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1、＞有效運用會議時間1?會議失敗成本知多少會議長久以來已是管理上一種不可或缺的工具，透過有效的會議溝通，將可以花最少的時間而獲致最人的效果；但如果進(jìn)行不當(dāng)，「會而不議，議而不決」，則成為管理上最大的浪費，一個失敗的會議所蒙受的損失至少有以下幾項：?籌辦會議所投入的人力、金錢、物力。?直接生產(chǎn)效益的短少。?招致與會者的不滿意與反感。?問題解決時效的喪失。2.會議的種類會議依照冃的及性質(zhì)的不同大致可區(qū)分為五大類：(1)宣達(dá)會議此類會議的目的主要在將重大的決策、規(guī)定或情報告知有關(guān)人員，由于沒有文書轉(zhuǎn)達(dá)的誤解，并能立即解答疑問，是管理者
2、最常采用的一種會議方式，此時主席扮演著信息提供者的角色。(2)檢討會議此類會議的目的在控制各部門的工作進(jìn)度及品質(zhì)，同時讓與會者了解其它單位的現(xiàn)況，主席主要的職責(zé)在檢核進(jìn)度,發(fā)覺異常。此類會議之所以召開主要因為部門間利害發(fā)生沖突，或者需要眾多單位配合實施，主席的主要職責(zé)在控制發(fā)言順序。⑷解決問題會議此類會議主要目的在集思廣益，共商可行辦法，主席主要職責(zé)在鼓勵參與確認(rèn)對策。(5)搜集意見會議此類會議主要目的在獲得與會者的意見，因此主席只扮演觸媒的角色，盡量創(chuàng)造熱烈的發(fā)言氣氛。參與會議程宣達(dá)槻討.M調(diào)?-解決問f搜棗意會議.會議會議
3、題會議?I見會議主席參與會議程度說明2.主席的職責(zé)主席是會場的靈魂，會議的成功與否全看主席能否發(fā)揮他的職責(zé)，主席的職責(zé)可以歸納為下列數(shù)項：主席的職責(zé)］議程的控制防止少數(shù)壟斷決議的確認(rèn)時間的常握引發(fā)注意力問題的澄清課程川分組討論的主持人其角色也與主席類同，必須在限定的時間內(nèi)帶領(lǐng)小組，找出問題的癥結(jié)，并提出對策，所以分組討論可以說是會議主持技巧最佳的練習(xí)機(jī)會。(1)議程的控制如果會議中設(shè)有司儀，議程是由司儀宣布，但是議程轉(zhuǎn)換的決定權(quán)卻操在主席中。一般會議的議程應(yīng)包含下列程序。?主席宣布開會?報告出席人數(shù)?報告會議議程?宣讀上次會議
4、記錄?報告上次決議案執(zhí)行情形?進(jìn)行本次會議預(yù)定討論事項?臨時動議?宣讀決議事項?散會馬拉松式的會議通常收不到會議的效果，一般的會議最好不要過兩個小時，否則與會者身心俱疲，根本無心戀棧，因此主席必須有時間觀念，在開會前就宣布此次開會預(yù)定使用時間，并在計劃吋間內(nèi)，完成會議目標(biāo)。⑶問題的澄清會議小所討論的問題往往不夠明確，例如「目前工廠交貨不順如何解決？」是所有的貨都不順還是少數(shù)幾樣？所謂的交貨不是指生產(chǎn)落后抑或品質(zhì)發(fā)生問題？這些問題如果能以明確的數(shù)字或事實加以描述，將可以使問題具體化，避免牛頭不對馬嘴的討論。⑷爭論的解決會中難免有
5、些爭論，如果爭論得不到實時解決，將影響后續(xù)的議程，因此主席如果發(fā)現(xiàn)爭論過于冗長無法解決，應(yīng)適時插入,或者徑付表決，或者延至下次議題中討論。(5)避免討論離題會議中討論離題是常有的事，有的借著會議大吐苦水，有的則盡在芝麻蒜皮的事件上大作文章，此吋主席應(yīng)委婉制止，將討論拉冋主題。會議中難免有些人態(tài)度較為專橫，氣勢凌人，頻頻要求發(fā)言,此時主席應(yīng)讓其它人有發(fā)表意見之機(jī)會。(7)決議的確認(rèn)會議中決議如未經(jīng)確認(rèn)，經(jīng)常會船過水無痕，只被當(dāng)成意見而被視為決議來認(rèn)真執(zhí)行，甚者發(fā)生混淆，與當(dāng)初決議大和徑庭,因此主席有必要將決議確認(rèn)。(8)引發(fā)注意
6、力一般會議并未如腦力激蕩會議一樣熱烈有趣，因此并非人人都有參與的興趣，所以如何引發(fā)注意力，避免有人打瞌睡或私人談天是主席的工作。(9)鼓勵參與會場開放而熱烈的討論氣氛是會議成功的基礎(chǔ)，如此才能搜集到各方的意見，因此主席應(yīng)創(chuàng)造一個民主、開放、自由的討論空間，讓每個人暢所欲言。(10)維持會場秩序開會最怕有人不遵守規(guī)定，例如隨意走動、聊天、任意發(fā)言等舉動，因此主席必須隨時制止任何破壞會議進(jìn)行的行為。2.如何參與會議一般人都不喜歡會議，但是如果我們從另一個角度來看,個人透過會議卻可以說服別人接納自己的意見，或者表現(xiàn)自己的才華，會議并
7、不是一件令人厭惡的事情，我們不但要摒棄消極的心態(tài)，更要以積極的態(tài)度做好參加會議的準(zhǔn)備。(1)參加前的準(zhǔn)備當(dāng)您接到會議通知，首先要考慮幾個問題。與會者有那些人？不同的與會者將會影響會議的進(jìn)行及結(jié)杲，從與會者名單亦可預(yù)測會中將有那些意見會被提出，如果阻力大于助力則應(yīng)盡早安排對策。會議的目的是什么？會議有各種不同的召開目的，有的是老調(diào)重彈，有的是為了集體分擔(dān)責(zé)任，當(dāng)然啦!也有的是為了找到最佳的創(chuàng)意,根據(jù)不同的會議冃的，您就應(yīng)及早準(zhǔn)備。應(yīng)準(zhǔn)備那些資料？會議中如果需要報告，或者可能被詢及相關(guān)事項，就必須在事前準(zhǔn)備，才能予人專業(yè)的印象。有
8、時如果預(yù)知會小將有爭議，亦要在事前搜集左證的資料,才有可能說服對方。(2)會議中應(yīng)注意事項?提早到達(dá)會場?不要中途離席?儀容要整潔?發(fā)言簡單扼要切屮主題提早到達(dá)會場開會遲到是一種極不禮貌的行為，同時也給人不好的印象，開會時如果提早到場，不僅可以選擇較佳座位，同時也可和其它與會
