高校大學(xué)生學(xué)籍檔案管理弊端及對策

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1、高校大學(xué)生學(xué)籍檔案管理弊端及對策【摘要】學(xué)籍檔案是反映高校大學(xué)生在學(xué)校求學(xué)期間學(xué)習(xí)成績、政治思想表現(xiàn)、綜合素質(zhì)測評等各方面情況的最原始記錄材料，是高校檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用，也是作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的一個重要依據(jù)?！娟P(guān)鍵詞】大學(xué)生學(xué)籍檔案管理弊端對策【中圖分類號】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1674-4810(2013)01-0084-02髙校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣而雜重的工作，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置增多和學(xué)生人數(shù)的增加，搞好高校的學(xué)籍檔

2、案管理，直接關(guān)系到高校辦學(xué)規(guī)范化問題和高校的辦學(xué)質(zhì)量。本文分析了目前高校學(xué)籍檔案管理中存在的弊端，并提出幾點(diǎn)對策，科學(xué)地管理好大學(xué)生學(xué)籍檔案，對促進(jìn)高校全面發(fā)展具有重要意義。一目前高校學(xué)籍檔案管理中存在的弊端1.對學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識不強(qiáng)具體工作中，很多學(xué)生和教師，對學(xué)籍檔案認(rèn)識程度不夠，沒有意識到學(xué)籍檔案的重要性。學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；有些教師缺乏責(zé)任心，對有關(guān)學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度不了解，也不重視。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；有些教師對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不管不問或隱瞞實(shí)情，對嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，不上報,致使學(xué)生管理規(guī)章制度形同虛設(shè)，在一定

3、程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。還有少部分學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍變動情況，根本沒有如實(shí)做好登記備案，致使在檔案封檔時去尋找原始資料和證明材料。2.學(xué)籍檔案管理制度不健全高校學(xué)籍管理仍以多個部門管治的多系統(tǒng)管理模式為主，沒有專門的檔案管理部門進(jìn)行管理，沒有專一的信息管理平臺。學(xué)籍檔案常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或內(nèi)容失實(shí)等。學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，從檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用,經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)多、經(jīng)手的人員雜，在實(shí)際管理工作中易出現(xiàn)問題，無論中間哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的

4、正常工作和學(xué)習(xí)。還有檔案管理員檔案意識淡薄，責(zé)任心不強(qiáng)、未按要求及時歸檔，或材料未及時補(bǔ)充完善；設(shè)備和設(shè)施老化也是造成學(xué)籍檔案管理制度不健全的客觀因素之一。二完善學(xué)籍檔案管理工作的對策1.增強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識在教師及學(xué)生中加大對學(xué)籍檔案重要性的宣傳，增強(qiáng)他們對學(xué)籍檔案工作的認(rèn)識。告訴他們要自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把它納入管理制度，多給檔案管理人員進(jìn)修培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予大力支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，就要實(shí)現(xiàn)從上到下的思想

5、轉(zhuǎn)變。2.建立統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)籍檔案管理模式第一，建立專門的檔案管理部門，完善全面的信息管理平臺。學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，高校應(yīng)建立學(xué)籍檔案管理科室，規(guī)范信息數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如為學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。第二，規(guī)范檔案材料的收集整理。學(xué)籍檔案收集大致可分為三個階段：第一階段是收集新生入學(xué)前高中時期的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在學(xué)生入學(xué)報道時就著手收集。第二階段要收集學(xué)生在校期間德智體美、各類社會實(shí)踐活動、各種競賽及各類證書復(fù)印件以及

6、他們加入黨組織的材料。第三階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、思想、綜合素質(zhì)的總結(jié)和評價材料，大致可形成的材料有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表、畢業(yè)生體檢表等材料。一定要做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。第三，嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞程序：如填寫轉(zhuǎn)遞單一填寫轉(zhuǎn)檔登記一嚴(yán)密包封一通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞一檢查收存回執(zhí)一回執(zhí)未退的及時催查。同時，還應(yīng)注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣（團(tuán)）級以上的組織、人事部門或縣級（含縣）以上人才服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機(jī)構(gòu)。如果用人單位不具備保管條件，應(yīng)送到人事部

7、門所屬的人才流動服務(wù)中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另外，對畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在校期間德智體美成績的綜合材料，一式二份，一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學(xué)校的學(xué)籍檔案中。這樣做可以便于今后部分學(xué)生的檔案丟失后重新建檔，同時也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機(jī)會弄虛作假，如做假材料、開假證明、涂改成績等現(xiàn)象的發(fā)生。第四，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著信息化時代的到來，檔案員要具有較高的政治素質(zhì)和文化素質(zhì)，要求專職檔案