探析新時期高校學(xué)籍檔案管理對策

探析新時期高校學(xué)籍檔案管理對策

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1、探析新時期高校學(xué)籍檔案管理對策【摘要】在高校檔案管理當(dāng)中,學(xué)籍檔案管理是其中一個極為關(guān)鍵的構(gòu)成部分與內(nèi)容,是高校社會服務(wù)的一個重要“窗口”。近些年來,伴隨著我國高校招生分配制度改革的不斷深化,招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,高校的學(xué)籍檔案管理方面發(fā)生了一些新問題、新情況。鑒于此,文章將從三個方面著手,提出強(qiáng)化高校學(xué)籍檔案管理的有效對策,以便有效實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的科學(xué)化、合理化和高效化管理?!娟P(guān)鍵詞】高校學(xué)籍檔案管理對策一、前言所謂的高校學(xué)籍檔案,指的就是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這一時期所形成的,能夠體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)資格、在校期間的學(xué)習(xí)成績、在校行為表現(xiàn)、學(xué)籍更變狀況、獎罰狀況及其學(xué)歷學(xué)位授予等情況的歷史記錄與原始

2、材料。通常情況下,學(xué)籍檔案具體包含新生登記表、學(xué)籍表、學(xué)生操行評定以及學(xué)習(xí)成績總冊等等。對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行合理的管理,在穩(wěn)定高校教學(xué)秩序、形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣、提升教學(xué)效果與質(zhì)量等諸多方面,發(fā)揮著極為重要的作用。二、加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的檔案意識檔案意識指的就是工作人員在具體的工作過程中,對檔案資料的反應(yīng)度與認(rèn)知情況。高校的領(lǐng)導(dǎo)層和學(xué)籍檔案管理工作人員必須積極強(qiáng)化對相關(guān)政策與法規(guī)的學(xué)習(xí),提升檔案意識,以便能夠在思想意識上提升認(rèn)識水平,且真正意識到加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的必要性與重要性。在校期間學(xué)生所形成的學(xué)籍檔案資料,是教學(xué)管理工作當(dāng)中一個不可忽視的重要內(nèi)容,學(xué)生學(xué)籍檔案資料收集齊全與否,信息

3、真實與否,資料歸檔符合規(guī)范與否,不但直接關(guān)系著整個學(xué)校檔案管理工作的效率與質(zhì)量,同時還將使得學(xué)校或社會對一個人的了解與人才的有效選用等帶來極大的影響。三、建立健全高校學(xué)籍檔案歸檔機(jī)制(一)構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案歸檔管理體系,并實施標(biāo)準(zhǔn)化的管理。教學(xué)管理人員的檔案意識不高,就可能會出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象,進(jìn)而造成極大的損失。因此,高校構(gòu)建以校檔案館為依托,以教務(wù)處為中心,以學(xué)院各個教學(xué)單位為支點的學(xué)籍檔案管理體系,對各個院系及其職能部門的檔案員予以進(jìn)一步明確,是極為迫切且有必要的。自學(xué)籍開始,集中組織廣大新生填寫學(xué)籍登記卡;確保學(xué)籍檔案能夠長久保存,要求填寫學(xué)籍登記卡時,禁止使用鉛筆或者是圓珠筆

4、,必須一律采用素碳鋼筆,并且要書寫規(guī)范、字跡工整、清晰,填寫內(nèi)容必須完整,使用的照片必須是近期的彩色免冠照片。書寫結(jié)束后交到教務(wù)處,由教務(wù)處對全部的學(xué)籍登記卡進(jìn)行逐個審查與驗證,合格后以班集體為單位,依據(jù)學(xué)號進(jìn)行裝訂,進(jìn)而構(gòu)成最初的學(xué)生學(xué)籍檔案,歸檔處理。之后,把學(xué)生的原始信息輸入到學(xué)校教務(wù)處的教務(wù)管理信息化平臺上,從而構(gòu)成電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者并存的學(xué)籍檔案管理體系。伴隨著學(xué)生在校學(xué)習(xí)與生活的不斷推行,學(xué)籍檔案也隨之發(fā)生改變,進(jìn)而可以充分的展現(xiàn)學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)狀況。倘若要對學(xué)籍檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改或者是補(bǔ)充,必須由專人負(fù)責(zé),不能任意對檔案資料進(jìn)行改動。(二)構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案管理機(jī)

5、制。高校學(xué)籍檔案的構(gòu)建、管理以及使用等,都與學(xué)生的利益密切相關(guān),構(gòu)建健全的檔案管理規(guī)章制度,就可以實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的規(guī)范化、程序化管理,不同的教學(xué)環(huán)節(jié)都可以依據(jù)有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行,進(jìn)而確保高校學(xué)籍檔案工作的順利開展。制定完善的學(xué)籍檔案管理機(jī)制以及相配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度,是確保高校學(xué)籍檔案工作有序展開的重要手段之一。高校職能部門必須構(gòu)建系統(tǒng)、全面的收集整理、檢查審核、鑒別歸檔、保存保密以及管理職能等各個方面的管理制度,進(jìn)而實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作有章可依、有據(jù)可循。四、加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)眾所周知,高校學(xué)籍檔案的管理工作是一個極為復(fù)雜又十分細(xì)致的工作,具有極強(qiáng)的業(yè)務(wù)性與政策性

6、。學(xué)籍檔案管理工作人員自身工作水平及其素質(zhì)的高低,在一定程度上決定了高校學(xué)籍檔案的正確性以及教育工作的效率和質(zhì)量。此外,在技術(shù)或者是政策上,高校的學(xué)籍檔案管理工作要求具備一定的延續(xù)性,所以,高校應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高,并且比較穩(wěn)定的學(xué)籍管理隊伍,進(jìn)而避免在檔案管理工作過程中發(fā)生混亂與脫節(jié)的情況。為了讓學(xué)籍檔案管理人員可以較好的做好檔案管理工作,高校必須采取有效措施使其能夠安心的工作,具體措施為:第一,高校應(yīng)當(dāng)采取相對應(yīng)的激勵機(jī)制。對于工作表現(xiàn)優(yōu)異、成績突出的檔案管理人員,應(yīng)當(dāng)給予一定的獎勵,反之則給予一定的處罰,獎罰分明,進(jìn)而有效激發(fā)檔案管理人員工作的主動性與積極性。第二,高校的領(lǐng)導(dǎo)層

7、應(yīng)當(dāng)積極主動地創(chuàng)造更多的機(jī)會,以便促使學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與水平獲得一定的提升。例如:到其他院校學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班、召開座談會等方式,使學(xué)籍檔案管理人員能夠有機(jī)會向其他優(yōu)秀同行學(xué)習(xí),掌握他們先進(jìn)的檔案管理手段,進(jìn)而最大限度的提升自身學(xué)籍檔案管理人員的信息化管理水平,從而有效滿足高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展要求,推動高校學(xué)籍檔案管理工作的快速發(fā)展。五、結(jié)束語總而言之,高校學(xué)籍檔案管理工作是一個極為復(fù)雜、繁忙且詳細(xì)具

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