美迪康信檔案管理制度

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1、美迪康信檔案管理制度目的為了規(guī)范檔案的管理，保證公司有關(guān)檔案和重要文件的存放安全與有效利用特訂立本規(guī)定。范圍適用于公司內(nèi)各機(jī)構(gòu)在工作中形成的所有保存價(jià)值的文件材料。責(zé)任本文件由人事行政部制訂、實(shí)施，各部門共同執(zhí)行并監(jiān)督。1文件材料的收集管理1.1部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。1.2公司印發(fā)的公文（含正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)的文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由行政人事部統(tǒng)一收集管理。1.3一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作中形成的文件材料，由主辦部門收集。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集。1.4原件送各機(jī)

2、構(gòu)行政部門統(tǒng)一管理，行政部編制目錄清單，并對(duì)一般證照文件進(jìn)行掃描，放入OA的公司檔案中匯總；合同文件，如果簡(jiǎn)單的也比照處理，如果頁數(shù)較多的格式文本，就進(jìn)行主要內(nèi)容摘要，再放入OA的公司檔案中。1.5行政部收到各部門移交檔案資料后應(yīng)立即在《檔案資料交接登記表》（10.1）登記，雙方簽字確認(rèn)。2文件歸檔范圍2.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。2.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。2.3本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。2.4本

3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。2.5本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第9頁共9頁2.6本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。2.7本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。2.8本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。2.9本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。2.10本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄音、錄像等。2.11本公司的與經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)的證照。3立卷（案卷質(zhì)量要求）3.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案室

4、文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。每一案卷應(yīng)填寫案卷封面（10.2）、卷內(nèi)目錄（10.3）和備考表（10.4）。3.2案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。3.3歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3.4在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件、附件、印件、定稿、請(qǐng)示、批復(fù)及轉(zhuǎn)發(fā)文件、原件、復(fù)印件等多種形式的文件合訂立卷，不得分開；絕密文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。3.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的規(guī)

5、劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.6卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，印證性文件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。3.7卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。3.8卷內(nèi)目錄放在卷首，卷內(nèi)目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、文件編制部門、文件名稱。第

6、9頁共9頁3.9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。3.10案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。封面項(xiàng)目包括：3.10.1全宗名稱，即立檔單位名稱。3.10.2類目名稱，即立檔單位名稱對(duì)文件的一級(jí)類目名稱。3.10.3案卷題名：即本案卷的標(biāo)題。3.10.4時(shí)間：卷內(nèi)文件起止年月。3.10.5保管期限。3.10.6件、頁數(shù)：裝訂的案卷填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷填寫總件數(shù)。3.11案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：3.11.1

7、案卷的裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。3.11.2案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，放在檔案柜內(nèi)保存。4文書檔案分類標(biāo)準(zhǔn)4.1經(jīng)營基本文件4.1.1章程文件：章程的變更；登記；申請(qǐng)；營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證等與公司經(jīng)營有關(guān)的各種證照。4.1.2股東會(huì)議文件：股東會(huì)議記錄；股東會(huì)議通知；股東出、缺席會(huì)議回執(zhí)；股東名冊(cè)；股東印章簿；其它。4.1.3

8、董事會(huì)文件：董事就任書；董事會(huì)記錄；商業(yè)賬簿；經(jīng)營業(yè)績(jī)；請(qǐng)示；業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；其它。4.1.4經(jīng)營業(yè)務(wù)文件：經(jīng)營方針書；經(jīng)營計(jì)劃書；經(jīng)營會(huì)議記錄；經(jīng)營會(huì)議通知書；會(huì)議資料；重要契約；合同、協(xié)議；訴訟文件；經(jīng)營業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；