機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔整理方法和步驟

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1、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔整理方法和步驟機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔整理方法和步驟機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理，是機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的重要組成部分，是機(jī)關(guān)單位中一項(xiàng)不可缺少的重要日常工作。做好機(jī)關(guān)文書(shū)檔案整理工作，對(duì)于推動(dòng)機(jī)關(guān)工作，提高單位工作效率和質(zhì)量具有重要作用。2000年12月6日中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》正式頒布實(shí)施，結(jié)束了文書(shū)檔案過(guò)去以六個(gè)特征為主的傳統(tǒng)組卷方法，開(kāi)始了簡(jiǎn)便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開(kāi)始，大部分機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，并使之有序化的過(guò)程。在這里

2、，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件?！盀橐患本褪菍⑽募牧系膶?shí)體裝訂在一起，編目時(shí)也被視為一條條目。一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級(jí)別、分類(lèi)別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫(xiě)歸檔章、編目、裝盒、入庫(kù)等程序。一、文件收集收集工作就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定要求，通過(guò)一定的方式和手續(xù)，把分散在機(jī)關(guān)各科室部門(mén)、個(gè)人手中或散失在其它地方的文件材料

3、，集中到單位檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作中極為重要的一環(huán)，文件材料收集要做到齊全完整。對(duì)于文書(shū)檔案，要依照國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》對(duì)單位文書(shū)檔案材料進(jìn)行收集，要以“我”為主，即本機(jī)關(guān)單位形成的文件材料是收集歸檔重點(diǎn)。我們不僅要重視紅頭文件，還應(yīng)重視其他非紅頭形式文件收集，如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)報(bào)告、黨團(tuán)員（干部）名冊(cè)、介紹信、人員調(diào)配、工資表、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等等。總之，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。二、分年度分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度，

4、把不同年度的文件分開(kāi)。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據(jù)文件成文最后的落款日期進(jìn)行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開(kāi)的會(huì)議文件材料歸入會(huì)議結(jié)束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度；跨年度的復(fù)文一般應(yīng)與來(lái)文或去文一起歸入復(fù)文的年度；跨年度的計(jì)劃規(guī)劃歸入開(kāi)始年，跨年度的總結(jié)歸入最后一年。三、分級(jí)別分級(jí)別就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開(kāi)整理。但對(duì)聯(lián)系密切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開(kāi)。實(shí)際操作中我們可將文件大致分為國(guó)家、省、市、縣等級(jí)別。四、分類(lèi)別分類(lèi)別就是根據(jù)

5、本機(jī)關(guān)制定的文書(shū)檔案分類(lèi)方案，將每份文件進(jìn)行分類(lèi)?？煞譃榻M織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法。組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)。問(wèn)題分類(lèi)法，就是按照文件材料所記述和反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。我縣大部分機(jī)關(guān)單位采用“問(wèn)題分類(lèi)法”，都制定了《本機(jī)關(guān)文書(shū)檔案分類(lèi)方案》，依據(jù)該方案對(duì)文件進(jìn)行劃分類(lèi)別，在劃分類(lèi)別時(shí)一般同時(shí)要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類(lèi)別和主題詞用鉛筆在文件左上角標(biāo)出。五、分保管期限機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時(shí)要按照本機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行。在這里，我們將國(guó)家檔案局8號(hào)令第

6、七、八條關(guān)于文書(shū)檔案永久、定期的內(nèi)容摘錄如下，供參照劃分期限。永久保管的文書(shū)檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（六）本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文

7、件材料。定期保管的文書(shū)檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、

8、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件