文書檔案整理的步驟和方法

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1、黔江區(qū)檔案局整理文書檔案的步驟和方法黔江區(qū)檔案局李業(yè)宣黔江區(qū)檔案局文件材料的收集裝訂分年度分大類劃定保管期限步驟黔江區(qū)檔案局排列蓋印歸檔章編制室編件號(hào)編制歸檔文件目錄裝盒步驟黔江區(qū)檔案局一·文件材料的收集將屬于歸檔范圍的需要整理的文件材料收集齊全、完整。所謂齊全，就是把應(yīng)歸檔的所有文件全部收齊，包括收文、發(fā)文編了文號(hào)的文件，沒(méi)編文號(hào)的文件，會(huì)議文件等等；所謂完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、簽發(fā)單、處理簽、領(lǐng)導(dǎo)批示等都收齊。黔江區(qū)檔案局一·文件材料的收集平時(shí)收集：嚴(yán)格登記、及時(shí)收集、嚴(yán)格檢查、妥善保管。全面集中收集：第二年整理檔案時(shí)，在本單位領(lǐng)導(dǎo)和各內(nèi)部組

2、織機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料再進(jìn)行一次全面集中收集。確定文件材料歸檔范圍：主要是對(duì)文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行“資格審定”，是對(duì)文件價(jià)值的初步判定。黔江區(qū)檔案局文件歸檔歸檔文件的價(jià)值鑒定鑒定標(biāo)準(zhǔn)：職能標(biāo)準(zhǔn)、來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、形式特征標(biāo)準(zhǔn)。鑒定原則：歷史的觀點(diǎn)、全面的觀點(diǎn)、長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀點(diǎn)。黔江區(qū)檔案局文件歸檔應(yīng)歸檔文件應(yīng)歸檔的本機(jī)關(guān)形成的文件材料應(yīng)歸檔的外來(lái)文件材料應(yīng)歸檔的上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的文件材料應(yīng)歸檔的下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料應(yīng)歸檔的區(qū)委、區(qū)政府和同級(jí)區(qū)級(jí)部門以及非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料黔江區(qū)檔案局文件歸檔重視新興領(lǐng)域文件材料的歸檔，特別是涉及人事和民生檔案的歸檔，主要人事和民生

3、文件材料有：A，街道、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)歸檔的主要人事和民生文件材料:在新時(shí)期各街道、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)要抓好新農(nóng)村建設(shè)、新型農(nóng)村合作醫(yī)療、征地農(nóng)轉(zhuǎn)非和社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)、小城鎮(zhèn)建設(shè)、土地征用、承包、流轉(zhuǎn)、農(nóng)民專業(yè)合作社、集體林權(quán)制度改革登記、退耕還林、綜合種糧直補(bǔ)、換屆選舉、高山移民、計(jì)生（生育證、獨(dú)子證）、最低生活保障等人事和民生文件材料的收集。黔江區(qū)檔案局文件歸檔在新時(shí)期區(qū)級(jí)部門要抓好覆蓋人民群眾的人事檔案、醫(yī)保、社保、低保、就業(yè)等民生檔案。B，區(qū)級(jí)部門歸檔的主要人事和民生文件材料:黔江區(qū)檔案局文件歸檔各有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大事項(xiàng)、重要事件、重大災(zāi)害、重要人物、重大活動(dòng)、聲

4、像檔案和各種專門檔案文件材料的歸檔。區(qū)上組織的重大活動(dòng)，各牽頭單位要加強(qiáng)對(duì)文字、聲像資料的收集整理，在活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)必須移交區(qū)檔案館保管；重大事項(xiàng)、重要事件、重大災(zāi)害、重要人物來(lái)黔視察調(diào)研等，區(qū)委辦、區(qū)政府辦指定的專人或部門進(jìn)行的攝像、錄音、照相和記錄等材料，經(jīng)過(guò)整理后，在事后一個(gè)月內(nèi)移交到區(qū)檔案館保管。黔江區(qū)檔案局二·裝訂一般以每份文件為一件。修裱、去掉金屬物、字跡模糊或易退變的文件需復(fù)制、紙張過(guò)大的需折疊。對(duì)劃定為永久、30年和10年保存的文件將左、下側(cè)對(duì)齊后分別按“件”用線左側(cè)三孔一線進(jìn)行裝訂。黔江區(qū)檔案局三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分開

5、。即相同年度形成的文件材料歸在一起整理。跨年度的會(huì)議文件，放在閉幕年；來(lái)文與復(fù)文跨年度并作為一件的，放在復(fù)文年。黔江區(qū)檔案局四·分大類將同一年度的文件按單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分成若干大類。即根據(jù)文件的內(nèi)容和辦理文件的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，屬于哪個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)職能范圍，由哪個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)辦理的文件材料，就分到哪個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)大類中去。如果單位文件材料很少，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能又不十分嚴(yán)格，且變動(dòng)頻繁的單位，也可將一年內(nèi)形成的文件材料按問(wèn)題分成幾個(gè)大類（如：行政類、黨群類、業(yè)務(wù)類等）。不管采用哪種分類法，當(dāng)確定了一種方法后，就不要隨意變動(dòng)。黔江區(qū)檔案局五·劃定保管期限根據(jù)今后可能

6、產(chǎn)生的不同作用，主要是確定檔案的“生存期”，對(duì)文件價(jià)值作進(jìn)一步判定而制定文件材料保管期限表。將每一個(gè)大類文件材料按保管期限表規(guī)定，劃定為永久、30年、10年三種保管期限。凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究以及在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；黔江區(qū)檔案局五·劃定保管期限凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在30年內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管；凡是在10年內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的檔案，列為10年保管。在某一大類文件材料中，不一定三種保管期限的文件材料都有，大多數(shù)情況可能

7、有30年、10年兩種或一種保管期限的文件材料。就是說(shuō)，在劃定保管期限時(shí)，根據(jù)保管期限表規(guī)定，該劃定什么保管期限，就劃定什么保管期限，不能去硬湊三種保管期限。黔江區(qū)檔案局六·排列對(duì)劃分好大類和保管期限且裝訂好的文件材料要進(jìn)行排列。對(duì)同一大類、同一保管期限的文件材料排列時(shí)，應(yīng)將問(wèn)題相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列順序上，一般是重要程度高的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件排在前面；對(duì)同一問(wèn)題或同等重要或同一級(jí)別的文件材料，應(yīng)按文號(hào)或文件形成的時(shí)間先后順序排列。在一年內(nèi)按單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)平時(shí)的排列順序或問(wèn)題（大類：行政類、黨群類、業(yè)務(wù)類等）排列成永久、30年和10年三大

8、部分。將零散文件排列在相應(yīng)保管期限最后