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1、檔案歸檔整理方法和步驟????對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案歸檔整理方法和步驟進(jìn)行了比較系統(tǒng)的歸納總結(jié)，這是對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方法的一種新的嘗試，主要是為了促進(jìn)國(guó)家檔案局8號(hào)令的貫徹落實(shí)。同時(shí)，我們相信，對(duì)提高我市機(jī)關(guān)檔案歸檔整理水平也會(huì)發(fā)揮很大的作用。???一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分級(jí)別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號(hào)、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是確保整理
2、工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。收集齊全完整為其基本原則。?二、區(qū)分歸檔和不歸檔材料的范圍ofwork,relationships,needandpossibility,putqualityfirst."Improvestructure",referspartycarefully".IsamustadheretotheindividualabsorptionTheprincipleofthedevelopmentofamatureone,andstrictlyperformintheadmissionprocedure,topreventt
3、hePartymember（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供
4、工作參考的抄件等。2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。（三）機(jī)關(guān)之間分工歸檔的范圍為避免各機(jī)關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍
5、。1、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)（部、廳、局）發(fā)來(lái)的文件，由隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對(duì)一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理?xiàng)l例、勞動(dòng)工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。2、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)召開的專業(yè)會(huì)議文件，由各隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會(huì)議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。3、機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。4、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而形成的文件材
6、料，由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。5、臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交主管部門或同級(jí)檔案館。三、分年度分年度，就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)的歸檔文件整理工作，是按年度分開進(jìn)行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度四、分類別分類別，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過(guò)程?？煞譃榻M織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法
7、，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。問(wèn)題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問(wèn)題分類的方法，即將記述和反映同一問(wèn)題的文件集中，記述和反映不同問(wèn)題的文件分開。五、分級(jí)別分級(jí)別，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。但對(duì)聯(lián)系密切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開。六、劃分保管期限機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種
8、。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：?(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；?(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要
