學(xué)校檔案整理的步驟和方法

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1、港口區(qū)文書(shū)檔案整理步驟和方法本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書(shū)檔案整理的步驟和方法，適用于我區(qū)各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會(huì)團(tuán)體。一、文書(shū)檔案整理的步驟1、收集---2、分年度---3、確定歸檔范圍----4、分類（歸檔方法）----5、分保管期限---6、立卷（整理成件）---7、文件排列---8、裝訂---9、編號(hào)--10、編頁(yè)碼----11、編目---12、放置備考表---13、裝盒---14、上架。二、文書(shū)檔案整理的具體方法1、收集。文件材料的收集對(duì)象：反映本單位主要職能活動(dòng)的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件（包括會(huì)議記錄

2、），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。第一類：收來(lái)文件，指本機(jī)關(guān)收到的從外機(jī)關(guān)發(fā)送來(lái)，通常又叫收文。第二類：對(duì)外文件，指的是本機(jī)關(guān)(或本部門)對(duì)外發(fā)出的文件，通常又叫發(fā)文。第三類：內(nèi)部文件，指的是本機(jī)關(guān)擬制的，并且是在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件。如：“白頭文件”：（1）、會(huì)議文件，包括本機(jī)關(guān)召開(kāi)各種會(huì)議文件材料，包括黨組(黨委)會(huì)議、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、全局性工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議以及外出參加針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議文件材料。（2）、本機(jī)關(guān)擬寫(xiě)的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算報(bào)告

3、、財(cái)務(wù)交接單，本單位制定的規(guī)章制度、以及下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)及各種文件材料。（3）、合同、協(xié)議、出版物原稿（附原本）（4）、重要的來(lái)信來(lái)訪、領(lǐng)導(dǎo)人批示、領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)。（5）、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要(包括黨組和行政會(huì)議)（6）、本機(jī)關(guān)擬寫(xiě)的組織沿革、大事記、年鑒、重要的活動(dòng)剪報(bào)等。2、分年度。按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。3、確定歸檔范圍。（1）、文件材料歸檔范圍（2）、不歸檔的文件材料的范圍不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒(méi)有查考價(jià)值

4、的文件;二是重復(fù)性文件。4、分類(歸檔方法)。4第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來(lái)分就可以了，每年編一個(gè)流水號(hào)。第二種方法：在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進(jìn)行立卷，一般采用年度---組織機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題），這種方法對(duì)文件資料比較多的單位適用，如區(qū)委辦、政府辦等單位。5分類（根據(jù)學(xué)校類目表分）5、分保管期限。按照國(guó)家新的規(guī)定，2006年起的文書(shū)檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。（1）、永久凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位

5、、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。（2）、定期凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。在定期保管期限內(nèi)，根據(jù)利用價(jià)值可分為30、10年保存。（注意：2006年前的文書(shū)檔案的保管期限仍劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，其中長(zhǎng)期為16-50年、短期為15年以下。）6、立卷（整理成件）。在立卷歸檔工作中應(yīng)注意問(wèn)題：（1）、本單位形成的文件材料是立卷歸檔的重點(diǎn)。（2）、立卷歸檔中，不僅要注意收集以紙張為載體的文件材料，還要注意其它載體的文件材料，如反映工作活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)盤片等。（3

6、）、要保證文件材料的齊全完整。①正件與附件要齊全完整。文件的正件與附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保證正件、附件的齊全完整。②文件的正本與定稿要齊全完整。在歸檔本單位的正式對(duì)外發(fā)文時(shí)，除了要收集正本即打印本外，還要把定稿即經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)的底稿與文件簽發(fā)單，同時(shí)與正本一并收集歸檔。③同一問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)要齊全完整。屬同一問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)，在歸檔時(shí)應(yīng)齊全完整，不能“分家”，要一并歸檔組卷。（有請(qǐng)示不一定有批復(fù)，但有批復(fù)就一定要有請(qǐng)示。）（4）、要加強(qiáng)“帳外”文件和業(yè)務(wù)文件的歸檔?！皫ね狻蔽募侵笡](méi)有經(jīng)過(guò)收發(fā)登記的文件，是無(wú)據(jù)可查的文件，主要包括

7、：領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)、檢查工作帶回的重要的文件材料；機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、各種會(huì)議記錄等內(nèi)部文件；各種合同、協(xié)議、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、調(diào)研材料、基本數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表；重要會(huì)議或重要活動(dòng)向新聞媒體發(fā)出的新聞稿；有些不經(jīng)過(guò)收發(fā)、卻是本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)，直接由單位領(lǐng)導(dǎo)“親啟”的文件材料等。7、文件排列。應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進(jìn)行排列。（1）、第一種方法：按時(shí)間先后排列，文件落款時(shí)間就是歸檔時(shí)間，按文件落款時(shí)間先后排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、非訴訟性案件材料等成套性文件可以集中排列。4（2）、第二方法：按上下級(jí)關(guān)系排列，從大到小順序排列，先排上級(jí)機(jī)關(guān)從國(guó)家級(jí)

8、—自治區(qū)級(jí)—市級(jí)—本級(jí)—下級(jí)機(jī)關(guān)。在排