《企業(yè)檔案管理問題》ppt課件

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1、一、全宗卷二、企事業(yè)檔案管理中存在的共性問題及改進(jìn)的方法三、《2006年度市直企業(yè)檔案工作檢查標(biāo)準(zhǔn)》詮釋一、全宗卷1、全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。2、全宗的意義全宗是組成國(guó)家檔案全宗的基本單位。檔案必須按全宗整理，其主要意義如下：（1）按全宗整理，符合檔案工作必須維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的要求。一個(gè)單位的全部檔案能系統(tǒng)反映這個(gè)單位成立以來歷年的活動(dòng)情況，反映其職責(zé)、任務(wù)、工作發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等情況，只有維護(hù)了每一個(gè)單位的歷史真實(shí)面貌，才能從總體上維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。所以，一般說，同一單

2、位的檔案不能分散，不同單位的檔案不能混淆。（2）按全宗整理，能夠緊密的保持文件之間的歷史聯(lián)系。因?yàn)榘慈谡?，首先保持了文件在來源方面的?lián)系，然后在分類、立卷、排列等各項(xiàng)整理工作中再保持內(nèi)容、時(shí)間或形式方面的聯(lián)系。（3）按全宗整理，便于系統(tǒng)和歷史地研究檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案的憑證作用。（4）按全宗整理，便于檔案進(jìn)館后的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的進(jìn)行。全宗是檔案館管理檔案的基本單位，收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)都必須以全宗為單位?？傊慈谡?，是整理檔案的科學(xué)方法。任何檔案都必須按全宗整理，這稱為全宗原則。3、立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位是與全宗

3、這一概念聯(lián)系在一起。立檔單位必須是具有法人地位的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和某些著名人物，它的全部檔案可以構(gòu)成一個(gè)全宗。構(gòu)成立檔單位的條件是一個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位必須在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人事上具有一定的獨(dú)立性。具體條件是：（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)或進(jìn)行管理，并能以自己的名義對(duì)外行文。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位必須是一個(gè)法人單位，而不是一個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。（2）是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或是獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。（3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。上述三個(gè)條件是互有聯(lián)系的，一般說有第一條即有第二

4、條、第三條。由于各種原因，有的單位不完全具備三個(gè)條件，則以第一條為主。4、全宗卷：在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。5、全宗卷的作用：全宗卷是在管理檔案過程中產(chǎn)生的檔案，它記載了檔案工作的基本情況，反映了立檔單位和全宗的歷史演變，是人們熟悉檔案，做好檔案管理工作的一種有效管理工具。每個(gè)單位檔案室均應(yīng)建立全宗卷。6、全宗卷的主要內(nèi)容：（1）檔案收集：檔案交接文書、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等；檔案交接文書：檔案移交概況以及其他需要說明的問題各企事業(yè)單位涉及到的主要

5、是檔案交接登記表檔案交接登記表（《檔案工作指南》123頁）日期序號(hào)文（圖）號(hào)題名年度頁數(shù)保管期限密級(jí)備注移交人簽名接收人簽名（2）檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等；檔案整理加工登記表全宗號(hào)：時(shí)間實(shí)施單位或個(gè)人內(nèi)容數(shù)量備注卷件頁注：內(nèi)容欄填寫具體工作項(xiàng)目包括整理、鑒定、修復(fù)、縮微、掃描等。（3）檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊(cè)等；（4）檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶修與修復(fù)情況報(bào)告等；檔案檢查記

6、錄（《檔案工作指南》126頁）檢查時(shí)間：檢查內(nèi)容：發(fā)現(xiàn)的問題：（如破損、丟失、借閱等）改進(jìn)的措施及效果：檢查人：注：檢查時(shí)間是指檢查的具體日期，一般每年檢查一次。（5）檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等；全宗檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表全宗號(hào)：統(tǒng)計(jì)時(shí)間門類檔案數(shù)量開放數(shù)量所屬年代載體形態(tài)語種價(jià)值備注卷件卷件注：價(jià)值是指檔案的保管級(jí)別，暫空。檔案收進(jìn)移出登記表時(shí)間收進(jìn)方式移出方式來源或去向內(nèi)容摘要起止年度數(shù)量備注卷件盤︵張︶合計(jì)永久長(zhǎng)期短期合計(jì)永久長(zhǎng)期短期注：1.時(shí)間為收進(jìn)、移出時(shí)間；2.方式是指接收、寄存

7、、捐贈(zèng)、購(gòu)買、征集或轉(zhuǎn)移、銷毀等；3.來源或去向是指檔案的形成者、移交者或在何處保管；4.內(nèi)容摘要是指檔案門類等；5.備注填寫說明檔案狀況、附件等。（6）檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等；檔案利用效果登記表（《檔案工作指南》128頁）姓名利用部門利用日期檔號(hào)利用檔案內(nèi)容利用目的利用效果（7）檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。7、全宗指南（全宗介紹）：（1）全宗指南要加封面封面格式如下：全宗指南（

8、××××-××××年）全宗號(hào)：***立檔單位：編寫時(shí)間：××××年×月（2）全宗指南編寫要求：全宗指南基本結(jié)構(gòu)一、組織機(jī)構(gòu)沿革（一）立檔單位成立、合并、更名、撤銷情況（二）單位辦公地址遷移情況（三）單位性質(zhì)、隸屬關(guān)系和職能（四）單位主要領(lǐng)導(dǎo)人任免職情況（五）內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及負(fù)責(zé)