科技檔案歸檔和管理制度

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1、南京地理與湖泊研究所科技檔案管理辦法科技檔案的歸檔和管理是保護知識產(chǎn)權(quán)的重要工作之O根據(jù)本所的性質(zhì)，在科研活動中形成的各種材料，其知識產(chǎn)權(quán)歸屬本所。做好科技檔案的歸檔和管理工作是每一個在所職工的基本責任。1988年頒布的《中華人民共和國檔案法》是科技檔案工作的法律依據(jù)；2005年11月18日中國科學院頒布了《中國科學院檔案管理工作標準》是本所必須遵循的執(zhí)行標準。按院頒標準，從科技檔案管理的不同環(huán)節(jié)，制定如下管理辦法。一、科技文件材料的歸檔1、凡在科學和技術(shù)研究活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖樣、聲像等記錄形式的科技文

2、件材料，均屬科技檔案，都應(yīng)歸檔。2、基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和發(fā)展研究課題應(yīng)歸檔的主要科研文件材料按科研工作五個階段（科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定驗收、成果申報和獎勵、推廣應(yīng)用）進行歸檔。3、取得負結(jié)果或因故中斷的研究課題所形成的科研文件材料也應(yīng)歸檔。4、幾個單位協(xié)作完成的研究課題，由主持單位歸檔保存一整套檔案，協(xié)作單位保存自己所承擔任務(wù)中形成的科研文件材料，并將有關(guān)的復(fù)制件交主持單位。5、課題組長需在科研計劃實施之時起，選定或指定課題組的兼職檔案員，將科技文件材料實行四同步積累管理，做好預(yù)立卷工作。6、課題結(jié)束后，課題組長組織

3、本課題形成的應(yīng)歸檔科研文件材料的整理、組卷及目錄編寫工作，并提出案卷的保管期限和密級的具體意見，填寫移交清單一式兩份，連同案卷經(jīng)科研處清點無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，各執(zhí)一份備查。完成以上程序后，移交檔案室。二、科技檔案借閱保密1、凡借閱檔案者必須進行登記，借閱期限一般不超過一個月，確因工作需要可辦理續(xù)借手續(xù)，有密級的檔案必須經(jīng)課題組長和所檔案領(lǐng)導(dǎo)小組批準方可借閱，但不得帶出閱覽室外。2、借閱者不得在檔案上涂改或拆毀案卷，歸還時應(yīng)由工作人員逐一清點。3、借閱者調(diào)離本所時可借閱的檔案應(yīng)全部歸還，否則不予簽字。4、外單位

4、人員查調(diào)檔案，需持介紹信，經(jīng)課題組長和所檔案領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，方可閱覽，但不得借出，未經(jīng)許可,不能任意抄錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制有關(guān)檔案材料，也需經(jīng)課題組長和所檔案領(lǐng)導(dǎo)小組批準后提供。5、本所人員借閱他人歸檔上架未滿五年的材料，需持有直接責任人同意借閱的文字憑證，對外單位人員，原則上十年以內(nèi)的科技檔案不予借閱。三、科技檔案的鑒定銷毀1、鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員、課題組長、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進行。2、鑒定小組對已到保管期限的檔案決定存毀；對需要調(diào)整密級的科研課題檔案重新確定密級。3、鑒定小組對所的檔案每五年集

5、中鑒定一次。4、鑒定后由鑒定小組填寫“科研課題檔案鑒定表”，寫出鑒定工作報告，編制檔案銷毀清冊一式兩份，報主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準，銷毀時指派兩人監(jiān)銷。.本辦法自頒布之日起實行，之前頒布的相關(guān)科技檔案管理辦法同時廢止。