集團(tuán)公司人事檔案管理制度

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1、集團(tuán)公司人事檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范集團(tuán)的人事檔案管理工作，加強(qiáng)對人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉(zhuǎn)遞、保管等工作流程的內(nèi)部管理監(jiān)控，維護(hù)集團(tuán)人事檔案的規(guī)范性和保密性，根據(jù)國家人事檔案管理法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度等有關(guān)制度，結(jié)合集團(tuán)人事檔案管理工作實際，特制定本制度。第二條本制度適用于集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案管理工作。第三條本制度明確集團(tuán)人力資源中心負(fù)責(zé)集團(tuán)總部人事檔案管理工作，對各地區(qū)公司、下屬公司人事檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，并自覺接受集團(tuán)檔案中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二章檔案管理人員工作職責(zé)第四條集團(tuán)人力資源中心設(shè)立人事檔

2、案室，安排專職管理人員，負(fù)責(zé)對人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、借用、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、規(guī)范等管理工作。第五條集團(tuán)人事檔案管理人員工作職責(zé)：（-）嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度，保護(hù)檔案的安全,不得泄露檔案內(nèi)容，做好人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；（二）根據(jù)集團(tuán)公司人事檔案工作具體情況，完善各項必要的規(guī)章制度，堅持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事。（三）收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。及時登記人事職務(wù)、工資、職稱等的變動情況，為有關(guān)部門提供人事檔案信息。（四）積極主動地去發(fā)現(xiàn)人事檔案工作的新情況，新問題，并定

3、期向部門領(lǐng)導(dǎo)請示報告工作。（五）積極參加檔案管理學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。第三章人事檔案材料的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理及歸檔第六條人事檔案材料是公司管理中的基本信息材料，是搞好公司人事管理工作的重要基礎(chǔ)。材料收集要求及時、準(zhǔn)確、保質(zhì)、保量。第七條收集及補(bǔ)充人事檔案材料的渠道有以下幾個方面：(-)在辦理員工招聘、入職、培訓(xùn)、考核等事務(wù)的過程中收集的員工人事檔案材料：(1)履歷表及其他簡歷材料等。(2)各種鑒定、各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷、學(xué)位、職稱證明等。(3)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。(4)參加中國共產(chǎn)黨和共青團(tuán)的材料。(5)各種獎

4、勵及先進(jìn)事跡材料。(6)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。(7)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，退休、退職審批表等。(8)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查等。(二)在辦理員工薪資變動、崗位變動、獎懲、離職等事務(wù)的過程中收集員工的崗位、工資、獎懲材料；(三)在辦理員工的技術(shù)職稱評定、考試等事務(wù)的過程中收集員工的技術(shù)業(yè)務(wù)材料；(四)直接向員工收集及補(bǔ)充其個人材料；(五)通過查閱、核對公司各類文件收集和補(bǔ)充人事檔案材料。第八條發(fā)生員工入職、離職、崗位變動、工資變動、獎懲等各類人事變動事項時，人力資源中

5、心必須立即進(jìn)行整理匯總并歸檔，經(jīng)匯總整理后的材料必須做到準(zhǔn)確無誤，不得拖延、遺漏。第九條材料整理匯總及歸檔的程序如下：(-)對材料進(jìn)行鑒別，判斷其是否符合要求；(二)對材料進(jìn)行分類，按類別進(jìn)行整理；(三)對材料進(jìn)行匯總，制作相應(yīng)的匯總統(tǒng)計表，并在匯總統(tǒng)計表上注明統(tǒng)計時間、制表人、審核人，然后將匯總表交部門負(fù)責(zé)人審核；(四)對匯總統(tǒng)計表進(jìn)行備份；(五)將檔案材料歸檔入庫；(六)在有關(guān)目錄上補(bǔ)登材料名稱及其相關(guān)內(nèi)容。第十條人事檔案分類與編目規(guī)則，根據(jù)國家人事檔案規(guī)范管理辦法，按集團(tuán)XX地司檔字［20xx］第002號文中有關(guān)人事檔案條款參照執(zhí)行。人事檔案分為在職人事檔案和

6、離職人事檔案。人事檔案編目規(guī)則如下：（-）在職人事檔案編目規(guī)則（D人事檔案類目錄代字為G；（2）一級屬類為1（在職人事檔案）；（3）目錄順序號以10年為單位，給定目錄序號。如1998-20xx目錄序號為1,20xx-2017@錄序號為2,依次類推。（4）卷宗號為四位自然排序的阿拉伯?dāng)?shù)字組成，卷宗號出現(xiàn)空位時可循環(huán)利用；（5）人事檔案目錄標(biāo)識：G1.1—0001案卷號（如:-0001）^序號級屬類人事檔案類目錄代字（二）離職人事檔案編目規(guī)則（1）人事檔案類目錄代字為G；（2）一級屬類為2（離職人事檔案）；（3）目錄順序號以10年為單位，給定目錄序號。如1998-20x

7、x§錄序號為1,20xx-2017g錄序號為2,依次類推。（4）卷宗號為八位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，前四位由年月組成，后四位以年為周期按流水號排序組成；（5）人事檔案目錄標(biāo)識：G2.1—08040001案卷號(如:-08040001)—級屬類事檔案類目錄代字第四章人事檔案材料查閱與借用第十一條因工作需要，各部門負(fù)責(zé)人可直接申請查閱本部門員工人事檔案;但申請查閱非本部門員工人事檔案，或借用本部門員工人事檔案，或其他牛楙情況的，須經(jīng)人力資源中心主管領(lǐng)導(dǎo)審扌t洞意后，方可查閱或借用。第十二條查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列制度：（-）任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。（二）