【管理制度】人事檔案

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1、【管理制度】人事檔案為規(guī)范公司人事檔案管理工作，維護(hù)人事檔案材料完整，更好的利用相關(guān)人事檔案材料，特制定本制度。一、人事檔案分類員工人事檔案分為以下幾類：（一）入職檔案：1.個人簡歷、應(yīng)聘登記表、筆試試卷、面試評價表、薪資審批表、體檢報告、背景調(diào)查授權(quán)書及信息表、背景調(diào)查報告等；2.員工信息表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、英語計算機(jī)等級證書復(fù)印件、各類資格證書及職稱證書復(fù)印件、離職證明、工資證明等；3.勞動（務(wù)）合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實習(xí)協(xié)議等。（二）培訓(xùn)檔案：1.新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)總結(jié)；2.參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表；3

2、.培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。（三）職位檔案：1.職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)聘任書；2.職務(wù)變動申請、職位職務(wù)變更記錄。（四）薪酬考核檔案：1.試用期目標(biāo)任務(wù)書、試用期月工作總結(jié)表、試用期考核表；2.月度/季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄；3.薪資調(diào)整審批單、調(diào)薪/降薪記錄。（五）獎懲檔案：各類獎勵、處罰記錄。（六）離職檔案：離職申請、離職談話記錄、離職工作交接單、離職協(xié)議、離職證明存根等。（七）其他檔案。二、人事檔案歸檔公司員工人事檔案由人事部集中統(tǒng)一保管，人事部指定專人負(fù)責(zé)此項工作。人事檔案歸檔流程如下：1.對各類人事檔案進(jìn)行鑒別，審核其是否符合歸檔的要求；2.按照材料的屬性、內(nèi)容，確

3、定其歸檔處；3.補登檔案目錄名稱及有關(guān)內(nèi)容。4.將新材料放入檔案。三、人事檔案利用（一）查閱：人事檔案查閱須履行以下手續(xù)：申請查閱者填寫查檔申請，注明查檔事由、內(nèi)容、查閱人的概況等；經(jīng)由查閱部門負(fù)責(zé)人及人事部審核批準(zhǔn)后方可查閱。人事部設(shè)立檔案查閱臺帳，記錄查閱的資格審查及登記工作。（二）借出因工作需要需將人事檔案借出使用時，借閱人必須履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借檔人員需填寫借檔申請，注明借檔事由、內(nèi)容、借閱人的概況等，經(jīng)由借檔部門負(fù)責(zé)人和人事部審核批準(zhǔn)后方可借檔。借檔時間、材料名稱、份數(shù)、事由等須詳細(xì)填寫，歸還時及時在外借登記上注銷。四、保密規(guī)定及保存期限1.公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各

4、類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密；2.公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存五、其他本制度自公布之日起開始實行。本制度解釋權(quán)歸公司行政人事部。