秘書工作案例分析與實(shí)訓(xùn)第四講

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1、秘書工作案例分析與實(shí)訓(xùn)曲直盡在情景中——2006年5月國(guó)家秘書資格考試（二級(jí)）情景錄像題（一）解讀一.情景敘述施林辦公室。施林背對(duì)窗戶坐在辦公桌前，窗簾半開，桌面上是筆記本電腦，桌子左邊是電話打印一體機(jī)，右邊橫七豎八地堆著八九本文件夾。施林正在打電話：“喂！李鷹嗎？”對(duì)方：“您好！”施林：“你在家辦公很自在呀！這個(gè)星期五的例會(huì)可別忘了。大家要匯報(bào)一下各自工作的進(jìn)展情況?！睂?duì)方：“好，好。”施林：“另外，上次公司的例會(huì)你沒(méi)有來(lái)。我們公司的規(guī)章制度，你到底執(zhí)行還是不執(zhí)行??？”對(duì)方：“這星期五我一定去。今后一定注意。好嗎？”施林：“還有，下星期公司準(zhǔn)備

2、一次拓展訓(xùn)練，你能參加嗎？”對(duì)方：“拓展訓(xùn)練？太刺激了！我當(dāng)然參加?！笔┝郑骸澳呛?，我叫鐘苗盡快寫一份活動(dòng)通知，發(fā)到你們的電子信箱里，你自己去看一下?！睂?duì)方：“好的。”施林：“沒(méi)什么了，再見！”施林走出辦公室，發(fā)現(xiàn)樓道少了一個(gè)滅火器，自言自語(yǔ)道：“滅火器咋剩一個(gè)了呢？”邊說(shuō)邊來(lái)到鐘苗辦公室。鐘苗正在辦公。施林：“鐘苗，咱們樓道的滅火器怎么少了一個(gè)？”鐘苗：“是前兩天搬東西時(shí)嫌礙事。不知放到哪去了。”施林：“你得趕緊補(bǔ)上。要真出事，后悔都來(lái)不及。”鐘苗：“好，我馬上去辦?！笔┝郑骸斑€有件事。公司員工的拓展訓(xùn)練活動(dòng)時(shí)間已經(jīng)定下來(lái)了，下星期六早上7點(diǎn)鐘

3、，公司派車去。你寫個(gè)活動(dòng)通知，然后在網(wǎng)上發(fā)給所有員工?！辩娒纾骸拔荫R上寫?！笔┝郑骸澳阆劝褱缁鹌鞯氖陆鉀Q了再寫通知吧，還是安全工作重要?！辩娒纾骸澳f(shuō)得對(duì)，這事我肯定做好?！笔┝郑骸澳呛茫僖?！”鐘苗：“您慢走！”鐘苗坐下后，馬上在電腦上打印通知。屏幕顯示：通知公司員工拓展訓(xùn)練活動(dòng)時(shí)間定于下周六，早上七點(diǎn)。屆時(shí)公司將派車接送。望各位報(bào)名參加的員工準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。行政部2005年12月15日鐘苗自言自語(yǔ)：“寫完了，還得讓領(lǐng)導(dǎo)過(guò)過(guò)目?！笔┝洲k公室。施林正專心在電腦上辦公。有人敲門。施林：“請(qǐng)進(jìn)！”鐘苗進(jìn)來(lái)，把打印出的“通知”遞給施林，說(shuō)：“施主管，你看拓展

4、訓(xùn)練通知這樣寫行嗎？”施林不屑一顧：“行。就按你寫的發(fā)吧。這點(diǎn)小事還要我過(guò)目?！辩娒纾骸斑祝课疫@是在請(qǐng)示你呀！”施林埋頭打電腦，仍未理會(huì)鐘苗。鐘苗轉(zhuǎn)身離開。二.情景分析（一）人力資源管理（二）安全監(jiān)管（三）團(tuán)隊(duì)管理（四）文書擬寫（一）人力資源管理1.在家工作模式①要求其保質(zhì)保量完成上司布置的工作任務(wù)；②通過(guò)定期召開會(huì)議對(duì)其工作情況進(jìn)行檢查；③通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)適時(shí)與之聯(lián)系。2.彈性工作時(shí)間模式①注意通過(guò)簽到、機(jī)器計(jì)時(shí)、刷卡等方法來(lái)累計(jì)員工一周的實(shí)際工作時(shí)間；②加強(qiáng)監(jiān)督，以保證其工作質(zhì)量。3.遠(yuǎn)程工作模式要經(jīng)常與之保持聯(lián)系，通過(guò)區(qū)域主管進(jìn)行監(jiān)督和管理。

5、4.虛擬辦公模式（二）安全監(jiān)督門窗隱患光線、溫度的隱患辦公家具的隱患火災(zāi)隱患辦公設(shè)備及操作上的隱患因工作大意造成傷害的隱患因工作大意造成失密的隱患（三）團(tuán)隊(duì)管理1.確立目標(biāo)2.分配任務(wù)3.溝通信息4.開展有益活動(dòng)①定期舉行團(tuán)隊(duì)工作會(huì)議②組織工作場(chǎng)所之外的工作會(huì)議③組織戶外活動(dòng)④參與社會(huì)活動(dòng)在團(tuán)隊(duì)活動(dòng)管理中，作為主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注意：1.在安排工作和任務(wù)時(shí)，必須考慮每個(gè)成員。2.為活動(dòng)提供所需要的設(shè)備和資源。3.關(guān)心和重視每個(gè)成員，并與他們建立良好的工作關(guān)系。4.經(jīng)常與員工溝通，交流他們所關(guān)心的問(wèn)題。5.平等公正地對(duì)待每個(gè)成員。6.能代表團(tuán)隊(duì)向上級(jí)提出團(tuán)

6、隊(duì)的需要和要求。7.要承擔(dān)自己的責(zé)任，按計(jì)劃有效地執(zhí)行并按期完成。8.向團(tuán)隊(duì)成員的承諾要兌現(xiàn)。9.要善于激勵(lì)和調(diào)動(dòng)成員的積極性，并給予及時(shí)的表?yè)P(yáng)和鼓勵(lì)。10.當(dāng)團(tuán)隊(duì)工作出現(xiàn)挫折時(shí)，能公平謹(jǐn)慎地處理。11.以身作則并能影響團(tuán)隊(duì)成員熱愛團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)工作。12.能與團(tuán)隊(duì)成員分享成績(jī)和榮譽(yù)。（四）文書的擬寫與審核通知公司員工拓展訓(xùn)練活動(dòng)時(shí)間定于下周六，早上七點(diǎn)。屆時(shí)公司將派車接送。望各位報(bào)名參加的員工準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。行政部2005年12月15日天地公司行政部關(guān)于舉行素質(zhì)拓展訓(xùn)練活動(dòng)的通知公司各單位：為了豐富假日生活，增強(qiáng)員工身體素質(zhì)，經(jīng)董事會(huì)研究決定，于12月2

7、3日（周六）在××度假區(qū)舉行為期一天的素質(zhì)拓展訓(xùn)練活動(dòng)。參加者于早上7點(diǎn)在公司大門口集合，公司有車接送。請(qǐng)各單位做好報(bào)名工作，并將名單于12月20日前報(bào)行政部辦公室。聯(lián)系人：鐘苗電話：××××××天地公司行政部二00五年十二月十五日三.結(jié)論1.辦公室光線充足，筆記本電腦雖熒屏正對(duì)窗戶，但他拉下了窗簾，遮住了強(qiáng)光?！?.辦公桌上雜亂地堆著文件夾，沒(méi)有及時(shí)將它們放進(jìn)文件柜?！?.辦公室沒(méi)有綠色植物，缺乏生機(jī)?！?.著裝規(guī)范?！?.讓行政部員工采用在家工作模式，實(shí)為放任自流?！?.能指出團(tuán)隊(duì)成員工作上的缺點(diǎn)（李鷹沒(méi)來(lái)開會(huì)），并先以幽默輕松的口氣后以嚴(yán)肅

8、詰問(wèn)的口氣勸說(shuō)他遵守團(tuán)隊(duì)制度?！?.能定期舉行團(tuán)隊(duì)工作會(huì)議來(lái)檢查總結(jié)工作，規(guī)范團(tuán)隊(duì)成員行為?！?.能通過(guò)舉行拓展訓(xùn)練活動(dòng)來(lái)提高員工素質(zhì)，