高校會計檔案及其經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系探究

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1、高校會計檔案及其經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系探究高校會計檔案是高校檔案的一個分支，它是高校歷史記憶的一個重要組成部分。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，開發(fā)利用高校會計檔案、發(fā)掘會計檔案中的高校經(jīng)濟(jì)信息，對于維護(hù)高校正常的經(jīng)濟(jì)秩序并應(yīng)用于高校經(jīng)濟(jì)建設(shè)、創(chuàng)造與提高高校經(jīng)濟(jì)效益都是非常重要的。然而，目前，就“開發(fā)利用高校會計檔案、提高高校經(jīng)濟(jì)效益的作用”依然未引起各高校的高度關(guān)注。筆者認(rèn)為，研究、探討和分析高校會計檔案與高校經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)系，不僅是理論上的需要，更是高校經(jīng)濟(jì)實踐的需求。—、高校會計檔案與高校經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)系一是任何經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)生都不可避免地牽涉到經(jīng)濟(jì)效益的問題。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，高校所有的經(jīng)濟(jì)活動都是圍

2、繞著經(jīng)濟(jì)效益運行的，而高校會計檔案是在高校各項經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動中形成的原始記錄，是高校經(jīng)濟(jì)活動的產(chǎn)物；高校經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)必須通過相應(yīng)的會計核算，會計檔案的特定形成領(lǐng)域來自于會計核算專業(yè)活動，因此，高校會計檔案在形成上已經(jīng)與高校經(jīng)濟(jì)效益密不可分。二是高校會計檔案的內(nèi)容從概念來說，它是對高校經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行完整、連續(xù)、系統(tǒng)而綜合的計算和記錄的結(jié)果。其中，包括高校在經(jīng)濟(jì)管理和會計核算一系列活動中產(chǎn)生的會計憑證、賬簿和報表等材料，以及用于指導(dǎo)和規(guī)范高校經(jīng)濟(jì)活動的文件、法規(guī)制度以及財務(wù)預(yù)測、分析的各種資料。事實上，高校會計檔案內(nèi)容涵蓋的實質(zhì)就是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)效益的實現(xiàn)程度，其核心也就是高校經(jīng)濟(jì)

3、效益。三是高校會計檔案具有保存價值的屬性特征，其價值構(gòu)成主要包括：制定財務(wù)計劃的重要數(shù)據(jù)源；進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定證書。另外，由于高校會計檔案是高校專業(yè)性會計核算活動的-個有機(jī)組成部分，突出的專業(yè)屬性是其最基本的特征，通過對高校會計檔案的信息分析，可以了解和把握許多重要的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)指標(biāo)，將這些數(shù)據(jù)指標(biāo)作為進(jìn)行高校經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)和信息參考材料加以利用和研究，從而有效地提高高校經(jīng)濟(jì)微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)效益。隨著高校事業(yè)的縱深發(fā)展，高校會計檔案所提供的信息對提高高校經(jīng)濟(jì)效益的作用將越來越大。四是校會計檔案在基本功能作用方面，除了具有原始憑證的功能外，還具有歷

4、史考查和維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序的功能。通過對原始憑證的查證，可以評判高校各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和管理的執(zhí)行是否合法、合理；審核經(jīng)濟(jì)責(zé)任部門有無違規(guī)；對校內(nèi)各單位主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行任職期間的績效考核，據(jù)此能夠有效地保證高校正常的教學(xué)與科研工作秩序，有利于高校及時調(diào)整經(jīng)濟(jì)策略、堵塞管理漏洞，維護(hù)高校經(jīng)濟(jì)效益不受侵犯。因此，高校會計檔案是保護(hù)高校財產(chǎn)，依法保護(hù)高校經(jīng)濟(jì)效益、打擊高校經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動和反對不正之風(fēng)的重要依據(jù)和有力工具。二、充分利用會計檔案，提高高校經(jīng)濟(jì)效益一是完善檔案制度，實現(xiàn)制度法規(guī)化。由于以往的高校會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強(qiáng)調(diào)保密，對利用會計檔案人員的身份和利用目的過度限制，導(dǎo)致

5、了許多利用價值較高的會計檔案材料常年被擱置，會計檔案對保障和提高高校經(jīng)濟(jì)效益的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。因此，針對制度的不足，高校財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合實際，在執(zhí)行《會計檔案管理辦法》的同時制定適合高校會計檔案管理的相關(guān)制度及實施細(xì)則，并使之成為高校內(nèi)部有效的法規(guī)制度，實現(xiàn)制度法規(guī)化，以制度規(guī)范管理，從而達(dá)到“向制度要效益”的目的。筆者認(rèn)為，當(dāng)前急需完善的制度主要包括：建立完善的會計檔案調(diào)閱與使用權(quán)限制度，嚴(yán)格的檔案調(diào)閱審批程序和權(quán)限規(guī)定將有效地規(guī)范會計檔案利用行為，大大提高會計檔案的利用率，同時增強(qiáng)會計檔案的安全性和保密性建立和完善會計檔案工作內(nèi)部控制制度；建立和完善以財務(wù)和審

6、計控制為核心的內(nèi)部管理控制體系，形成一整套周期性的自查、自評、自建的長效機(jī)制，通過自我約束、自我驅(qū)動，以此達(dá)到會計檔案工作的內(nèi)控和自我保障，不斷改進(jìn)和提高會計檔案工作的質(zhì)量；完善保管、保密制度。嚴(yán)密的保管、保密制度是保障經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。根據(jù)2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定「高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，標(biāo)志著高校會計檔案的保管內(nèi)容將比以往更加廣泛，除了文字、圖表、聲像等不同形式之外，各種會計系統(tǒng)程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各類編碼開發(fā)軟件等都將納入電算化會計檔案的保管范圍，保密的方法也因此要求趨向完善，除了實行雙重備份外，異地保管等方法也將上

7、升成為制度化守則。二是改進(jìn)基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)管理規(guī)范化?！靶б鎭碜栽鷮嵉幕A(chǔ)工作”，高質(zhì)量的會計檔案資料保障是保證與提高高校經(jīng)濟(jì)效益的條件之一，而會計檔案價值的充分發(fā)揮來源于長期的積累與扎扎實實的基礎(chǔ)工作，要提高高校會計檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮其作用、提高利用效果必須從源頭抓起，改進(jìn)日?；A(chǔ)工作、實現(xiàn)管理規(guī)范化：做好會計檔案的收集、立卷與歸檔工作，高校會計檔案的產(chǎn)生，伴隨著高校的發(fā)展經(jīng)歷了各個歷史時期且每一個歷史時期都由高校內(nèi)多個部門圍繞著一個教學(xué)、科研問題所進(jìn)行的，因此，必須站在全校全