高校會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展探究

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1、高校會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展探究【摘要】作為記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會(huì)計(jì)檔案正隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用以及電算化會(huì)計(jì)的實(shí)施而逐步走向信息化,文章從會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展中存在的諸多誤區(qū)著手討論,以河南大學(xué)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作為例,進(jìn)一步研究高校會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)展的規(guī)律?！娟P(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案;電算化;信息化【中圖分類號(hào)】G27【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【論文編號(hào)】1009―8097(2009)08―0133―028檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄,是人類文明發(fā)展的重要見(jiàn)證。會(huì)計(jì)檔案是在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)

2、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,以及會(huì)計(jì)核算電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤(pán)及打印輸出的帳、表等史料和證據(jù)[1]。高校的會(huì)計(jì)檔案作為記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),決定著高校財(cái)務(wù)工作,乃至學(xué)校整體的管理水平。隨著我國(guó)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校會(huì)計(jì)檔案工作獲得愈來(lái)愈廣泛的關(guān)注和重視,同時(shí)社會(huì)信息化、國(guó)家資源戰(zhàn)略將21世紀(jì)的會(huì)計(jì)檔案事業(yè)置于一個(gè)集理念、方法和技術(shù)于一體的綜合環(huán)境之中,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作需要發(fā)展,會(huì)計(jì)檔案管理需要變革,會(huì)計(jì)檔案事業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新,檔案現(xiàn)代化管理的需要為會(huì)計(jì)檔案信息化提出了根本的要求,會(huì)計(jì)檔案信息化也必將

3、由于這一需求而獲得生存和發(fā)展的機(jī)會(huì)。一高校會(huì)計(jì)檔案信息化的工作實(shí)踐計(jì)算機(jī)輔助信息管理是高校會(huì)計(jì)檔案信息化的基礎(chǔ)性工作之一。目前各高校均已實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化,然而初期的會(huì)計(jì)檔案信息化主要局限于將傳統(tǒng)的、手工管理過(guò)程產(chǎn)生的及至機(jī)打的檔案目錄信息錄入到計(jì)算機(jī)中以方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檢索查詢,提高了庫(kù)房調(diào)卷工作效率。但是我們看到,與電子政務(wù)、企業(yè)信息化以及快速發(fā)展的其他行業(yè)信息化相比較,會(huì)計(jì)檔案信息化還處于初級(jí)應(yīng)用階段,諸如高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足、會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后、高校會(huì)計(jì)人員的電算化操作能力較低以及電算化會(huì)計(jì)檔

4、案利用不充分等問(wèn)題多有呈現(xiàn),尤其是對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)存在眾多誤區(qū),因此嚴(yán)重制約著高校會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展。問(wèn)題著重表現(xiàn)如下:81對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵缺乏足夠的了解,認(rèn)為信息化工作是等待別人來(lái)安裝一個(gè)軟件系統(tǒng)就可以減輕工作量。信息化工作有很多內(nèi)容,需要在廣泛調(diào)查的基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)的,符合本單位實(shí)際的信息化建設(shè)方案。并得到一定的人力、物力和財(cái)力的支持。方案的實(shí)施也需要做很多基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作,其中一項(xiàng)就是IT技術(shù)人員開(kāi)展的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)實(shí)施工作,而系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和實(shí)施的需求來(lái)自于會(huì)計(jì)檔案工作者開(kāi)展檔案管理的基本業(yè)

5、務(wù)需求,信息系統(tǒng)的使用者和受益者也是會(huì)計(jì)檔案工作者,因此數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)維護(hù)等工作都是檔案管理者自身的事,而不是IT技術(shù)人員的事。同時(shí)部分檔案工作者錯(cuò)誤地認(rèn)為實(shí)施了檔案信息系統(tǒng)以后,想要什么都可以在系統(tǒng)中查到,其實(shí)這是對(duì)信息化建設(shè)盲目的奢望。2認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案信息化工作就是將會(huì)計(jì)檔案目錄信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。檔案目錄信息是對(duì)檔案內(nèi)容信息進(jìn)行概要描述以方便檔案實(shí)體保存和信息檢索而形成的[2]。檔案目錄描述越詳細(xì)全面,越能減少實(shí)體檔案的調(diào)卷次數(shù)。但是多數(shù)檔案使用者仍需要查閱檔案原件上的真實(shí)信息。因此未來(lái)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化掃

6、描、文字識(shí)別、提供全面檢索等信息化工作還需要投入更多人力、物力和財(cái)力,不能僅僅依賴于會(huì)計(jì)檔案目錄的機(jī)械存儲(chǔ)。83延續(xù)了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案工作模式的低效性,體現(xiàn)出檔案工作者對(duì)信息化工作的“坐等”姿態(tài)。被動(dòng)的查檔服務(wù)和檔案的低效利用以及檔案工作人員的長(zhǎng)期穩(wěn)定與不流動(dòng)性使檔案工作者安于現(xiàn)狀,缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力;行業(yè)內(nèi)缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu),高等學(xué)校檔案專業(yè)的學(xué)歷再教育對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)也有一定的局限性;檔案工作者待遇偏低也使很多技能全面的人才望而卻步。相反,會(huì)計(jì)檔案信息技術(shù)的專業(yè)性、信息化建設(shè)的復(fù)雜性及至由此而開(kāi)展的現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案管理工作給檔案工作者帶來(lái)

7、了巨大的挑戰(zhàn)。檔案工作者單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能不可避免地制約著檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。事實(shí)上,作為現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理的重要特征,檔案信息化在改變傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案工作環(huán)境與檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用手段和方式的同時(shí),更需要會(huì)計(jì)檔案工作者思想觀念的改變和知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新,這樣才能使信息技術(shù)的功能在檔案現(xiàn)代化管理中得到淋漓盡致的發(fā)揮。二高校會(huì)計(jì)檔案信息化的改進(jìn)目前在各大高校中,會(huì)計(jì)檔案的信息化漸呈雛形。河南大學(xué)作為省部共建院校,在河南省高校中具有重要影響作用,我校的會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)工作在制定總體方案的基礎(chǔ)上,分段實(shí)施。目前已取得了一定成效。但是隨著會(huì)計(jì)

8、檔案現(xiàn)代化管理工作的完善以及日新月異的高新科技,會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展任重道遠(yuǎn),改進(jìn)的需求日漸強(qiáng)烈。1適時(shí)、謹(jǐn)慎且真實(shí)地更新維護(hù)會(huì)計(jì)檔案信息8系統(tǒng)。我校的會(huì)計(jì)檔案信息化只是輔助檔案工作者開(kāi)展高效的有記憶性和大容量存儲(chǔ)性的工作,減輕手工操作的復(fù)雜性,但