大學檔案管理創(chuàng)新思路探析

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1、大學檔案管理創(chuàng)新思路探析【摘要】隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作也應緊跟時代步伐，通過尋找科學的管理規(guī)律和成功的管理經(jīng)驗，有效利用更多更有價值檔案信息資源為社會發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務。文章分析了目前學校檔案管理工作現(xiàn)存問題，并提出了加強檔案管理工作的幾點新思路?！娟P鍵詞】學校檔案管理；創(chuàng)新問題；探討；中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號:1006-0278(2012)04-164-02檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作,高等學校的檔案作為學校的全部信息資源的重要組成部分,在輔助一線教學科研、支持學校行政后勤等部門的工作以及記錄學校歷史、宣傳樹立學

2、校良好社會形象等方面，發(fā)揮著重要作用。因此，建立一個系統(tǒng)、科學、民主的檔案管理制度，是學校協(xié)調(diào)、有序、高效運行的重要保證。一、大學學校檔案管理的現(xiàn)狀(-)對檔案管理工作的不夠重視受傳統(tǒng)思想的影響，相當一部分人認為，檔案工作就是抄抄寫寫、保管等事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”,不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔和上級部門的檢查就行。有些單位對國家《檔案法》《檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)學習和貫徹力度不夠、認識不足，不知道檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案工作是國家的一項重要事業(yè)。由于長期的認識不足，導致各單位對檔案管理工作不重視，制定的各項措施執(zhí)

3、行不到位，檔案管理工作混亂。（二）檔案管理的基礎設施較差由于長期對檔案工作的不重視，資金不足，導致許多單位的檔案管理設施落后，甚至個別單位沒有專用檔案室。有些單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。（三）檔案管理人員素質(zhì)較低有些單位不重視檔案管理工作的重要性和專業(yè)性，檔案人員變動頻繁。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不了解，檔案收集意識淡薄。甚至有些單位的檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔

4、案管理水平。二、學校檔案管理建設原則（—）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則各單位檔案的管理制度要嚴格按照國家標準來執(zhí)行，這樣有助于制度執(zhí)行的標準化、規(guī)范化，但不是說所有單位的檔案管理制度千篇一律。高等學校因規(guī)模、類型、層次的差異，應根據(jù)自身特點不斷地實踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構完善、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。（—）職責、權益兼顧原則在檔案制度的制定過程中，一定要明確領導干部和檔案管理人員的工作職責范圍及權限，同時也應保護其合法權益。當前高等學校忽視管理人員的權益，這極大地影響管理人員的工作熱情，也影響到整個學校的發(fā)展。建立學校檔案工作制度必須把明確職責和保護權益放到同等重要的

5、地位。（三）制定、執(zhí)行并重原則制度建設的首要工作是根據(jù)本單位的實際情況，制定岀—系列系統(tǒng)、科學、合理的檔案管理制度。然而檢驗其制度是否適合單位發(fā)展、是否可以調(diào)動工作人員積極性，關鍵在于制度的執(zhí)行。因此，各單位應更多地關注各項制度的落實情況，在實踐檢驗的基礎上不斷完善，使制度更加人性化、規(guī)范化、合理化。四）靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則制度一經(jīng)形成，便在一定時期內(nèi)保持不變,有相對的穩(wěn)定性。但是，制度并不是一成不變的。隨著時代的發(fā)展、社會的變化，檔案管理工作制度也應逐步和國際接軌，走國際化道路，應當積極學習世界先進的檔案管理方法和經(jīng)驗，并結(jié)合自身特點，不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。三、學校檔案管

6、理的創(chuàng)新思路（-）模式創(chuàng)新目前，學校檔案館（室）雖屬機關部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結(jié)構，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著學校管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，將對促進學校檔案管理變革具有重要意義。（二）思路創(chuàng)新1?管理理念創(chuàng)新。管理觀念的創(chuàng)新是檔案管理的靈魂，是時代的要求，只有觀念創(chuàng)新，才能有管理創(chuàng)新和服務的創(chuàng)新。如果檔案人員沒有創(chuàng)新的意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程，即使有一流的檔案管理設施，也不能為社會提供高水平的信息資源服務。檔案人員要

7、牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實現(xiàn)檔案被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉(zhuǎn)化為開放式服務，使檔案工作更好地為經(jīng)濟建設、教學科研、編史修志服務，適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需求。2?管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。應該有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。