文件和檔案管理制度.doc

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1、文件檔案管理制度一、目的1、為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制。以確保各過程、環(huán)節(jié)、場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件。防止各部門誤用作廢文件。2、對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。二、范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括

2、記錄的填寫、收集、保管、處置等過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制、實(shí)施及使用。三、職責(zé)1、各過程管理部門職責(zé)：1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。1.2負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。最新可編輯word文檔1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容及修訂等。2、生產(chǎn)部職責(zé)：2.1負(fù)責(zé)生產(chǎn)管理手冊的編制。2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。3、各部門負(fù)責(zé)本部門

3、各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。4、各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。四、程序內(nèi)容1、確定文件種類1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識別與評價(jià)程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。1.3綜合管理體系文件a.安全生產(chǎn)管理性文件；b.環(huán)保安全相關(guān)文件；c.消防安全相關(guān)文件。1.4資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a.各類分析/評價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；

4、最新可編輯word文檔b.特種設(shè)備（如叉車）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄；e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告；f.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；g.供應(yīng)商和承包商檔案；h.作業(yè)許可證等；i.其他資料。2、提出文件的編制和修改需求2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求，

5、匯報(bào)總經(jīng)理處得到確認(rèn)許可，方可進(jìn)行編制修改。3、指定編寫人3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。3.2主要管理規(guī)程由行政部負(fù)責(zé)編制；各部門的各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；4、進(jìn)行編寫4.1按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：最新可編輯word文檔a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件

6、的責(zé)任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項(xiàng)活動提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.2文件的編號按如下要求：□□—□□—□□□□/□□記錄編號文件順序號文件層別號文件類別公司代號（ND）其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：安全生產(chǎn)文件、環(huán)保文件、消防文件、公司管理內(nèi)部其他文件例子：最新可編輯word文

7、檔文件編號：ND-AQ-0201安全生產(chǎn)文件《法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序》表格編號：編號ND-AQ-0201/01（適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求清單），其中01表示對應(yīng)程序的第一張表格記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更新。5、評審和審批5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關(guān)部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量）。5.2文件批準(zhǔn)人應(yīng)對文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完

8、畢后再批準(zhǔn)。5.3文件審批權(quán)限。a.生產(chǎn)、環(huán)境、消防、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理評審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。b.過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。c.操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由安全生產(chǎn)副總審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6、發(fā)放控制最新可編輯word文檔6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外