文件記錄和檔案管理制度.doc

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1、文件記錄和檔案管理制度1、目的為確保公司對(duì)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)的所有文件記錄和檔案資料得到有效的控制，以確保各部門(mén)按本制度要求對(duì)文件和記錄的設(shè)計(jì)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、接收、使用、更改、歸檔等進(jìn)行管理，并且對(duì)安全生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行有效的安全狀態(tài)記錄，保證安全生產(chǎn)工作的可追溯性，特制定本制度。2、適應(yīng)范圍適用于公司安全生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生的記錄、證件證書(shū)等的管理，同時(shí)也適用于文件和記錄控制涉及相關(guān)環(huán)節(jié)的管理。3、引用文件、術(shù)語(yǔ)定義3.1文件：是指信息及其他承載媒體，包括記錄、規(guī)范、程序、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)及外來(lái)文件。3.2記錄：屬于特殊文件，沒(méi)填寫(xiě)時(shí)作為文件控制，填寫(xiě)后作為憑證，不允許隨意涂改。4、職責(zé)

2、4.1總經(jīng)理：記錄、檔案的調(diào)閱、銷(xiāo)毀申請(qǐng)的審批。4.2管理部：負(fù)責(zé)文件記錄和檔案管理的實(shí)施和運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司運(yùn)營(yíng)的安全生產(chǎn)證件、企業(yè)消防安全檔案、人員檔案、安全標(biāo)準(zhǔn)化申請(qǐng)、評(píng)審、等級(jí)牌匾等安全檔案的日常保管管理。4.3安全員（兼職）：負(fù)責(zé)公司安全消防檔案的編制入檔，負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系文件系統(tǒng)的修訂、上報(bào)審批以及下發(fā)工作。督促檢查各單位安全生產(chǎn)記錄的實(shí)施情況。負(fù)責(zé)協(xié)助辦公室建立健全安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)檔案。4.4相關(guān)部門(mén)：負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)記錄的填寫(xiě)、記錄及檔案的收集、暫存和上報(bào)。5、管理程序5.1文件和記錄的分類(lèi)：5.1.1按文件來(lái)源分：分為內(nèi)部文件、記錄和外來(lái)文件、記錄；5.1.2按文件類(lèi)別分：財(cái)

3、務(wù)文件和記錄、行政性文件和記錄、管理體系文件和記錄、技術(shù)文件和記錄。5.2文件和記錄控制范圍有：5.2.1財(cái)務(wù)文件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼、財(cái)務(wù)賬簿等文件等由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)控制。5.2.2行政文件：紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要、接收的黨政外來(lái)文件等由管理部控制。5.2.3安全標(biāo)準(zhǔn)化體系文件：年度方針目標(biāo)、承諾書(shū)，安全管理制度、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)責(zé)任制、風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)、安全標(biāo)準(zhǔn)化年度內(nèi)外審文件、記錄表單由安全員（兼職）負(fù)責(zé)控制。5.2.4技術(shù)文件：企業(yè)建筑設(shè)計(jì)圖紙、消防系統(tǒng)等等由管理部負(fù)責(zé)控制。5.2.6管理部應(yīng)建立“安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系記錄總清單”，并按清單中規(guī)定的期限保存，到期及時(shí)申請(qǐng)銷(xiāo)毀，應(yīng)督促檢查各

4、部門(mén)文件資料控制以及表單記錄情況。5.3文件和資料的編號(hào)5.3.1制度規(guī)程、表單記錄文件的編號(hào),依據(jù)下列進(jìn)行。制度規(guī)程編號(hào)要求：按照安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化13大要素的順序，以*-AQZD為頭，表示“企業(yè)安全管理制度”，后面為該要素的制度規(guī)程序號(hào)。如：第4個(gè)要素“安全生產(chǎn)法律法規(guī)與其它要求”中“安全生產(chǎn)法律、法規(guī)和其他要求管理制度”就定義為*-AQZD4.1，表示是安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中第4個(gè)要素的第一個(gè)制度規(guī)程，如后面還有就按照*-AQZD4.2、*-AQZD4.3、等序號(hào)向下排列。表單記錄編號(hào)要求：按照安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化13大要素的順序，以AQJL為頭，表示“安全記錄”，后面為該要素的制度規(guī)程序

5、號(hào)。如：第4個(gè)要素“安全生產(chǎn)法律法規(guī)與其它要求”中安全生產(chǎn)法律、法規(guī)和其他要求管理制度適用的“安全生產(chǎn)法律、法規(guī)和其他要求清單”就定義為AQJL-4-1，表示是安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中第4個(gè)要素的第一個(gè)記錄表單，如后面還有就按照AQJL-4-2等序號(hào)向下排列。5.3.2外來(lái)文件的編號(hào)可沿用原有編號(hào)。5.3.3其他無(wú)編號(hào)的文件要注意標(biāo)注接收日期、編制日期，以便后期查找使用方便。5.4.文件的編制、審批和發(fā)布5.4.1文件編制由承擔(dān)其管理和使用職責(zé)的部門(mén)負(fù)責(zé)提出，文件引出的記錄應(yīng)跟隨文件并保持對(duì)應(yīng)關(guān)系，其責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)組織編制并設(shè)計(jì)引出的記錄。5.4.2文件審批、發(fā)布的權(quán)限：a)方針目標(biāo)等由總

6、經(jīng)理組織編制批準(zhǔn)發(fā)布；b）程序制度文件以及相應(yīng)的表單由有關(guān)責(zé)任部門(mén)組織編制，安全員（兼職）負(fù)責(zé)組織各部門(mén)審核修訂，總經(jīng)理審批后發(fā)布；c）外來(lái)文件的辦理由管理部收集轉(zhuǎn)交總經(jīng)理批閱后保存。5.5制度規(guī)程文件的發(fā)放及使用、管理鑒于企業(yè)規(guī)模和實(shí)際情況，由安全員（兼職）負(fù)責(zé)制度規(guī)程文件的分發(fā)和登記記錄。各單位在發(fā)放表上簽字接收。各部門(mén)根據(jù)企業(yè)安全生產(chǎn)管理各個(gè)工作過(guò)程及相應(yīng)文件編制相應(yīng)記錄表格，記錄應(yīng)能夠完整反映相關(guān)過(guò)程及結(jié)果。管理部組織統(tǒng)一印刷，空白記錄由辦公室保存，使用部門(mén)或崗位每次按一個(gè)月的使用量領(lǐng)取。由安全員（兼職）、設(shè)備管理員下發(fā)的安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系文件、設(shè)備操作規(guī)程等永久性記錄下發(fā)時(shí)在封面右上

7、角位置加蓋紅色“受控”章作為標(biāo)識(shí)。5.6安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系文件修訂更新要求、檢查考核安全員（兼職）和各職能部門(mén)依據(jù)本單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)際發(fā)展需要和公司業(yè)務(wù)需要，安全員（兼職）每年組織一次安全標(biāo)準(zhǔn)化體系文件的修訂更新工作，組織各部門(mén)召開(kāi)會(huì)議、座談會(huì)等形式討論體系文件的可行性，需要更新修訂時(shí)填寫(xiě)文件評(píng)審單，安全員（兼職）組織各單位審核，最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。5.7記錄的填寫(xiě)及更改：各部門(mén)或崗位人員嚴(yán)格按照