會(huì)議管理培訓(xùn).ppt

《會(huì)議管理培訓(xùn).ppt》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在PPT專區(qū)-天天文庫(kù)。

1、第八章：會(huì)議管理學(xué)習(xí)目標(biāo)您是否因?yàn)樾实拖露e(cuò)失良機(jī)？您是否每天應(yīng)酬于無(wú)數(shù)的會(huì)議之中，常常分身乏數(shù)？本次培訓(xùn)將使管理人員迅速提升會(huì)議效率，進(jìn)而將高效會(huì)議轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力提供極大的幫助。主要內(nèi)容會(huì)議的概述高效會(huì)議成功法則高效會(huì)議技巧會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)幾種常用會(huì)議管理步驟問(wèn)題及討論會(huì)議分類按正式與否按人數(shù)分類按開(kāi)會(huì)方式分類按開(kāi)會(huì)目的分類正式會(huì)議非正式會(huì)議團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)會(huì)議宣布人事安排、講解政策的會(huì)議當(dāng)眾表?yè)P(yáng)和批評(píng)的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議固定的會(huì)議集思廣益的會(huì)議Tips所有的會(huì)議都要落實(shí)到解決問(wèn)題！常見(jiàn)會(huì)議體系及頻度全體員工大會(huì)——至少一年一

2、次經(jīng)銷商大會(huì)——至少半年一次部門(mén)經(jīng)理會(huì)議——至少每月一次突發(fā)事件會(huì)議——越少越好一事一議會(huì)議——按需隨時(shí)舉行計(jì)算會(huì)議成本時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋會(huì)議秘書(shū)工作＋會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）金錢(qián)成本＝開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資直接成本＝會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)＋會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)＋旅費(fèi)、食宿費(fèi)＋文件準(zhǔn)備費(fèi)不定損失成本Tips開(kāi)會(huì)的效果至少應(yīng)該cover成本開(kāi)會(huì)有什么意義？一家公司的開(kāi)會(huì)效率與會(huì)后執(zhí)行決定了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力通過(guò)開(kāi)會(huì)提高生產(chǎn)力和競(jìng)爭(zhēng)力高效會(huì)議成功法則（1）必要時(shí)才開(kāi)會(huì)需要開(kāi)會(huì)嗎？◎NetMeeting調(diào)查結(jié)果：美國(guó)上班族每周平均參加十個(gè)

3、會(huì)議，約占每周工作時(shí)間一到一天半經(jīng)理人每周有一半以上時(shí)間在開(kāi)會(huì)57%的上班族開(kāi)會(huì)前心情緊張上班族普遍認(rèn)為平均一半的會(huì)議時(shí)間是浪費(fèi)的問(wèn)自己三個(gè)問(wèn)題1、開(kāi)會(huì)是否是解決這件事的最佳途徑？2、在這個(gè)會(huì)上，我期待什么樣的結(jié)果？3、如果不開(kāi)這個(gè)會(huì)，有可能產(chǎn)生什么不良后果？真的需要開(kāi)會(huì)嗎？開(kāi)會(huì)的理由必須把信息同時(shí)傳遞給很多人需要多人參與以作出決策，解決問(wèn)題要?jiǎng)e人參與以集思廣益聽(tīng)取工作匯報(bào)給團(tuán)隊(duì)委派任務(wù)敏感問(wèn)題的溝通突發(fā)緊急事件或者有時(shí)間急迫不開(kāi)會(huì)的理由你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開(kāi)會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題弄亂）會(huì)議成本太高沒(méi)有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議還有比開(kāi)會(huì)更好的辦法二、明確會(huì)議的

4、目的目的需要考慮的事項(xiàng)會(huì)議類型處理信息例如聽(tīng)取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個(gè)人非正式的小及四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì)正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢(shì)正式的涉及股東年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì)要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。公開(kāi)的涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會(huì)解決問(wèn)題例如應(yīng)付不滿。僅涉及一人一對(duì)一需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入專門(mén)委員會(huì)涉及緊急問(wèn)題臨時(shí)的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng)需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問(wèn)題監(jiān)時(shí)的涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題正式的要求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán)董事會(huì)要求公司的股東們授權(quán)年會(huì)或臨時(shí)股大會(huì)激

5、發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風(fēng)暴需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備正式的開(kāi)展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督檢查執(zhí)行情況和工作進(jìn)度、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題資源共享開(kāi)發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣Tips必須從一開(kāi)始就明確會(huì)議的目的高效會(huì)議成功法則（2）會(huì)前做好準(zhǔn)備，否則，你將為會(huì)議失敗做準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備核查清單1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開(kāi)會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程（表）5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.確定出席人（數(shù)）并分配任務(wù)7’確定是否分組8.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.研究會(huì)場(chǎng)如何布置10.安排出席者座位11.是否

6、準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.確定決策方法15.準(zhǔn)備相關(guān)背景資料16.確定會(huì)議需要的視聽(tīng)設(shè)備及輔助會(huì)議工具的準(zhǔn)備17.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備發(fā)言及傳閱資料18.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19.發(fā)出會(huì)議通知及相關(guān)背景資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知20’準(zhǔn)備預(yù)算并申請(qǐng)費(fèi)用Tips高效會(huì)議從會(huì)前準(zhǔn)備開(kāi)始會(huì)議準(zhǔn)備核心——會(huì)議通知的內(nèi)容會(huì)議目的會(huì)議希望達(dá)到的目標(biāo)或產(chǎn)生的結(jié)果出席人名單會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議持續(xù)時(shí)間會(huì)議主持人每個(gè)與會(huì)者的任務(wù)會(huì)議涉及的每個(gè)議題的負(fù)責(zé)人和討論時(shí)間背景資料清單及附件Tips主要人物或者領(lǐng)導(dǎo)還需要口頭重述通知要點(diǎn)和歸納

7、背景資料的信息開(kāi)會(huì)日期星期時(shí)間地點(diǎn)與會(huì)者名單必須出席者可選擇性出席者主題安排者電話開(kāi)會(huì)目標(biāo)會(huì)前準(zhǔn)備工作議程表7.4會(huì)議議程實(shí)例M計(jì)算機(jī)公司一號(hào)項(xiàng)目檢查會(huì)議日期：2001年12月4日，星期五時(shí)間：下午2：30——3：45地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室會(huì)議目的：研究一號(hào)項(xiàng)目進(jìn)展情況議程1．公司第四季度銷售情況；2．上次會(huì)議記錄；3．上次會(huì)議記錄中提出的問(wèn)題；4．××關(guān)于CPU進(jìn)展報(bào)告；5．××關(guān)于Case設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告；6．××關(guān)于軟件進(jìn)展報(bào)告；7．下次會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)。附件1．軟件進(jìn)展報(bào)告，第7號(hào)；2．Case設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告，第2號(hào)；3．關(guān)于