秘書工作職能ppt課件.pptx

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1、案例1總經(jīng)理授權(quán)秘書小王主持招聘新秘書的初試，要以秘書業(yè)務(wù)基本知識(shí)和能力為主，從100名應(yīng)聘者中選拔出10名參加由總經(jīng)理親自主持的復(fù)試，并強(qiáng)調(diào)若有疑問和難題可以隨時(shí)找他商量。小王接受任務(wù)后，決心在出這份試卷中表現(xiàn)出自己名牌大學(xué)畢業(yè)生的水平，出了一些管理學(xué)前沿的理論問題，做出評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，親自監(jiān)考、閱卷。結(jié)果，選出的應(yīng)聘者在總經(jīng)理主持的復(fù)試中，對(duì)“秘書是干什么的”、“你如何做好秘書”等基本問題，也不能準(zhǔn)確回答?？偨?jīng)理查閱試卷后說：“小王代表我選人，卻沒有用我的尺度，只有重新選?！卑咐?問題：1、在替領(lǐng)導(dǎo)初試的過程中，秘書小王哪些地方?jīng)]有做好？2、秘書接受任務(wù)之后，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)的意愿為依據(jù)還是自有主張？

2、3、如果你是小王，你會(huì)怎么完成初選任務(wù)？秘書工作職能與案例分析目錄1、秘書職能的含義2、秘書工作的職能輔助決策樞紐溝通辦理事務(wù)服務(wù)窗口什么是秘書職能秘書職能，是指在組織的運(yùn)行過程中，秘書所履行的輔助管理和綜合服務(wù)職責(zé)所發(fā)揮的作用與總體功能。秘書職能≠秘書實(shí)務(wù)或秘書業(yè)務(wù)秘書的基本職能≠秘書的具體工作秘書職能=秘書具備的職責(zé)、功能和作用輔助決策：秘書從知識(shí)、能力、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予領(lǐng)導(dǎo)決策輔助，以提高決策的科學(xué)性與貫徹落實(shí)的時(shí)效性。秘書的基本職能溝通協(xié)調(diào)：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。處理事務(wù)：秘書以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、管理事務(wù)為核心，操辦和管理辦公的相關(guān)事務(wù)。服務(wù)和窗口：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各

3、職能部門服務(wù)，為所有員工服務(wù)。對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口。輔助決策的精髓鞠躬盡瘁，死而后已?！T葛亮《后出師表》秘書輔助決策的特點(diǎn)1234時(shí)效性同層次性全過程性綜合協(xié)調(diào)性秘書輔助決策的原則定位原則諫諍原則信息原則超前原則系統(tǒng)原則秘書輔助決策的流程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)和選擇方案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋思考：你覺得秘書的溝通職能體現(xiàn)在哪些方面？秘書溝通的特點(diǎn)從屬性：以領(lǐng)導(dǎo)的指示、意見、要求和用意為依據(jù)間接性：不能直接運(yùn)用行政手段服務(wù)性：溝通隨領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)而產(chǎn)生主動(dòng)性：在被動(dòng)中求主動(dòng)，眼觀六路，耳聽八方秘書溝通協(xié)調(diào)的策略把握好角色，不越權(quán)越位把握好方法，不以權(quán)壓人把握好分寸，不把簡(jiǎn)單的問題復(fù)雜化把

4、握好火候，既不失時(shí)機(jī)也不急于求成李明是公司銷售部總經(jīng)理，劉楓是市場(chǎng)部的副總經(jīng)理。兩人原是同事，但是工作作風(fēng)完全不同，一個(gè)大刀闊斧，一個(gè)精益求精。加上性格的差異、個(gè)人的恩怨，所以，幾年來他倆一直不和。這在公司內(nèi)部幾乎是盡人皆知。老總剛從集團(tuán)總部調(diào)來不久，想打開歐洲市場(chǎng)，準(zhǔn)備派李明和劉楓去參加萊比錫國(guó)際博覽會(huì)，同時(shí)考察歐洲市場(chǎng)。秘書于雪在與老總的接觸中，知道了老總的這一想法。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？案例2A．如果老總問派他倆帶隊(duì)去歐洲是否合適，就說自己不清楚。B．主動(dòng)向老總匯報(bào)：聽銷售部的于娜說，他倆曾在餐廳動(dòng)手打過架，不知是否受影響。C．如果老總問起李明和劉楓的關(guān)系如何，就說他們兩人因?yàn)?/p>

5、性格等方面的原因，在工作中確實(shí)有些矛盾。D．如果老總不問，自己就不說這件事。E．如果老總問，就說他倆性格不合不來，但并不影響他們一起帶隊(duì)去歐洲。事務(wù)：秘書工作涉及的事務(wù)面廣而且繁雜，比如日常辦公、會(huì)議管理、接待工作、差旅管理、其他交辦事項(xiàng)等，很多事務(wù)相互聯(lián)系交叉，用“辦公事務(wù)”來概括顯然不夠準(zhǔn)確，用“綜合事務(wù)”來概括就比較全面。處理事務(wù)職能處理事務(wù)職能的特點(diǎn)：服務(wù)性繁復(fù)性廣泛性瑣碎性突擊性處理事務(wù)職能的原則：規(guī)范性原則協(xié)調(diào)性原則服務(wù)性原則計(jì)劃性原則問題：1、張秘書的做法違背了處理事務(wù)的什么原則？2、當(dāng)現(xiàn)實(shí)與原則沖突時(shí)，該如何處理問題？案例3窗口服務(wù)下課!子曰："不知命，無以為君子也。不知禮，無

6、以立也。不知言，無以知人也。"