公司公章使用管理規(guī)定.pdf

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1、.公司公章使用管理規(guī)定公司公章是一個單位、組織在職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行公務(wù)活動、行使職權(quán)的重要標(biāo)志。為規(guī)范公司公章的使用和管理，提高公章使用的嚴(yán)肅性、合法性，加強(qiáng)法律風(fēng)險的控制，特制定本規(guī)定。一、公章使用范圍：第一條對外公務(wù)中必須以公司名義簽訂或出具的章程、協(xié)議、請示、申請、報(bào)告、證明、書面答復(fù)、收件收據(jù)、資質(zhì)資格證明（例如營業(yè)執(zhí)照等）及其他合法材料。凡適用“合同章”、“人事章”、“報(bào)關(guān)章”等專用章的，應(yīng)盡量避免使用公章。第二條以公司名義對內(nèi)發(fā)布的規(guī)章制度、通知公告及其他公文。二、使用公章程序：第一條申請及審批流程1

2、、對外常規(guī)性工作（詳見附表一）：申請人審批人副總經(jīng)理第1項(xiàng)填寫無部門正/副經(jīng)理蓋章《用印申請單》非“第1項(xiàng)”第2項(xiàng)部門經(jīng)理員工2、對外非常規(guī)性工作：申請人審核人審核人審批人填寫副總經(jīng)理第1項(xiàng)《用印申請無總經(jīng)辦主任總經(jīng)理蓋章部門正/副經(jīng)理單》非“第1項(xiàng)”第2項(xiàng)部門經(jīng)理總經(jīng)辦主任總經(jīng)理員工3、對內(nèi)發(fā)布公司規(guī)章制度、通知公告及其他公文：總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)發(fā)布蓋章屬于“對外常規(guī)性工作”類別，對外提供復(fù)印件需蓋章按“對外常規(guī)性工作”程序執(zhí)行；1/7.屬于“對外非常規(guī)性”工作類別，按“對外非常規(guī)性工作”程序執(zhí)行。第二條使用公

3、章申請及審批流程解釋1、申請和審批流程用印須填寫《用印申請單》，分屬不同事務(wù)的材料分別填寫申請單，嚴(yán)禁在一份申請單中夾帶其他事務(wù)的材料。申請單首先交由部門經(jīng)理審核簽字，審核用途的真實(shí)性、必要性和材料的完整性。申請單必須是原件，若傳真件、復(fù)印件須電話確認(rèn)真實(shí)性。常規(guī)性事項(xiàng)由部門經(jīng)理審批簽字后，總經(jīng)辦予以蓋章。非常規(guī)性事項(xiàng)，部門簽字同意后交總經(jīng)辦主任審核簽字，審核行文格式、條款設(shè)置及控制法律風(fēng)險；最后交總經(jīng)理審批簽字。若無總經(jīng)理簽字，且需要立即蓋章的，由總經(jīng)辦電話向總經(jīng)理請示，總經(jīng)理同意后予以蓋章，事后用印人必須

4、補(bǔ)充完成公章申請及審批流程。2、蓋章材料要求原則上不得用復(fù)印件或傳真件，除非是辦事程序指定必須為復(fù)印件的（例如營業(yè)執(zhí)照等）。材料字跡須清晰、正確。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，不得有空白未填寫部分。嚴(yán)禁在空白頁、空白表上蓋章！用印人提供的材料不符合上述要求的，總經(jīng)辦不予蓋章。3、蓋章公章保管人須親自對用印材料進(jìn)行蓋章。其他人不得擅自使用公章進(jìn)行蓋章或作他用。4、用印人填寫《公章蓋章登記表》用印人親自、如實(shí)填寫《公章蓋章登記表》，詳細(xì)記錄用印時間、用印人姓名、部門、用途等，最后由用印人簽字確認(rèn)。用印人登記時，公章保

5、管人須在場監(jiān)督?？偨?jīng)辦須妥善保管《公章蓋章登記表》，以便事后追溯和核對。公章保管人核實(shí)《用印申請單》、《公章蓋章登記表》、蓋章材料一致無風(fēng)險2/7.后將蓋章材料交給用印人。5、審核不通過的處理辦法為規(guī)避風(fēng)險，總經(jīng)辦有權(quán)向用印人詢問用印材料的相關(guān)信息，并有權(quán)決定是否蓋章，總經(jīng)辦經(jīng)審核不同意蓋章的，須向用印人說明理由。對總經(jīng)辦不同意蓋章而用印人持有異議的，用印人可向總經(jīng)理申訴并遞交書面理由，總經(jīng)辦認(rèn)為確有必要的，用印人還須附上個人承諾書，最后由總經(jīng)理決定是否蓋章。三、用印時間地點(diǎn)：第一條用印人須在辦公時間內(nèi)申請用

6、印，如在非工作時間、節(jié)假日使用，須電話向總經(jīng)理申請，由總經(jīng)理指定時間、地點(diǎn)，然后通知公章保管人進(jìn)行蓋章。第二條公章應(yīng)妥善保管，原則上不得將公章帶出公司使用。如遇特殊情況需攜帶公章外出的，必須經(jīng)總經(jīng)理書面授權(quán)批準(zhǔn)后方可施行。四、公司公章的管理、保管權(quán)限：第一條公司公章由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一管理、保管?？偨?jīng)理秘書為公章的保管人，對公章的保管、使用負(fù)有直接責(zé)任，總經(jīng)辦主任在公章的管理上負(fù)有間接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任?？偨?jīng)辦主任的具體職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)設(shè)立公章使用登記臺帳；2、負(fù)責(zé)公章使用的審核工作；3、負(fù)責(zé)制定公章的使用管理規(guī)定和程序

7、。公章保管人的具體職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)公章的保管和使用；2、做好公章使用登記臺帳；第二條保管人不得私下自用、外借、仿制、丟失印章，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不3/7.得將印章交接給他人。第三條用印人所在部門經(jīng)理和分管副總對蓋章材料共同對外承擔(dān)責(zé)任。五、公章的保存第一條公章在不使用期間，公章保管人需將公章保存在保險柜、帶鎖的文件櫥中，并保證只有自己能控制該公章，否則由此產(chǎn)生的責(zé)任由保管人承擔(dān)。第二條公章在使用期間，公章保管人必須保證公章在保管人的控制范圍之內(nèi)。第三條用完公章須立即將公章收好。第四條未經(jīng)許可，非公章保管人使用公

8、章蓋章行為與公章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第五條公章如有不慎丟失，保管人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并向公安機(jī)關(guān)公章備案部門報(bào)失。六、處罰規(guī)則第一條公章保管人或用印人沒有按照用印程序進(jìn)行蓋章，但未對公司造成不利后果的，給予記小過處分；造成不利后果的，給予記大過處分。相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)亦給予相同處分。第二條用印人申請理由與事實(shí)不符、蓋章材料弄虛作假，但對公司實(shí)際造成或可能造成的影響較輕微的，給予記大過處分；已造成或可