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1、現(xiàn)代職業(yè)秘書實務：秘書工作案例分析與實訓譚一平從事秘書工作的前提條件(圖) 第二章秘書的基本條件 第一節(jié)從事秘書工作的前提條件 秘書是上司的助手，而上司一般都是企業(yè)的領導人。作為企業(yè)的領導人，他們都肩負重任，要為企業(yè)的生存與發(fā)展負責，因此，只有具備了一定的條件，才能成為企業(yè)領導人的助手，做好秘書工作?！ ∫?、成熟的白領 1、職業(yè)要求 作為秘書，她(他)必須首先是一個成熟的白領，這一點是由秘書工作的性質決定的。秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖 從上面這個圖可以看出，在上司的決策過程中，上司決策所需的信息大多是由秘書傳遞給他的；同樣，上司的
2、指令也多是通過秘書發(fā)布出去的；在另一方面，各部門也包括客戶需要向上司導反映的情況或要求，一般也是先通過秘書來傳遞。可以說，秘書工作在這種企業(yè)的運營過程中起著一種中樞神經(jīng)的作用。因此，如果沒有秘書的存在，企業(yè)運營的效率就有可能下降甚至處于癱瘓?！ 倪@張圖還可以看出，秘書每天都處在企業(yè)內部各種人際關系漩渦的中央，可以說牽一發(fā)而動全身。比如，秘書無意說的話或做的事，它們不僅有可能被認為那就是上司的旨意，而且有可能被無限放大，產(chǎn)生意外的影響。正因為秘書處于這么一個關鍵而又敏感的位置，所以，它要求秘書首先必須是一個成熟的白領。 2、白領成熟的標志
3、那么，白領成熟的標志是什么？白領成熟的主要標志是精神上的自立。所謂精神自立，就是當他面對自己工作與生活中的問題時，他會用自己的頭腦作出判斷，想出解決問題的辦法，并且自己動手去解決問題，而不再像做學生時那樣依賴父母、老師、同事和上司。當然，他們的父母、上司與同事有責任和義務繼續(xù)幫助和指導他們，但歸根到底，她的工作和生活必須自己負責。如果她是一個剛從學校畢業(yè)走向職場的新人，只有當她意識到自己的行為要對自己的家庭、公司和社會責任時，她才開始算是一個成熟的白領。 一個成熟的秘書，她首先要具備相當?shù)纳鐣ＷR，了解公司的規(guī)章制度(各種潛規(guī)則)；其次她做事
4、沉著而又機伶，工作踏實，具備相當?shù)呢熑胃袕?，富于團隊精神，能進行自我管理。自我管理二、自我管理由于秘書處于一個關鍵而又敏感的位置，所以，秘書必須在工作中隨時約束自己的行為，自覺地進行自我管理。1、學習管理隨著企業(yè)的發(fā)展和市場競爭越來越激烈，企業(yè)領導人面臨的各種壓力也越來越大，所以，他們對自己的助手----秘書的要求自然也就越來越高，因此，秘書必須提高自我學習能力，在工作中學習，在實踐中總結，注意隨時給自己充電。秘書一般都工作繁忙，用來學習的時間有限，所以，秘書不能只憑興趣讀書，讀書應該有一定的目的性。特別是在工作一段時間之后，知道自己哪些方面知
5、識欠缺，自己在哪些方面應該“充電”。如果有針對性地讀書，學習的效果往往事半功倍。2、時間管理秘書工作不僅繁瑣，而且工作的內容變化快，經(jīng)常同時要做幾項工作，但每一項具體工作都有時間上的要求，必須在規(guī)定的時間內按質按量地完成工作，上司不會允許秘書工作總是拖拖拉拉。因此，秘書對自己的每一項工作都要清楚它需要花多少時間才能完成。為了保證工作的順利和效率，在工作開始之前，就要對工作的步驟和程序確定好，做好工作計劃。3、健康管理上司對秘書的要求首先是頭腦敏捷，秘書工作可以說既是腦力工作也是體力工作，因此，身心健康是從事秘書工作的先決條件。作為秘書，不僅要保
6、持身體健康，而且還要保持心理健康。只有保持身心健康，才能夠在工作中保持相當?shù)哪土捅l(fā)力，出色地完成自己的工作，這是作為秘書最基本的條件。如果你今天頭痛上醫(yī)院，明天發(fā)燒在家休息，那你不僅不能完成自己的本職工作，你還會影響你的上司和整個部門的工作。因此，從平時起就要注意運動，每天保持充足的睡眠有規(guī)律的生活，按時定量用餐等。對于年輕的秘書來說，由于收入有限，應該根據(jù)自己的實際情況來選擇鍛煉的方式，比如，打羽毛球或籃球，這類運動不僅實惠；而且很容易出汗，鍛煉效果很好。如果工作繁忙，抽不出專門的時間進行鍛煉，那就要見縫插針進行鍛煉，比如在上51下班的路
7、上，少坐一兩站公共汽車，用走路代替鍛煉；為了增加運動量，盡量走得快些；平時一般不乘電梯和滾梯。4、感情管理秘書的感情管理就是不感情用事。秘書在日常工作中要與各種各樣的人打交道，不能因為對方是自己的朋友或熟人，你就改變自己的接待方式或者公司的原則，比如向他透露公司機密；在另一方面，對于你眼中的“小人”或跟自己鬧過矛盾的人，你就利用自己手中的“權力”故意刁難他。感情管理的另一方面是控制辦公室戀情的發(fā)生。同一公司員工之間不允許談戀愛，這是現(xiàn)代職場一條潛規(guī)則。的確，喜歡一個人或討厭一個人，都是與工作無關的個人隱私，但是辦公室戀情是發(fā)生在工作場合，它不可
8、能對秘書的工作沒有一點影響。感情往往是在無意之中產(chǎn)生，如你討厭某個人，你就有可能利用自己的職務之便，在有意或無意之中刁難他；如果對自己喜歡的人，則完全
