[精品文檔]文書及檔案管理[豆丁共享]

《[精品文檔]文書及檔案管理[豆丁共享]》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內(nèi)容在教育資源-天天文庫。

1、文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範（九十三年修正版）行政院研究發(fā)展考核委員會中華民國九十三年六月3文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範（九十三年修正版）行政院秘書處行政院研究發(fā)展考核委員會交通部行政院主計處彙編3文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範目錄壹、前言1貳、作業(yè)規(guī)範2一、作業(yè)目標2二、作業(yè)範圍2三、作業(yè)功能2四、作業(yè)流程3五、相關規(guī)定16六、欄位定義16七、代碼清冊27參、技術規(guī)範31一、共同傳輸檔案格式32二、附件採用格式49三、電子公文傳遞交換作業(yè)規(guī)範51四、中文字碼處理原則57五、政府憑證管理中心相關規(guī)範58六、智慧卡設備規(guī)範72附錄一：附件補充說明74一、附件傳送原則74二、各類

2、檔案格式之分析比較74三、附件傳送方式之建議79附錄二：前置處理訊息傳輸方式補充說明81一、SMTP傳輸方式81二、FTP傳輸方式873三、FTP傳輸步驟88四、公文電子交換訊息傳輸資料格式89五、訊息格式說明92六、軟體功能說明126附錄三：公文閘道系統(tǒng)補充說明(草案，系統(tǒng)建置案完成視需要更新)130一、公文交換系統(tǒng)使用閘道系統(tǒng)API作業(yè)規(guī)範132二、公文本文、附件及數(shù)位簽章資料傳輸編碼原則135三、公文交換系統(tǒng)使用閘道系統(tǒng)資料傳輸API，ASN.1編碼規(guī)範138四、閘道器間資料傳輸與編碼規(guī)範152五、閘道管理者與轉送閘道器管理者間資料傳輸與編碼規(guī)範153六、閘道系統(tǒng)各項

3、訊息彙編155附錄四：憑證ASN.1格式補充說明157一、格式說明157二、GCA憑證DERcode範例160三、憑證廢止清冊的ASN.1格式164四、GCA憑證廢止清冊DERcode範例1643文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範(九十三年修正版)壹、前言「文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範」分二大部分，分別為作業(yè)規(guī)範及技術規(guī)範。作業(yè)規(guī)範是提供文書、檔案及資訊人員使用，技術規(guī)範是提供資訊人員開發(fā)公文電腦化作業(yè)系統(tǒng)使用。3作業(yè)規(guī)範貳、作業(yè)規(guī)範一、作業(yè)目標(一)訂定各機關之文書處理、檔案管理標準作業(yè)流程及共同性規(guī)範。(二)以電腦輔助文書製作，提高品質，減少重覆繕打之時間、人力及可能造成之錯

4、誤。(三)藉電腦輔助文書流程管理，確實掌握文書處理流程及時效，並予以稽催管制。(四)經(jīng)由網(wǎng)路傳遞交換，大幅提升文書交換效率。(五)以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調(diào)卷，提升決策品質效果與便利民眾申請應用。(六)為提升發(fā)文收文處理效率，郵寄信封得以開窗式信封處理，便於郵寄文件自動化處理。二、作業(yè)範圍本作業(yè)規(guī)範涵蓋文書製作、流程管理、傳遞交換、檔案管理，並涵蓋一般公文、訴願、陳情、人民申請、專案管制、民意代表質詢案件等之文書及檔案管理作業(yè)(但不含訴願、陳情、人民申請、專案管制等之實質處理)。三、作業(yè)功能文書處理及檔案管理電腦化作業(yè)包括從電腦輔助承辦人製作公文之

5、文書製作、文書處理過程之流程管理、檔管介面、透過通信網(wǎng)路進行公文傳遞交換，另提供電腦化作業(yè)之檔案備份、檔案重整、作業(yè)權限設定等系統(tǒng)維護功能(如圖一)。29作業(yè)規(guī)範圖一電腦化作業(yè)功能以上五大作業(yè)項目之細部功能，如收發(fā)文時自動擷取相關公文字號、及印製各式文書及統(tǒng)計報表等，得視各機關實際需要自行訂定。四、作業(yè)流程現(xiàn)行文書處理流程如圖二所示。電腦化後，作業(yè)流程中若干決策點仍由人工作業(yè)判定，詳如圖三至圖六。29作業(yè)規(guī)範現(xiàn)行文書處理流程圖二現(xiàn)行文書處理流程29作業(yè)規(guī)範電腦化作業(yè)流程(一)文書製作(詳圖三)1、公文文書電子檔包括公文本文檔及附件檔。2、已訂有標準格式之公文類型為：˙令˙函

6、(書函、交辦(議)案件通知單、催辦案件通知單、移文單、機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書機密等級變更或註銷通知單格式亦同)函稿格式同函，為函製作過程中所用，部分欄位資料如受文者、發(fā)文日期、發(fā)文字號等於發(fā)文時加列˙公告˙開會通知單˙簽˙簽稿會核單˙會銜公文會辦單˙公文時效統(tǒng)計˙其他定型化表單前述公文紙格式及組成欄位請參見「文書處理手冊」相關說明，製作範例亦請參見該手冊，惟公文時效統(tǒng)計請參見「文書流程管理手冊」。3、公文附件類型分為文字檔、靜態(tài)圖形檔、工程圖檔、動畫檔、聲音檔、動態(tài)影像檔、紙本文件及無法電子化之實物等，其處理原則如下：˙附件用紙尺寸除法令另有規(guī)定者外，以

7、採用國家標準總號五號用紙尺度A4為原則。29作業(yè)規(guī)範˙已電子化之附件按「參之二、附件採用格式」傳送。˙大量附件如：研究報告、書籍等，以於本文中敘明檔案儲存位置，如：網(wǎng)址，由收方按存取控制機制自行下載為原則；第一類公文電子交換之附件大小，以不超過500K為原則，超過者應改置於共用附件下載區(qū)供收文方下載使用。˙紙本文件適合轉換成電子附件者，請參酌檔案管理局「機關檔案管理資訊化作業(yè)要點」辦理。˙錄音帶、錄影帶等適合轉換成電子附件者，轉換後按「參之二、附件採用格式」傳送。˙無法電子化之實體附件，連同公文本文仍以傳統(tǒng)方式傳送