辦公電話管理規(guī)定

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辦公電話管理規(guī)定一、目的為加強(qiáng)辦公電話的管理，本著方便工作、規(guī)范管理、厲行節(jié)約的原則，特制定本規(guī)定。二、適用范圍適用于公司所轄各部門、車間。三、管理職責(zé)（一）總經(jīng)理辦公室為公司辦公電話管理的歸口部門。（二）各部門、車間負(fù)責(zé)各自辦公電話的管理工作。四、辦公電話申報、安裝、維修管理（一）當(dāng)現(xiàn)有電話線路不能滿足工作需要時，應(yīng)由部門或車間提出申請報總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理辦公室收到申請后將進(jìn)行調(diào)研確認(rèn)，并形成書面意見報總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理審批后，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行內(nèi)部調(diào)解或與電信部門聯(lián)系增設(shè)電話。（二）當(dāng)電話出現(xiàn)故障時，相關(guān)部門、車間及時通知總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理辦公室必須盡快聯(lián)系相關(guān)人員進(jìn)行維修。1、由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)記錄維修情況及維修使用的零部件，列入該部門辦公費用內(nèi)。2、根據(jù)維修情況判斷，如果電話是人為損壞，由損壞人照價賠償。五、辦公電話使用（一）?辦公電話主要是作為與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用。3

1（二）打電話時要注意禮節(jié)，長話短說，簡明扼要，減少通話時間。（三）使用前應(yīng)對要討論、商洽事情稍加構(gòu)思，并且要準(zhǔn)備紙和筆以方便記錄。（四）通話的具體要求1、接聽電話要求（1）所有來電，務(wù)必在三響之內(nèi)接答。（2）通話時，聽筒一頭應(yīng)放在耳朵上，話筒一頭置于唇下約五公分處，中途若需與他人交談，要用另一手捂住話筒。（3）必要時做好記錄，通話要點要問清楚。（4）對方掛斷之后方為通話完畢，不得用力擲聽筒。2、接聽電話時的言談規(guī)定（1）聲調(diào)要自然、清晰、柔和、親切，聲音不要過高，也不要過低。（2）不準(zhǔn)講粗話，使用蔑視和侮辱性的語言。（3）不準(zhǔn)開玩笑。（4）多用敬語，如“請”、“謝謝”、“您”等。3、來電接聽程序（1）接聽電話按“您好＋辦公室名稱（外線加公司簡稱）＋本人姓名”順序執(zhí)行。（2）當(dāng)來電要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否需要留言或回電話。做留言記錄的時候,要問清楚對方的電話號碼、尊稱，并邊記錄邊重復(fù)客人留言，最后復(fù)述一遍。（3）接收傳真的時候要問清楚傳真件頁數(shù)，收件人所屬部門，接收完畢后應(yīng)馬上送交收件人。六、費用控制3

2（一）內(nèi)部聯(lián)系使用公司內(nèi)網(wǎng)，接打電話免費。（二）總經(jīng)理辦公室核定各部門的電話數(shù)量，確定是否開通長途的電話，對固定電話費實行定額管理。（三）禁止撥打信息臺，電話單中的信息費一律不予報銷，從責(zé)任人工資中扣除。（四）禁止在公司內(nèi)打私人電話。（五）每月月末總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對固定電話費用進(jìn)行統(tǒng)計，并與固定電話費定額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核對，每月電話費超出定額部分，由電話使用者自行負(fù)擔(dān)。3