高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題的論文

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1、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題的論文摘要:隨著信息數(shù)字化急速成熟,高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展,高校檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分的。  關(guān)鍵詞:高校檔案檔案管理創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化    創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì),跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐,才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。  1.1檔案信息時(shí)代發(fā)展的要求  首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間

2、只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中,面對(duì)浩如煙海的信息,對(duì)人們來(lái)說(shuō),信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對(duì)過(guò)剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì),其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開(kāi)展,將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境,進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中?! ∫酝鶛n案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源,為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編

3、研工作可以減少,甚至平時(shí)查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔,盡快地提供利用。.平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中,各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見(jiàn),年終歸檔時(shí),只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。  1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果  首先,高校檔案部門出于自身

4、管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計(jì)算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的

5、大量機(jī)讀文件,即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生?! ?.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟  1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來(lái),我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)(china)、中國(guó)教育科研網(wǎng)(caep.cetin)、中國(guó)科技網(wǎng)(cst)和中國(guó)金橋網(wǎng)(chinagb),并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)inter接軌。就全國(guó)高校來(lái)看,1994年以來(lái),由于"211工程"和cer工程的促進(jìn),很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入cer,800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開(kāi)始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)

6、算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件?! ?.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效  自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來(lái),高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)10多年的努力,開(kāi)發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是,計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和

7、應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證?! ?現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題  2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題  事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心,工作對(duì)象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目

8、和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索,不是針對(duì)具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計(jì)算機(jī)中錄入

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