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《合同管理內(nèi)控制度的建立和完善》由會(huì)員上傳分享,免費(fèi)在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。
1、合同管理內(nèi)控制度的建立和完善合同管理內(nèi)控制度的建立和完善合同管理內(nèi)控制度的建立和完善合同管理內(nèi)控制度的建立和完善合同管理內(nèi)控制度的建立和完善1999年第6期航天工業(yè)管理99航天優(yōu)秀審計(jì)論文合同管理內(nèi)控制度的建立和完善張麗艷(北京特殊機(jī)電研究所)一般來說,甲乙雙方從簽訂合同到完成要經(jīng)歷協(xié)商,簽訂,履行,變更,解除,完成等過程.這一過程可分為三個(gè)階段:第一階段是調(diào)研,談判,簽訂,這一階段主要是簽訂前的工作.第二階段包括變更,解除,糾紛等環(huán)節(jié),這一階段是履行階段.第三階段為驗(yàn)收,交付,資料歸檔等工作,這一階段是完成階段,主要是完成及后續(xù)工作.合同管理應(yīng)從這三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)著手,建立和
2、完善相應(yīng)的內(nèi)控制度.本文通過對幾年的工作實(shí)踐,探索完善合同管理內(nèi)控制度的基本思路和方法,以求共識(shí).一,強(qiáng)化合同簽訂前的管理與監(jiān)督規(guī)范合同的簽訂過程,是規(guī)范合同管理工作的第一步.在這一步中應(yīng)堅(jiān)持以下幾項(xiàng)制度:(1)委托代理人持證上崗制度.(2)合同審簽制度.即在簽訂合同之前,要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門,財(cái)務(wù)部門,質(zhì)量部門,審計(jì)部門的審簽,最后由所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),經(jīng)合同歸口管理部門蓋章生效.(3)合同評審制度.即凡承接任務(wù)的合同,都要經(jīng)過主管業(yè)務(wù)部門主持的評審,評估一下風(fēng)險(xiǎn)和效益;委托合同金額較大的,應(yīng)有財(cái)務(wù),審計(jì)等部門參加論證和評審.過去由于合同簽訂的不規(guī)范,沒有嚴(yán)格按合同管理辦法辦理,給單位
3、造成很大的經(jīng)濟(jì)損失,教訓(xùn)是深刻的.如1992年底簽訂的某工程合同,合同簽訂前沒有按規(guī)定送各有關(guān)部門審簽,后發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛,工程款經(jīng)多次催要仍無法收回,這一項(xiàng)就損失8O多萬元.又如1993年簽訂的某工程合同,不僅未經(jīng)有關(guān)部門事前審簽,而且執(zhí)行過程中合同內(nèi)容幾經(jīng)修改,變更,沒有留下文字記錄,現(xiàn)在工程完工驗(yàn)收已2年多,雙方對合同總造價(jià)(總產(chǎn)值)仍有爭議,我方拿不出證據(jù),使幾十萬元工程款收不回來.為防止類似事件的再次發(fā)生,單位重新修訂了合同管理辦法,舉辦了委托代理人培訓(xùn)班,頒發(fā)了法人委托書,加強(qiáng)和細(xì)化了合同的事前審簽,事中檢查,事后驗(yàn)收結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理控制工作,以促使管理到位,為
4、經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行和獲取良好的經(jīng)濟(jì)效益打下了基礎(chǔ).二,加大合同履行的檢查力度在對合同進(jìn)行審計(jì)中發(fā)現(xiàn)部分合同的管理上存在著內(nèi)部管理控制制度不配套,制約機(jī)制不健全,制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查力度不夠等問題.如在一些工程合同履行中,存在經(jīng)辦人多領(lǐng)料的現(xiàn)象,有些工程完工沒有進(jìn)行驗(yàn)收,有關(guān)機(jī)關(guān)也沒有檢查.對于這些問題,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員沒有按制度規(guī)定進(jìn)行追究,給單位造成較大損失.所以說進(jìn)行合同履行中的監(jiān)督檢查是非常必要的.一方面可以及時(shí)了解合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)一21一——一一~~~一1999年6期航天工業(yè)管理99航天優(yōu)秀審計(jì)毒文采取措施加以解決,以避免發(fā)生經(jīng)濟(jì)損失.另一方面也能發(fā)現(xiàn)管
5、理中的漏洞及內(nèi)控制度的不匹配,不協(xié)調(diào)的問題,以便建議有關(guān)部門研究解決.為將此項(xiàng)工作做好,在新的合同管理辦法中明確要求:各單位合同管理員要隨時(shí)掌握合同的履行情況.并定期向有關(guān)部門報(bào)告工作{同時(shí)加大合同履行過程中的檢查力度,并對內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行考核和監(jiān)督.1998年底對新簽的合同進(jìn)行了一次較為全面的檢查,做了一次有益的嘗試,為今后更有效地開展這方面的工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).三,做好合同驗(yàn)收交付,歸檔工作對于委托方的合同要著重檢查對方是否按合同要求完成了,技術(shù)要求,進(jìn)度要求,質(zhì)量要求等各方面是否達(dá)到要求,組織有關(guān)方面人員進(jìn)行驗(yàn)收.對沒有達(dá)到合同要求的項(xiàng)目,我方有權(quán)拒收,合同尾
6、款我方有權(quán)拒付,以維護(hù)我方合法利益,以使經(jīng)費(fèi)的利用更合理有效.對我方為受托方的合同,在對方驗(yàn)收完畢后,積極組織催款,并做好售后服務(wù)工作,提高我方信譽(yù).對經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益進(jìn)行評價(jià).對于無效益的合同,以后要引以為戒.無論哪種合同,都要做好合同歸檔工作.從合同的談判,簽訂及履行,完成等一系列工作的全部資料都要?dú)w檔,作為檔案保存,避免過后出現(xiàn)糾紛或其他情況無從查起.四,幾點(diǎn)思考和體會(huì)從合同管理的內(nèi)控制度的建立和完善過程中,有以下幾點(diǎn)體會(huì):(1)加強(qiáng)內(nèi)控制度的調(diào)查與審計(jì),強(qiáng)化事前,事中的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督,使內(nèi)控制度健壘,有效地發(fā)揮作用,促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)工作向一22一事前,事中延伸是今后工作
7、的重要方向,也是內(nèi)部審計(jì)參與經(jīng)營管理的基本思路和方向.(2)在進(jìn)行各種形式審計(jì)的同時(shí)要結(jié)合檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況,這是基本的,經(jīng)常性的審計(jì)方法.如在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)管理控制的某一個(gè)環(huán)節(jié)或關(guān)鍵環(huán)節(jié)出現(xiàn)較大的漏洞或問題再適時(shí)地開展對專項(xiàng)內(nèi)控制度的審計(jì)或?qū)徲?jì)調(diào)查.(3)內(nèi)控制度是和管理控制對象,組織管理體制,實(shí)施形式和過程都密切相關(guān)的,涉及到許多專業(yè)知識(shí)和管理方法.內(nèi)部審計(jì)人員在進(jìn)行內(nèi)控制度的審計(jì)及審計(jì)調(diào)查中要注意以下幾個(gè)方面:第一+以虛心的態(tài)度向被審計(jì)者調(diào)查,向?qū)I(yè)人士了解和咨詢被審計(jì)事項(xiàng)的生產(chǎn),管理等實(shí)際情況以及有關(guān)知識(shí),