文書檔案整理的步驟和方法

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1、黔江區(qū)檔案局整理文書檔案的步驟和方法黔江區(qū)檔案局李業(yè)宣黔江區(qū)檔案局文件材料的收集裝訂分年度分大類劃定保管期限步驟黔江區(qū)檔案局排列蓋印歸檔章編制室編件號編制歸檔文件目錄裝盒步驟黔江區(qū)檔案局一·文件材料的收集將屬于歸檔范圍的需要整理的文件材料收集齊全、完整。所謂齊全，就是把應(yīng)歸檔的所有文件全部收齊，包括收文、發(fā)文編了文號的文件，沒編文號的文件，會議文件等等；所謂完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、簽發(fā)單、處理簽、領(lǐng)導(dǎo)批示等都收齊。黔江區(qū)檔案局一·文件材料的收集平時收集：嚴格登記、及時收集、嚴格檢查、妥善保管。全面集中收集：第二年整理檔案時，在本單位領(lǐng)導(dǎo)和各內(nèi)部組織機

2、構(gòu)對應(yīng)歸檔的文件材料再進行一次全面集中收集。確定文件材料歸檔范圍：主要是對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進行“資格審定”，是對文件價值的初步判定。黔江區(qū)檔案局文件歸檔歸檔文件的價值鑒定鑒定標準：職能標準、來源標準、內(nèi)容標準、形式特征標準。鑒定原則：歷史的觀點、全面的觀點、長遠的觀點。黔江區(qū)檔案局文件歸檔應(yīng)歸檔文件應(yīng)歸檔的本機關(guān)形成的文件材料應(yīng)歸檔的外來文件材料應(yīng)歸檔的上級業(yè)務(wù)主管部門的文件材料應(yīng)歸檔的下級機關(guān)的文件材料應(yīng)歸檔的區(qū)委、區(qū)政府和同級區(qū)級部門以及非隸屬機關(guān)的文件材料黔江區(qū)檔案局文件歸檔重視新興領(lǐng)域文件材料的歸檔，特別是涉及人事和民生檔案的歸檔，主要人事和民生文件材料

3、有：A，街道、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)歸檔的主要人事和民生文件材料:在新時期各街道、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)要抓好新農(nóng)村建設(shè)、新型農(nóng)村合作醫(yī)療、征地農(nóng)轉(zhuǎn)非和社會養(yǎng)老保險、小城鎮(zhèn)建設(shè)、土地征用、承包、流轉(zhuǎn)、農(nóng)民專業(yè)合作社、集體林權(quán)制度改革登記、退耕還林、綜合種糧直補、換屆選舉、高山移民、計生（生育證、獨子證）、最低生活保障等人事和民生文件材料的收集。黔江區(qū)檔案局文件歸檔在新時期區(qū)級部門要抓好覆蓋人民群眾的人事檔案、醫(yī)保、社保、低保、就業(yè)等民生檔案。B，區(qū)級部門歸檔的主要人事和民生文件材料:黔江區(qū)檔案局文件歸檔各有關(guān)單位應(yīng)加強重點建設(shè)項目、重大事項、重要事件、重大災(zāi)害、重要人物、重大活動、聲像檔案和各種

4、專門檔案文件材料的歸檔。區(qū)上組織的重大活動，各牽頭單位要加強對文字、聲像資料的收集整理，在活動結(jié)束后三個月內(nèi)必須移交區(qū)檔案館保管；重大事項、重要事件、重大災(zāi)害、重要人物來黔視察調(diào)研等，區(qū)委辦、區(qū)政府辦指定的專人或部門進行的攝像、錄音、照相和記錄等材料，經(jīng)過整理后，在事后一個月內(nèi)移交到區(qū)檔案館保管。黔江區(qū)檔案局二·裝訂一般以每份文件為一件。修裱、去掉金屬物、字跡模糊或易退變的文件需復(fù)制、紙張過大的需折疊。對劃定為永久、30年和10年保存的文件將左、下側(cè)對齊后分別按“件”用線左側(cè)三孔一線進行裝訂。黔江區(qū)檔案局三·分年度收集的文件材料按文件形成的年度分開。即相同年度形成

5、的文件材料歸在一起整理?？缒甓鹊臅h文件，放在閉幕年；來文與復(fù)文跨年度并作為一件的，放在復(fù)文年。黔江區(qū)檔案局四·分大類將同一年度的文件按單位內(nèi)部組織機構(gòu)分成若干大類。即根據(jù)文件的內(nèi)容和辦理文件的內(nèi)部組織機構(gòu)，屬于哪個內(nèi)部組織機構(gòu)職能范圍，由哪個內(nèi)部組織機構(gòu)辦理的文件材料，就分到哪個內(nèi)部組織機構(gòu)大類中去。如果單位文件材料很少，內(nèi)部組織機構(gòu)的職能又不十分嚴格，且變動頻繁的單位，也可將一年內(nèi)形成的文件材料按問題分成幾個大類（如：行政類、黨群類、業(yè)務(wù)類等）。不管采用哪種分類法，當確定了一種方法后，就不要隨意變動。黔江區(qū)檔案局五·劃定保管期限根據(jù)今后可能產(chǎn)生的不同作用，主要

6、是確定檔案的“生存期”，對文件價值作進一步判定而制定文件材料保管期限表。將每一個大類文件材料按保管期限表規(guī)定，劃定為永久、30年、10年三種保管期限。凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究以及在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；黔江區(qū)檔案局五·劃定保管期限凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在30年內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管；凡是在10年內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的檔案，列為10年保管。在某一大類文件材料中，不一定三種保管期限的文件材料都有，大多數(shù)情況可能有30年、10年兩種或一

7、種保管期限的文件材料。就是說，在劃定保管期限時，根據(jù)保管期限表規(guī)定，該劃定什么保管期限，就劃定什么保管期限，不能去硬湊三種保管期限。黔江區(qū)檔案局六·排列對劃分好大類和保管期限且裝訂好的文件材料要進行排列。對同一大類、同一保管期限的文件材料排列時，應(yīng)將問題相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列順序上，一般是重要程度高的文件、上級機關(guān)的文件排在前面；對同一問題或同等重要或同一級別的文件材料，應(yīng)按文號或文件形成的時間先后順序排列。在一年內(nèi)按單位內(nèi)部組織機構(gòu)平時的排列順序或問題（大類：行政類、黨群類、業(yè)務(wù)類等）排列成永久、30年和10年三大部分。將零散文件排列在相應(yīng)保

8、管期限最后