人事檔案管理制度

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1、人事檔案管理制度　　一、人事檔案保管制度　　□目的　　第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企　　業(yè)機密　　的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。　　第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務?！　〉谌?，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔　　案材料　　的前提和保證?！　　跞耸聶n案保管制度的基本內(nèi)容　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材　　料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)

2、保密制度；統(tǒng)計制度?！　?1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料　　進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體　　位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案?！　?2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段?！　z查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀　　等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤　　等。　　檢查核對一般要定期進行。但在下

3、列情況下，也要進行檢查核對：　　——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：　　——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失?！　　l(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等?！　?3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等　　原因　　引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：　?、偃〕鰬D(zhuǎn)走的檔案；　?、谠跈n案底賬上注銷；　?、厶顚憽掇D(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；　?、馨窗l(fā)文要求包裝、密封?！　≡谵D(zhuǎn)遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位　　在收到檔案，核

4、對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回?！　?4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：　?、賹τ谳^大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備?！　、趲旆總溆斜匾姆阑?、防潮器材?！　、蹘旆?、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品?！　、苋魏稳瞬坏蒙米詫⑷耸聶n案材料帶到公共場合?！　、轃o關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。⑥離開時關燈關窗，鎖門。　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：　　①人事檔案的數(shù)量?！　、谌耸聶n案材料收集補充情況?！　、蹤n案整理情況?！　、軝n案保管情況。　?、堇们闆r?！　、迬旆吭O備情況?！　?/p>

5、⑦人事檔案工作人員情況。　　二、人事檔案利用制度　　□目的　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，　　應遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按　　照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求?！　　跞耸聶n案利用的方式　　人事檔案的利用有多種方式：　　(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，　　以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于

6、防止泄密和丟　　失等。這是人事檔案利用的主要方式?！　?2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；　　公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時　　催還?！　?3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔　　案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求　　出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等?！　?.人事檔案利用的手續(xù)　　在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維

7、護人事檔案完整安全的　　重要保證?！　?1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在　　報告　　中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責　　人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分　　，手續(xù)齊全，則給予批準?！　?2)外借手續(xù)?！　∈紫?，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似?！　∑浯危铏n單位(部門)蓋章，負責人簽字?！　≡俅?，人事檔案部門對其進行審核、批準?！　∪缓?，進行借檔登記。把借檔的時間，材料

8、名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人　　員簽字?！　∽詈螅瑲w還時，及時在外借登記上注銷。(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時　　，需履行以下　　手續(xù)：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章　?。黄浯?，人事　　檔案部門