人事檔案管理制度

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1、人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件人事檔案管理制度文件編號:ADM-000X文件版本:A/1編制：審核：批準(zhǔn)：修定日期:2017年10月1日人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件目　錄第一章目的第二章用途第三章范圍第四章管理職責(zé)第五章人事檔案內(nèi)容第六章人事檔案的借閱、移交與銷毀第一章目的人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之規(guī)范化、制度化。同時為了更有效的對員工人事檔案進行妥善的保護和利用，維護人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。第一章用途員工人事檔案是公司在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核

2、、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關(guān)材料，是全面考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)第二章范圍本制度適用于公司所有人員第三章管理職責(zé)一、公司行政人事部負有人事檔案的管理職責(zé)。二、行政人事部負責(zé)制訂、修改和完善公司人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實施細則等規(guī)范；三、行政人事部負責(zé)公司各部門的員工人事檔案管理工作；第四章人事檔案內(nèi)容一、檔案類別1、紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成（1）個人簡歷資料、員工登記表；（2）身份證復(fù)印件、通行證、護照等；（3）學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；（4）獎勵及處分資料；（5）培訓(xùn)記錄

3、及外訓(xùn)協(xié)議等材料；（6）勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；（7）承諾書、保密協(xié)議；（8）保險資料；人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件（9）年度、半年度績效考核資料；2、電子檔案（1）員工登記表電子版（2）員工花名冊（3）圖像資料等二、檔案管理基本要求行政人事部必須按照員工花名冊中的員工編號（即：工號）進行編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標(biāo)記，每20個檔案做一個小標(biāo)記、60個檔案做一個大標(biāo)記，方便查找。1、檔案編號原則：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找

4、的特征，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進員工延續(xù)上一個編號以此類推；（1）人員檔案號編號原則：公司編碼+部門代碼+員工編號（三位數(shù)），如：CJMG003（CJ:公司編碼-“創(chuàng)基”首兩個字母拼音縮寫）；MG：部門代碼—“木工”部部門名稱首字母拼音縮寫）；003：員工編號-按本部門具體入職時間順序確定）；離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號不變，同時在檔案封面?zhèn)渥谠敿毺顚懏悇訒r間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門（或離職）的檔案位置。2、檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表→身份證復(fù)印件→學(xué)歷證

5、書復(fù)印件→社保資料復(fù)印件→各資格證書→勞動合同→獎勵及處分材料→員工異動表→績效考核表→調(diào)薪審核表→離職表單排序，并于表單右上角處按順序進行編號，編號原則根據(jù)：檔案號-頁碼，如：CJMG003-01、CJMG003-02，并在封面對應(yīng)項顯示頁碼。4.檔案外封面目錄的要求（1）員工信息登記表（2）身份證復(fù)印件（3）學(xué)歷證書復(fù)印件（5）社保資料復(fù)印件（6）各資格證書（7）勞動合同人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件（8）獎勵及處分材料（9）員工異動表（10）績效考核表（11）調(diào)薪審核表（12）離職表單確保檔案信息真實準(zhǔn)確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進入檔案查

6、詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼、合同期限、資格證書是否原件、調(diào)崗時間、離職時間等，此頁貼于檔案封面，方便快速查找三、人事檔案的收集、整理與更新1、在職員工檔案（1）日常收集員工履歷表、各種獎勵、職務(wù)任免、異動表、勞動合同、保險、培訓(xùn)、獎懲、協(xié)議等材料。（2）每三個月定期一次全面更新維護全員檔案2、新進人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。3、離職人員檔案，離職人員應(yīng)于離職三個工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。四、特別要求。1、入職檔案新員工入職報到當(dāng)天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后

7、，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、職位、內(nèi)容、頁碼等。新員工入職三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行歸檔：（1）《求職登記表》（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；（2）身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；2、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：1)《轉(zhuǎn)正申請表》、《轉(zhuǎn)正通知單》2)《勞動合同》3)《競業(yè)禁止合同書》人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件3、員工辦理異

8、動手續(xù)時檔案管理人員在完成員工異動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料裝入該員