檔案資料管理辦法

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1、檔案（資料）管理辦法第一章總則第一條為了提高公司檔案管理水平，做好公司各類檔案管理工作，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本管理辦法。第二條本管理辦法的內(nèi)容包括文件材料形成與歸檔、文書檔案管理、人事檔案管理、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理、會(huì)計(jì)檔案管理、經(jīng)營統(tǒng)計(jì)檔案管理、檔案保密管理、檔案查閱復(fù)制制度、歸檔時(shí)間和份數(shù)、檔號(hào)的編制原則和結(jié)構(gòu)、檔案歸檔范圍和保管期限。第三條為確保檔案完整與安全，便于公司各部門使用，公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第四條公司檔案主管部門為綜合管理部，負(fù)責(zé)對(duì)公司職能部門有關(guān)歸檔材料的形成、積累、整理、使用進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和管理。第二章文件材料形

2、成與歸檔第五條公司各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料以及外來文件，由職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定專人負(fù)責(zé)積累，整理后及時(shí)歸檔。第六條需要?dú)w檔的材料有：一、外來文件材料原件；二、內(nèi)部文件文稿。第七條文件材料歸檔的基本要求：一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。第八條公司各類文件材料一般歸檔一式二份，比較重要和使用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第九條公司工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)，考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案主管部門歸檔。第十條公司各項(xiàng)管理工作中形成的文件

3、材料，在次年第一季度內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案主管部門歸檔。第三章文書檔案管理第十一條文書檔案是指公司所發(fā)文件、函件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、重要資料（包括工作計(jì)劃、年度總結(jié)等）、相關(guān)單位的來文、來函。第一條公司的文書檔案由綜合管理部負(fù)責(zé)管理。第二條文書檔案必須科學(xué)管理，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，嚴(yán)禁遺失、損毀、涂改、泄密和私自銷毀。第三章基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理第三條基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀，決策到建成使用的全過程中形成的有關(guān)資料。歸檔保存的文件包括：一、基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、報(bào)批、計(jì)劃、實(shí)施、運(yùn)營和施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等

4、資料；二、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等不同載體形式的文件材料。第四條圖紙的修改、補(bǔ)充一、修改已歸檔的圖紙要持有經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單；二、修改內(nèi)容較小時(shí)，可直接在圖面“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，修改時(shí)應(yīng)注“修改標(biāo)記”；三、修改內(nèi)容較多時(shí)，另出新圖紙代替，原圖紙作廢。新圖紙需注明原圖圖號(hào)。第五條基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。第六條對(duì)超過保管期限的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料必須進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)后方可處理

5、。第七條歸檔文件材料要字跡清楚、圖面整潔、不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫、繪制。第四章會(huì)計(jì)檔案管理第八條會(huì)計(jì)檔案材料包括會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。第九條公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)后歸檔。第五章經(jīng)營統(tǒng)計(jì)檔案管理第十條經(jīng)營統(tǒng)計(jì)檔案材料包括公司重大戰(zhàn)略性經(jīng)營決策，市場(chǎng)調(diào)研、企業(yè)管理、各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃、市場(chǎng)工作會(huì)議文件材料、企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析、對(duì)外宣傳、物資管理等。第十一條公司每年形成的經(jīng)營統(tǒng)計(jì)檔案由綜合管理部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。第三章檔案保密管理第一條保密檔案的管理和利用，保密等級(jí)的變更和解密，必須

6、按照公司保密管理辦法的規(guī)定辦理。第二條檔案管理人員不準(zhǔn)將檔案材料帶出公司，更不能將檔案倒賣或贈(zèng)送給他人。第三條檔案管理人員對(duì)檔案要經(jīng)常檢查，定期清點(diǎn)檔案是否齊全，嚴(yán)禁非檔案人員進(jìn)入檔案庫。第四章檔案查閱復(fù)制制度第四條內(nèi)部查閱檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)在查閱室查閱。第五條外單位查閱須持介紹信，寫明查閱身份，查閱目的，范圍和期限，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。第六條原則上檔案原件不得外借，查閱須在查閱室內(nèi)進(jìn)行。第七條查閱者需要摘抄、復(fù)印檔案，均須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)，簽明意見。第八條借出檔案必須登記簽字，并按規(guī)定限期及時(shí)歸還。。第九條借閱者應(yīng)該負(fù)責(zé)保證檔案的完整與安全。不得轉(zhuǎn)借、私

7、自影印、復(fù)制翻印，不得損毀、遺失檔案。第十條查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤消檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以處理。第十一條歸還檔案時(shí)，檔案人員要仔細(xì)檢查檔案狀況，并在借閱薄上注銷。若發(fā)現(xiàn)檔案材料有短缺、損毀等情況，立即請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)處理。第五章歸檔時(shí)間和份數(shù)第十二條技術(shù)檔案（基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類）：技術(shù)文件材料一般歸檔1份，重要和使用頻繁的文件材料應(yīng)適當(dāng)增加數(shù)套副本