公司檔案資料管理辦法

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1、金自天正管理制度46acf97c971956ca13caf27331c8f683.doc公司檔案資料管理辦法（試行）一、目的為加強公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護(hù)公司的知識產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造等涉及企業(yè)經(jīng)營各方面的具有歸檔保存價值的實物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、

2、像等資料。三、機構(gòu)設(shè)置及職責(zé)公司設(shè)立檔案資料室，負(fù)責(zé)全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進(jìn)行初級管理。四、檔案歸檔1．歸檔要求歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號。歸檔的文件和資料要求質(zhì)量優(yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書寫。對軟盤、光盤、聲像、照片等資料

3、，歸檔時要有保護(hù)措施，包裝良好，封面書寫標(biāo)題及編號，無涂改。凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實物等，各部門有責(zé)任及時歸檔。因歸檔不及時造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承擔(dān)責(zé)任。歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。第6頁21-9-9JT-GS-05金自天正管理制度46acf97c971956ca13caf27331c8f683.doc2．歸檔時間工程、研發(fā)項目資料在項目完工后一個月內(nèi)歸檔。各類管理文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價

4、值的文件和資料應(yīng)及時歸檔。3．歸檔程序和手續(xù)各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時要作《檔案移交（接收）登記》，屬質(zhì)量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當(dāng)面清點簽字后備查。對不完整、不準(zhǔn)確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達(dá)到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項目的成套資料在歸檔時要有資料目錄，并按要求提供《圖紙資料存檔清單》。4．歸檔責(zé)任部門公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司辦公室負(fù)責(zé)。各職能部發(fā)的文件、管理細(xì)則由主辦部門負(fù)責(zé)。技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文

5、件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)。5．歸檔范圍工程類（見附件二）研發(fā)類（見附件三）產(chǎn)品生產(chǎn)類（見附件四）管理類（見附件五）其他類6．管理文件和資料的歸檔凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號歸檔，不得缺少。公司各職能部門負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。7．技術(shù)文件和資料的歸檔（1）凡公司及所屬各部的工程項目、研發(fā)項目、產(chǎn)品生產(chǎn)、工藝文件、各類標(biāo)準(zhǔn)、引進(jìn)技術(shù)、涉外活動等文件和資料均納入歸檔范圍。第6頁21-9-9JT-GS-05金自天正管理制度46acf97c971956ca13

6、caf27331c8f683.doc（1）研發(fā)項目、工程項目、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等資料的歸檔，實行項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，由項目（或技術(shù)）負(fù)責(zé)人主持有關(guān)文件資料的整理、歸檔工作。項目（或技術(shù)）負(fù)責(zé)人和兼職檔案員對歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實性負(fù)責(zé)。各部由總工和技術(shù)負(fù)責(zé)人組成三人以上的專家小組，對歸檔資料進(jìn)行技術(shù)審查并簽署意見，確定保密級別和查閱限制。經(jīng)審查合格的資料送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對屬質(zhì)量體系范圍內(nèi)文件資料的規(guī)范性、完整性負(fù)責(zé)。（2）檔案室在工程、研發(fā)項目資料和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)歸檔后，書面通知管理規(guī)劃部。此書面通知將作為公司對事業(yè)

7、部項目考核的依據(jù)之一。五．檔案和資料的保管1.各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)和無形資產(chǎn)的重要組成部分，要嚴(yán)格管理，嚴(yán)防因失密給公司造成損失。2.管理文件和資料、技術(shù)文件、工程項目的圖紙等應(yīng)進(jìn)行分類管理，文件與資料必須編號。3.檔案資料是公司研發(fā)、工程、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的重要依據(jù)，檔案資料室必須確保安全。(1)健全借閱審批、登記制度，嚴(yán)防文件資料損壞、丟失。未經(jīng)許可不得復(fù)制、使用保密檔案。(2)做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。(3)檔案室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。(4)室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得將易燃

8、、易爆物品帶入室內(nèi)。(5)工作人員離開檔案室時要關(guān)燈、關(guān)好門窗。六、檔案資料的使用1.公司檔案資料分為機密、秘密、無密級三個級別。機密級的檔案資料有嚴(yán)格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機密級檔