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1、2.4檔案資料管理辦法為規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，制訂本辦法。西安北站工程指揮部綜合部負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔的歸口管理，其他業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)為本部門專業(yè)檔案管理工作。2.4.1分類檔案分為：文書檔案、科技檔案、設(shè)計(jì)資料檔案、竣工資料檔案、會(huì)議檔案、設(shè)備儀器檔案、人勞檔案、招投標(biāo)及合同檔案、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案等。2.4.2內(nèi)容檔案收集內(nèi)容為：（一）西安北站工程指揮部各種重要會(huì)議和重大活動(dòng)及事件
2、形成的文件材料，包括通知、報(bào)告、講話、簡報(bào)、紀(jì)要、總結(jié)和典型經(jīng)驗(yàn)材料等。（二）北站指其他工作中形成的重要文件材料，包括命令、指示、重要通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、章程、重要調(diào)查材料、計(jì)劃文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。（三）北站指所收與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（四）參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議帶回的文件、資料。（五）因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或采購重要設(shè)備接收的各種文件、資料。（六）各種招投標(biāo)資料、合同。（七）設(shè)計(jì)單位交付的設(shè)計(jì)文件。（八）施工、監(jiān)理單位報(bào)送的各類文件、
3、資料。（九）施工單位、設(shè)備安裝單位編制的竣工文件。（十）其他應(yīng)該收集歸檔的文件、資料。2.4.3歸檔管理（一）綜合部對(duì)收集來的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后，公文起草部門應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存，按年度進(jìn)行分類整理，列清目錄，立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ)，按照文件之間的歷史聯(lián)系，分門別類，使整理出來的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管利用。（二）立卷、歸檔應(yīng)做到：1.文件
4、、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。2.正確反映北站指的主要業(yè)務(wù)工作情況，有利于保管、查找和利用。3.立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔，并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。4.應(yīng)歸檔的公文要收集齊全，分類準(zhǔn)確，組卷合理；卷內(nèi)公文排列系統(tǒng)，編號(hào)清楚；案卷標(biāo)題簡明確切，語言通順；裝訂要整齊、結(jié)實(shí)，卷皮字跡要工整。(三)沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)北站指有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文，在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏
5、銷。(四)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值，從范圍（政治、經(jīng)濟(jì)、文化）、從時(shí)間（現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來的）、從有用性（作參考、作憑證）等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測，確定需要保存的檔案和保存時(shí)間，銷毀已失去價(jià)值的檔案，達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過保管期限的檔案適時(shí)提出銷毀建議，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。(五)有關(guān)部門要安排人員負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的保管工作，強(qiáng)化檔案管理人員的教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。按照檔案保護(hù)“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防光）要求，
6、配備和添置必要的設(shè)備設(shè)施，確保檔案的安全防護(hù)和長期保存。(六)工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借，如需調(diào)閱、復(fù)印，必須經(jīng)北站指領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(七)項(xiàng)目竣工后，所有檔案資料按規(guī)定移交鐵路局檔案管理部門或自存?zhèn)洳椤?/p>
