醫(yī)院文書工作與文書檔案處理程序

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1、醫(yī)院文書工作與文書檔案處理程序楊郁素歐陽俠邱衛(wèi)黎陳錫文劉子穎許曉莎（汕頭大學醫(yī)學院附屬腫瘤醫(yī)院廣東汕頭515031）【摘要】通過對醫(yī)院文書工作中的收文階段和和制文階段的處理程序，文書檔案的收集、鑒定、分矣、編目、保管和利用等管理程序，闡述了文書工作與文書檔案管理兩者之間關系，文書處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸，要想搞好文書檔案工作必須從基礎文書工作處理做起?！娟P鍵詞】文書工作檔案管理程序在我國歷史上，文書工作與檔案工作沒有明確的分工，檔案工作含在文書工作之中，只是到了現代，特別是新中國成立以后，隨著社

2、會主義建設事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案工作才成我國一項專門的工作從文書工作中分離出來，這是歷史發(fā)展的必然趨勢，是科學分工的必然結果。文書工作和檔案工作都是政治性、專業(yè)性、服務性很強的工作，二者之間既有區(qū)別，又有聯系，兩者科學分工，相對獨立，這對提高醫(yī)院的工作效率和維護檔案的完整與安全，更好地發(fā)揮檔案的工作都有重要的意義。［1］醫(yī)院檔案的種類很多，包括黨政工團、醫(yī)療管理、科研、基建、設備儀器、藥品生產、會計、聲像、醫(yī)德醫(yī)風檔案等，其中文書檔案相對為主。醫(yī)院文書檔案主要由公文轉化而來，擔負著各級公文分類、傳遞歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動原

3、始資料記載、收集等工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院管理歷程的見證和有效憑證［2］。醫(yī)院文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務與工作對象。文書檔案的工作對象是文書檔案材料。文書工作是完成了傳達辦事意圖、指導與處理工作等現行使命而留存?zhèn)洳榈奈募础稗k結文件”。文書處理工作的主要任務是文件收發(fā)。其中收文階段的程序分為拆封、收文登記、附件文處理單；而閱收階段程序伍括分為擬辦、批辦、分發(fā)、承辦、注辦、催辦、歸檔。制文階段分為制文階段的程序和發(fā)文階段的程序。制文階段的程序分為交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、復核；而發(fā)文階段的程序分為打

4、字排版、校對、印制、用印、傳遞、簽收。檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編0、保管和利用等。一個是現在時的,一個是過去吋的，屬于不同階段的兩個環(huán)節(jié)。文件處理完畢，.其中有保存價值的部分歸檔后就成為檔案。從這個意義上講，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。見圖1。圖1文書、檔案處理程序1收文階段(1)收進階段程序此程序由院長辦公室指定人員負責處理。①拆封院辦文書人員將收件拆開，并將文件取出的過程。拆封是文書人員的特有職責。②收文登記收文登記是將收來文件拆封后要在收

5、文本上加以記錄的過程。登記是對收文進行統(tǒng)計和處理的記載，是管理和保護文件的?一種必要措施。③附文件呈批傳閱箋收文經過審核判定或登記后，即在文件最前面附文件呈批傳閱箋。(2)閱辦階段程序此環(huán)節(jié)由院務委員批辦，各職能科室承辦，院長辦公室起上傳下達的作用。①批辦是院領導對公文如何辦理所提出批示意見的過程。批辦體現了單位對文件辦理的集中領導，是閱文階段的重要環(huán)節(jié)，收文處理得好壞，批辦起著決定性作用。院務會委員及時準確、簡明扼要地將批辦意見寫在《文件呈批傳閱箋》的“閱文批語”欄0內。②分發(fā)是院辦根據文件的性質、重要程度、緩急時限及醫(yī)院內各

6、部門的職責范圍，將經過批辦的收文分送給有關職能科室承辦的過程。③承辦是承辦科室或承辦人根據領導的批辦意見，按照來文的內容和要求對文件予以辦理的過程。④注辦院辦對文件的承辦情況和處理結果予以簡要注明的過程。⑤催辦：院辦根據承辦吋限的要求，對文件辦理進行督促檢查的過程。⑥歸檔即平時歸檔，是將平時處理完畢文件清退冋來，按照要求放在貼有類別名稱的文件裝具中的過程。2發(fā)文階段院務會作出某項決定后，由院辦、黨辦、醫(yī)務科等職能科室完成制文和發(fā)文的過程。(1)制文階段程序①交擬領導將擬稿任務交給有關起草人員，是文件制作的起點環(huán)節(jié)。②擬稿擬稿人根

7、據領導意圖在發(fā)文稿紙上進行文件起草，是發(fā)文處理程序的首要環(huán)節(jié)也是文書處理工作的基礎。③核稿是指文件送負責人簽發(fā)前由辦公室進行審核的過程。④簽發(fā)簽發(fā)是單位領導人將呈批的文稿進行審定后，簽署意見的過程。⑤復核院辦在文件正式印制前，對已簽發(fā)的定稿進行全面檢查的過程。(2)制發(fā)階段程序①打字排版打字室將領導簽發(fā)后的文件定稿，按照文種選擇文件格式進行打字排版的過程。②校對專門人員以領導簽發(fā)的定稿為基準，對打印出來的樣本進行核對的過程。③印制打字室按照文件印刷要求和印制份數對文件進行復印或速印的過程。④用印院辦主任或副主任在繕印好的文件落款

8、處加蓋單位印章或發(fā)文科室加蓋科室印章的過程。⑤傳遞由院辦專門人員將文件發(fā)放到各科室的過程。⑥簽收收到文件后各科室負責人在登記本上簽名的過程。3文件歸檔①收集文書收集就是按照檔案形成的規(guī)律，把分散的材料接收、集中起來移交到綜合檔案室。把分散在各科的資料集中起來進行