探析開拓檔案管理工作的新思路

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1、探析開拓檔案管理工作的新思路摘要：檔案管理是為全局服務(wù)的，也就是說在各行各業(yè)，我們都會(huì)接觸到檔案管理這個(gè)領(lǐng)域。比如說大學(xué)的學(xué)籍檔案管理，這都對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)有著很大的作用，又比如企業(yè)或事業(yè)單位的檔案管理，改革開放以來我國企業(yè)的各種信息含量已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過以前，因此，企業(yè)的檔案管理對(duì)其經(jīng)營和運(yùn)作有著重要影響。關(guān)鍵詞：檔案管理；新思路；創(chuàng)新管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，信息化時(shí)代的不斷發(fā)展對(duì)檔案管理提出了更高的要求。隨著改革開放的深入推進(jìn)，原有的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)這種變化發(fā)展，所以我們需要優(yōu)化思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理

2、模式。對(duì)此，本文分析了檔案管理工作現(xiàn)存句題和狀況，根據(jù)具體問題提出開拓工作的新思路，以期讓檔案管理更好地為完成信息處理任務(wù)。一、檔案管理工作特點(diǎn)檔案管理是為全局服務(wù)的，也就是說在各行各業(yè)，我們都會(huì)接觸到檔案管理這個(gè)領(lǐng)域。比如說大學(xué)的學(xué)籍檔案管理，這都對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)有著很大的作用，又比如企業(yè)或事業(yè)單位的檔案管理，改革開放以來我國企業(yè)的各種信息含量己經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過以前，因此，企業(yè)的檔案管理對(duì)其經(jīng)營和運(yùn)作有著重要影響。新時(shí)期下檔案管理的特點(diǎn)有了一下變化，首先就是檔案的使用范圍，原先各行各業(yè)的檔案只為特定的領(lǐng)域服務(wù)，而現(xiàn)在

3、是信息互通時(shí)代，各領(lǐng)域信息共享，一份檔案可能有許多的調(diào)閱對(duì)象。其次就是檔案使用周期的縮短，我國政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，信息更新速度相較于以前也就提高了許多。同樣地，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使科技檔案的信息需求量增多，因?yàn)樵S多科研單位迫切要求將理論轉(zhuǎn)化是實(shí)際生產(chǎn)力，所以他們會(huì)非常需要有價(jià)值的研究資料，這就要求檔案部門將科學(xué)研究檔案仔細(xì)分類，擴(kuò)充涉及面。最后是工作效率的提高，這不僅是現(xiàn)在的實(shí)際情況也是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作提出的要求，檔案部門被要求能迅速地提供信息，然后完成調(diào)閱程序，一些不必要的程序得到了一定的簡(jiǎn)化。二、檔案管理工作

4、現(xiàn)存問題1.管理人員專業(yè)素質(zhì)低下現(xiàn)如今信息技術(shù)在不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越多地開始依?計(jì)算機(jī)工作，因?yàn)檎{(diào)閱的過程在線上進(jìn)行能夠提高工作效率，當(dāng)然這種變化就給檔案管理人員提出了一定專業(yè)技能要求，不僅要精通檔案管理學(xué)知識(shí)，更要熟悉計(jì)算機(jī)操作技能。但是許多檔案管理部門忽略了這種需求，在錄用管理人員時(shí)沒有把專業(yè)技能當(dāng)成一項(xiàng)屮藥考核標(biāo)準(zhǔn)。他們的檔案管理人員大多沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)而是直接上聞，部分管理人員不僅專業(yè)素質(zhì)低下，技術(shù)不達(dá)標(biāo)，而且工作態(tài)度也比較敷衍散漫，經(jīng)常違規(guī)操作沒有責(zé)任意識(shí)，這就直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

5、2.工作效率低下工作效率的低下體現(xiàn)在許多方面，而最突出的就是檢索工作。我們有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種檢索方式，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)檢索的工作效率得到了很人的提高。但是部分企業(yè)還是大部分依靠人工檢索，在信息量如此多的情況下，工作人員的檢索效率不僅低下而且極容易出現(xiàn)失誤。造成檢索效率低下的原因還有一點(diǎn)就是檢索程序的復(fù)雜，雖然現(xiàn)在對(duì)此己經(jīng)做出了一定簡(jiǎn)化，但是簡(jiǎn)化的方式仍然停留在增加不同檢索工具，這些工具雖然能減少一些時(shí)間，但是很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，并沒有實(shí)現(xiàn)由量到質(zhì)的轉(zhuǎn)變。1.檔案管理機(jī)制我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)的檔案管

6、理機(jī)制并不是很健全，企業(yè)沒有針對(duì)自身實(shí)際情況對(duì)檔案管理做出一些優(yōu)化和升級(jí)，再加上對(duì)細(xì)節(jié)的忽視等問題，造成管理機(jī)制存在一些漏洞。比如說檔案的檔號(hào)不齊全，有的檔案檔號(hào)丟失，而有的檔案存在錯(cuò)位情況，這些現(xiàn)象使檔案非?；靵y，難以管理，又比如檔案卷的標(biāo)題具有隨意性，沒有達(dá)到應(yīng)有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。三、開拓檔案管理工作的新思路1.提高管理人員專業(yè)素質(zhì)提高管理人員素質(zhì)可分為兩部分，首先在錄用工作人員的時(shí)候就做好把關(guān)工作，要求出示相關(guān)證書，考察其具體實(shí)踐能力。其次對(duì)于已經(jīng)在崗的工作人員，事業(yè)或企業(yè)應(yīng)該給予一定的平臺(tái)，讓員工參與一定技

7、能培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)方便員工交流工作經(jīng)驗(yàn)。此外還要注意不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，使其提升自身技能，提高員工工作效率。在優(yōu)化結(jié)構(gòu)方面，單位可以組建一支專門的檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)一群高素質(zhì)的管理人才，同時(shí)通過不同部門的人員調(diào)配來不斷調(diào)整結(jié)構(gòu)，提高人力資源的利用率。單位應(yīng)建設(shè)正確的企業(yè)文化，加快工作人員思想的轉(zhuǎn)變，在企業(yè)文化中加入創(chuàng)新因素，促進(jìn)管理工作的新思路的開拓。1.觀念的轉(zhuǎn)換工作要求的變化發(fā)展促使管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)換，主要有以下幾點(diǎn)。首先要樹立一定價(jià)值觀念和競(jìng)爭(zhēng)觀念，有些時(shí)候檔案雖然不能以實(shí)體的形式出現(xiàn)，但是它

8、也是一種商品，也有它獨(dú)特的使用價(jià)值，尤其是一些科研資料，這些科研資料能夠促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，對(duì)我國經(jīng)濟(jì)頌域的開拓有重要作用。檔案有了使用價(jià)值就意味著市場(chǎng)上存在著競(jìng)爭(zhēng)，所以管理部門需要具有一定競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，同時(shí)通過增加檔案管理的準(zhǔn)確性和快速性來提升檔案的價(jià)值。其次，管理人員需要格外注意檔案的時(shí)效性，這一點(diǎn)還是與快速變化的社會(huì)發(fā)展有關(guān)，有一些檔案在過去很有價(jià)值，但是很有可能在不久后的將來價(jià)值被貶低。這就要求管理