《如何做好秘書》課件

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1、如何做好文秘工作SMJ一、秘書的含義“秘書”一詞大約在我國漢代以前就已經(jīng)出現(xiàn)，當(dāng)時指的是神秘之書或密藏之書。漢代以后，逐漸成為一種官職名稱。三國時曹操設(shè)“秘書令”，掌管機要，略具了現(xiàn)代秘書的一些職能。經(jīng)過一千多年的演變，直到孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國政府成立，現(xiàn)代秘書職業(yè)才真正確立起來。我們認為，秘書是為單位或部門主管人員提供服務(wù)的參謀或助手型人員的通稱。Page?2二、最基本的日常工作1、辦公室的衛(wèi)生、動植物的護養(yǎng)、茶水的準(zhǔn)備、辦公文具的擺放等一系列工作與生活事項。2、召開會議前的通知工作、會議中的記

2、錄工作、會議后的紀(jì)要整理、會議所安排工作的跟蹤落實。3、領(lǐng)導(dǎo)出差時機票、酒店預(yù)訂工作及行程安排。4、領(lǐng)導(dǎo)交付的其他日常工作及跟蹤。Page?3三、秘書工作主要包括哪些內(nèi)容（1）文書撰寫（會議記錄、整理，文件起草、修改等）（2）文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）（3）文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等）（4）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）（5）會議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等）（6）調(diào)查研究（計劃、實施、分析、研究等）（7）信息資料工作（收集、整理、提供、儲存等）（8）信訪工作（群眾

3、來信來訪或顧客投訴處理等）（9）日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等）（10）督查工作（政策推行或決議實施的督促、檢查等）（11）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費等）（12）接待工作（日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)等）接待工作案例一天上午，張秘書正在打印公司的銷售計劃，這時，來了一位不速之客?！袄羁傇趩?？”客人問?！邦A(yù)約了嗎？”張秘書張口就問，姿勢沒有任何改變，雙眼仍盯著計算機顯示屏?！凹s什么約！我要找你們李總談?wù)?！”小張朝客人瞟了一眼，覺得有點眼熟，但是想不起是誰，說：“你等一下。”說

4、完起身走向斜對面會客室找李總，將客人一個人留下。在會客室里，小張告訴李總，有人找他，小張說：“有一點眼熟，好像是來討債的?！崩羁偛辉敢庖?，小張順利請示了如何處理銷售計劃中幾個敏感數(shù)據(jù)的問題。幾分鐘后，張秘書回到辦公室對客人說：“李總不在，你回去吧?！笨腿吮硎静恍?，接著雙方產(chǎn)生了激烈的爭吵。半個月后，銷售部向李總反映，本公司銷售機密泄露，部分客戶的業(yè)務(wù)被別的公司搶走。接待的基本原則熱情服務(wù)，細致周到一視同仁，禮貌待人確保安全，內(nèi)外有別1.迎接來訪者2.確定對方身份，查對預(yù)約登記3.接待預(yù)約來訪者4.

5、接待未預(yù)約來訪者5.特殊情況的處理日常接待一.迎接來訪者1、在辦公室內(nèi)迎接見到客人的第一時間應(yīng)立刻停止手上的工作和談話，站起來，注視對方，面帶微笑地主動問好。正在打電話可用手示意，請來訪者稍候，臉上應(yīng)報以真誠的微笑，并盡快結(jié)束通話。握手面對來訪者，秘書一般不主動伸出手與來訪者握手，但如果來訪者先伸出手，秘書必須與之握手。2、在辦公室外迎接公司或大樓門口來訪者的工作單位或其下榻的賓館機場、車站、碼頭等（要考慮交通堵塞，時間留有余地）二、確定對方身份，查對預(yù)約登記（1）來訪者是預(yù)約前來把客人引至?xí)偷?/p>

6、點，然后通知被訪者。（2）來訪者沒有預(yù)約了解對方的身份及來訪目的后，視具體情況做好分流接待工作。三、接待預(yù)約來訪者（1）引導(dǎo)將客人引至?xí)吞?，請他稍候，然后通知上司。（引?dǎo)客人前應(yīng)注意收拾好桌面上的重要文件，保存并關(guān)閉電腦中的重要文件。）如果是第一次上門的客人，秘書須陪同上司進入會客室，并為雙方做簡單介紹。（2）客人需要等候客人來的較早，被訪者還不能接待，秘書應(yīng)該請客人入座，遞送茶水，提供書報、企業(yè)宣傳資料等供客人排遣時間，妥善招待等候。（3）會客結(jié)束禮貌送別客人，提醒和幫助對方拿好所帶物品，主動

7、幫客人取好衣物。必要時，秘書還應(yīng)將客人送至電梯間、公司大門或轎車邊，目送客人離去來訪者離開后，應(yīng)對來訪情況進行記錄。四、接待未預(yù)約來訪者（1）禮貌地問清對方的身份和來訪事由（2）在權(quán)限范圍內(nèi)酌情處理來訪者權(quán)限內(nèi)秘書可自行處理，不用請示上司，尤其是對哪些上司不愿意見的來訪者，秘書要想辦法為上司擋駕。如果來訪者的問題不需要上司解決，秘書應(yīng)設(shè)法聯(lián)系相關(guān)部門或人員，看是否能介紹客人前去接洽。（3）需要上司接待時，請示上司是否接受來訪不要直接回答上司在或不在。若上司不愿意接見，秘書要以上司不在或上司很忙為理

8、由委婉拒絕。若上司不在或一時聯(lián)系不上，表示歉意，并請對方留言和留下聯(lián)系方式或酌情預(yù)約改天會見。（4）來訪者是上司熟悉的人上司熟悉的上級、客戶、工作上的伙伴或親屬、朋友等，應(yīng)引領(lǐng)到會客室就座，并馬上通知上司，按照上司的指示接待。接待未預(yù)約來訪者的工作程序五、特殊情況的處理1、同時接待多批來訪者（1）一般情況★先來后到，一視同仁的原則接待（2）特殊情況★先來的客人無既定目的，后來的客人有要事商談；先來的客人是評級、下屬，后來的客人是上級、貴賓。在征得雙方的同意后，可與后來客人先談。2、