公文寫作格式及行文規(guī)范

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1、公文格式重點(diǎn)與難點(diǎn)：公文格式的含義公文的發(fā)文字號(hào)公文的標(biāo)題公文的正文為了使國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作不斷適應(yīng)改革開放的新形勢(shì)，由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局和國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局所屬中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心修訂完成的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1999）已由國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日正式發(fā)布，并已于2000年1月1日起實(shí)施。2000年8月24日，國(guó)務(wù)院發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，并規(guī)定從2001年1月l日起施行。第一節(jié)公文格式概述一、公文格式的含義公文的格式，主要是指公文構(gòu)成要素的書面表現(xiàn)形式，即文面格式。格式與結(jié)構(gòu)同中有異。公文格式在文

2、面上的排列有嚴(yán)格規(guī)定。因此，公文格式具有很強(qiáng)的規(guī)范性。這些規(guī)范性主要包括對(duì)文面的規(guī)格尺寸、文面的區(qū)域劃分、公文的各構(gòu)成要素的排列次序與編排式樣、文字符號(hào)的形體及尺寸等等。在公文撰寫和印制過(guò)程中，公文格式的各個(gè)組成部分的標(biāo)注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求。二、公文格式的內(nèi)容中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1999）將組成公文的各個(gè)要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。在三個(gè)部分中，共含有公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印

3、發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等項(xiàng)目。第二節(jié)公文的眉首公文的眉首部分又稱文頭部分，主要標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。從文面來(lái)看，公文首頁(yè)上的紅線叫作“反線”，一般又稱“間隔線”，反線以上部分的內(nèi)容，就是眉首部分。一、公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如果需要標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，就用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對(duì)編幾位未作硬性規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來(lái)決定編幾位，但是至少應(yīng)該不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“1”，會(huì)使人不知其意，以為是誤印上

4、去的。二、秘密等級(jí)和保密期限（一）秘密等級(jí)按照有無(wú)保密要求的不同，可將公文分為無(wú)保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩類。涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。（二）保密期限保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明。如果公文制發(fā)機(jī)關(guān)能夠知道

5、保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在密級(jí)程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用“★”隔開。具體標(biāo)識(shí)方法,例如：絕密★3個(gè)月，意味著該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為3個(gè)月，過(guò)期即可解密。三、緊急程度緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。公文按照緊急程度的不同，可分為緊急公文和普通公文。緊急文件又可分為“特急”和“急件”兩種。緊急程度的標(biāo)識(shí)位置居于版心右上角頂格第l行。如果需要同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。凡電報(bào)都應(yīng)按規(guī)定在指定的位置，分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。四、發(fā)文

6、機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)除明電外，用紅色標(biāo)識(shí)，即人們通常所稱的“紅頭”，又稱公文版頭。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱和“文件”二字組成，例如：××省地方稅務(wù)局文件聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。五、發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱文號(hào)，又稱公文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文序號(hào)組成，如:×府發(fā)〔2006〕12號(hào)“×府發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“〔2006〕”指年份，“12號(hào)”指發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)代字一般可由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字?！恋囟惾税l(fā)

7、〔2006〕28號(hào)聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。國(guó)家發(fā)展改革委財(cái)政部海關(guān)總署國(guó)家稅務(wù)總局公告發(fā)展改革委〔2005〕64號(hào)六、簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l(shuí)字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如果聯(lián)合上報(bào)的公文有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對(duì)齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時(shí)，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號(hào)繼續(xù)保持為4mm。第三節(jié)公文的主體公文的主體部分