會(huì)計(jì)檔案保管制度

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1、第一章總則第1條木制度所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案指的是公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成并作為資料保存下來(lái)的各種冇價(jià)值的財(cái)務(wù)、市計(jì)等資料，包括憑證、賬本、報(bào)表、合同、政策性文件、稅務(wù)資料、電子文檔及其他有關(guān)的單據(jù)和資料等。笫2條財(cái)務(wù)檔案的管理山公司財(cái)務(wù)部安排專(zhuān)人或兼職人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理。第3條財(cái)務(wù)檔案的裝訂、保管應(yīng)該做到及吋、完整、安全、整潔以及美觀，并旦定期檢查資料裝訂是否符合要求。各財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在年度終了后兩個(gè)刀內(nèi)將當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案清理造冊(cè)，并上報(bào)公司綜合檔案室。第4條對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的存檔和使用必須及時(shí)登記。第二章檔案管理的職責(zé)笫5條財(cái)務(wù)檔案由檔案管理人員統(tǒng)一管理，貝體職責(zé)如下：5.1檔案管理人員保

2、管檔案室的鑰匙，原則上，檔案室的鑰匙不予出借，如需借閱資料，應(yīng)由檔案管理人員帶領(lǐng)進(jìn)入檔案室并對(duì)使用的情況進(jìn)行相應(yīng)的登記。5.2檔案管理人員負(fù)責(zé)分配各公司、有關(guān)部門(mén)有關(guān)憑證和財(cái)務(wù)文檔等文件在檔案室中的保管位置和保管箱柜。未經(jīng)檔案管理人員的許可，不得隨意更換、移動(dòng)相應(yīng)的文件保管位置和箱柜，因特殊原因需要調(diào)換有關(guān)檔案的保管位置及和應(yīng)的檔案柜，應(yīng)事先提岀書(shū)血申請(qǐng)，說(shuō)明理山，并山財(cái)務(wù)主管簽字確認(rèn)后，由檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。5.3檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室的檔案進(jìn)行檢查，主要對(duì)資料的裝訂情況和完整性進(jìn)行檢查，對(duì)長(zhǎng)時(shí)間出借的資料，M據(jù)記錄催收。一般情況下，定期檢杏的時(shí)間安排在每月末。第6

3、條財(cái)務(wù)部的有關(guān)人員（以卜?簡(jiǎn)稱(chēng)相關(guān)人員）應(yīng)該協(xié)助檔案管理人員的工作，具休為：6」各相關(guān)人員應(yīng)該自覺(jué)、及時(shí)地按照要求裝訂憑證及其他檔案。6.2各和關(guān)人員應(yīng)該定期檢查各自的檔案，若發(fā)現(xiàn)排放順序不當(dāng)應(yīng)及吋進(jìn)行調(diào)整，并檢查是否有遺火，若冇應(yīng)及時(shí)查找，并報(bào)告檔案管理人員，將其歸檔。6.3檔案管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的存放、使用、出借以及其他應(yīng)該進(jìn)行登記的悄況進(jìn)行登記時(shí)，有關(guān)人員應(yīng)該給了配合。第三章檔案借閱管理第7條各相關(guān)人員借用檔案室有關(guān)的憑證、資料時(shí)要按照檔案管理人員的要求履行登記手續(xù)，并及吋?xì)w還所借用的資料，注意保證資料的完整性。第8條杳閱者杏閱完有關(guān)資料示應(yīng)當(dāng)及時(shí)將有關(guān)資料放回原位，除需

4、復(fù)印外，不得將有關(guān)的資料帶出檔案室，若有特殊要求需要帶出檔案室應(yīng)事先通知檔案管理人員并進(jìn)行相應(yīng)的登記，并在當(dāng)天內(nèi)將其放回檔案室，若當(dāng)天無(wú)法放回檔案室的，請(qǐng)向檔案管理人員說(shuō)明冇關(guān)的原因。第9條有關(guān)人員借用的資料不得擅自轉(zhuǎn)交他人，若其他人員借用，應(yīng)按詢(xún)述程序，重新辦理借用登記。第10條對(duì)于公司財(cái)務(wù)部及審計(jì)部以外的其他人員要借川合同及具他有關(guān)資料者，原則上僅給了復(fù)印件。對(duì)于必須借出原件的人員應(yīng)當(dāng)先填寫(xiě)“信息傳遞單”并經(jīng)過(guò)其部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后交財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字同意，并留下“信息傳遞單”和有關(guān)資料復(fù)卬件方可借出，“信息傳遞單”應(yīng)注明歸還tl期，并在使用完畢Z日起7天內(nèi)歸還，若超過(guò)規(guī)定時(shí)間仍

5、然未歸還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行追蹤，并查明原因。若原件的使用因?yàn)樘厥馇闆r不能按吋了以歸還的，應(yīng)該向檔案管理人員說(shuō)明有關(guān)原因，經(jīng)得批準(zhǔn)后，盡快使用完畢歸還。笫11條對(duì)于有關(guān)需頻繁使用合同及和關(guān)檔案原件的部門(mén)，為了提高工作效率，可以不必填寫(xiě)“信息傳遞單”直接向檔案管理人員提出中請(qǐng)，在經(jīng)過(guò)檔案管理人員的同意下，履行相應(yīng)的登記手續(xù)后即可借出原件，但應(yīng)由檔案管理人員編制相應(yīng)記錄，并在每刀末與借用人員進(jìn)行核對(duì)，以確保資料的完整、完全。第四章檔案歸檔管理笫12條憑證、檔案等有關(guān)資料的歸檔應(yīng)該及時(shí)。12.1每月的憑證應(yīng)該在每月錄入完畢后，次月15天內(nèi)打卬出來(lái)并裝訂完畢。12.2各相關(guān)人員在

6、憑證和檔案放入資料室Z前應(yīng)先填寫(xiě)“憑證和檔案保管表”以及制作相應(yīng)標(biāo)簽?！皯{證和檔案保管表”用電了表格制作，并打印出一式兩份的書(shū)面表格，電了表格交由檔案管理人員保管，兩份書(shū)面表格由相關(guān)人員及檔案管理人員簽名確認(rèn)后雙方各留底一份作為財(cái)務(wù)檔案存放于資料室的依據(jù)。標(biāo)簽用于粘貼在相應(yīng)的檔案柜上，以便于查閱和使用憑證和檔案。標(biāo)簽需注明公司或各部的名稱(chēng)以及相應(yīng)的年份及月份。12.3計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息要打印輸出為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息的磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)應(yīng)當(dāng)定期拷貝、更換、以保證其安全性。第13條憑證、檔案等有關(guān)資料的歸檔應(yīng)該完整。13.1憑證應(yīng)該按順序進(jìn)行裝訂，除入庫(kù)單、出庫(kù)單、

7、領(lǐng)料單町以單獨(dú)裝訂成冊(cè)外，其他憑證必須按順序排列，原始憑證和記賬憑證應(yīng)該一一對(duì)應(yīng)，不得有遺漏。若有遺漏，應(yīng)由有關(guān)人員盡快查明原因。憑證裝訂成冊(cè)后應(yīng)該在憑證上寫(xiě)明總冊(cè)數(shù)，本冊(cè)順序數(shù)，收、付、轉(zhuǎn)順序號(hào)以及相關(guān)公司或部門(mén)名稱(chēng)，并注明裝訂人。13.2檔案及其有關(guān)的資料，應(yīng)當(dāng)用文件袋或者文件盒裝好，在必要的悄況下也nJ以將其裝訂成一本，以方便查閱，并注明文檔名稱(chēng)，索引號(hào)以及相應(yīng)內(nèi)容和英他資料的名稱(chēng)。第五章檔案安全管理笫14條有關(guān)人員離開(kāi)檔案室時(shí)應(yīng)注意關(guān)門(mén)，包括使川過(guò)程屮臨時(shí)性離開(kāi)?；貋?lái)后再重新開(kāi)啟進(jìn)入