財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用實(shí)務(wù) 第3章 總賬管理

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1、第三章總賬系統(tǒng)3.1總賬系統(tǒng)功能概述3.2總賬系統(tǒng)的初始設(shè)置3.3日常處理13.1總賬系統(tǒng)功能概述23.1.1總賬系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)及操作流程一、總賬系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)1.系統(tǒng)初始化2.憑證管理3.賬簿管理4.輔助管理5.出納管理6.月末處理二、總賬系統(tǒng)操作流程總賬系統(tǒng)的操作流程如圖3-1所示。33.1.1總賬系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)及操作流程圖3-1總賬系統(tǒng)操作流程43.1.2總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的核心系統(tǒng).一方面，各專項(xiàng)業(yè)務(wù)核算子系統(tǒng)生成的記賬憑證均需傳遞到總賬系統(tǒng)中進(jìn)行進(jìn)一步處理；另一方面，各專項(xiàng)業(yè)務(wù)核算子系統(tǒng)也可從總賬系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)?？傎~系統(tǒng)與其他專

2、項(xiàng)業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系如圖3-2所示。53.1.2總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系圖3-2總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系63.2總賬系統(tǒng)的初始設(shè)置73.2.1系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置在會(huì)計(jì)軟件的各子系統(tǒng)中一般均設(shè)有系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置功能，其作用有兩個(gè)：一是定義本子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的功能應(yīng)用模式和數(shù)據(jù)傳遞內(nèi)容；二是定義本子系統(tǒng)內(nèi)重要的應(yīng)用參數(shù)，其作用將會(huì)具體體現(xiàn)在該子系統(tǒng)的各項(xiàng)操作中，從而有效實(shí)現(xiàn)軟件的控制功能。83.2.1系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)的設(shè)置可以在兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行：1.在每一子系統(tǒng)啟用時(shí)，會(huì)要求對(duì)必要的系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，如第一次使用總賬系統(tǒng)，會(huì)出現(xiàn)啟用提示界面，如圖3-3所示。其中

3、“客戶往來(lái)款項(xiàng)”和“供應(yīng)商往來(lái)款項(xiàng)”選項(xiàng)設(shè)置決定了用戶采用的往來(lái)款項(xiàng)核算模式。其他選項(xiàng)為總賬系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用控制參數(shù)，包括：（1）啟用月份。（2）憑證控制。①憑證審核控制到操作員。②出納憑證必須經(jīng)由出納簽字。（3）憑證編號(hào)方式。（4）外幣核算。93.2.1系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置圖3-3總賬系統(tǒng)啟用選項(xiàng)設(shè)置103.2.1系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置2.在啟用子系統(tǒng)后，通過(guò)在總賬系統(tǒng)菜單“設(shè)置”下拉項(xiàng)中，選擇“選項(xiàng)”，進(jìn)入總賬選項(xiàng)設(shè)置窗口，如圖3-4所示。用戶可以根據(jù)需要對(duì)系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置和調(diào)整，包括：（1）憑證。①制單控制。A.制單序時(shí)控制。B.資金及往來(lái)赤字控制。C.可以使用其他系統(tǒng)受控科目。D.允許修改他

4、人填制的憑證。E.支票控制。F.制單權(quán)限控制到科目。②憑證控制。113.2.1系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置圖3-4總賬選項(xiàng)設(shè)置123.2.1系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置（2）賬簿。①打印位數(shù)寬度。②明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印輸出方式。③正式賬每頁(yè)打印行數(shù)。④憑證打印行數(shù)。⑤憑證、賬簿套打。⑥明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目。133.2.1系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置（3）會(huì)計(jì)日歷。①總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。②已錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。③總賬中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期。④總賬中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。⑤第二年進(jìn)入系統(tǒng)，不

5、能修改總賬的啟用日期。（4）其他。143.2.2會(huì)計(jì)科目設(shè)置1．整理會(huì)計(jì)科目（1）會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)與整理編碼主要包括會(huì)計(jì)科目、客戶、供應(yīng)商、部門(mén)、職員等，在運(yùn)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理之前，必須確定系統(tǒng)中各類編碼的編碼方案，并按規(guī)定的方法對(duì)會(huì)計(jì)科目等進(jìn)行編碼整理。在設(shè)置會(huì)計(jì)科目結(jié)構(gòu)時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是合理的各級(jí)編碼長(zhǎng)度；二是考慮會(huì)計(jì)軟件的功能設(shè)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)置的影響，充分發(fā)揮系統(tǒng)的輔助核算功能。153.2.2會(huì)計(jì)科目設(shè)置（2）輔助核算輔助核算:該科目之下按照輔助核算項(xiàng)目進(jìn)行明細(xì)核算。輔助核算的優(yōu)勢(shì)：①輔助核算項(xiàng)目的內(nèi)容一般均可按輔助核算項(xiàng)目歸類放置，可以對(duì)核算項(xiàng)目在不同會(huì)計(jì)科目下

6、的明細(xì)資料匯總反映，一目了然，便于管理和控制。②核算項(xiàng)目的編碼靈活方便，可采用獨(dú)立的編碼方法，不受會(huì)計(jì)科目編碼結(jié)構(gòu)和長(zhǎng)度的限制，編碼中可以使用漢字、字符、數(shù)字等，便于記憶和使用。③采用明細(xì)科目核算時(shí)，每個(gè)會(huì)計(jì)科目下只能按一個(gè)細(xì)分標(biāo)準(zhǔn)下設(shè)明細(xì)科目，但在一個(gè)會(huì)計(jì)科目下允許同時(shí)設(shè)置多種輔助核算。163.2.2會(huì)計(jì)科目設(shè)置會(huì)計(jì)軟件一般可提供以下五種輔助核算功能：部門(mén)、個(gè)人往來(lái)、客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)和項(xiàng)目輔助核算。按以下步驟設(shè)置項(xiàng)目輔助核算：A.在會(huì)計(jì)科目中選擇設(shè)置項(xiàng)目輔助核算。B.定義項(xiàng)目大類。C.指定核算科目。D.定義項(xiàng)目。173.2.2會(huì)計(jì)科目設(shè)置2．會(huì)計(jì)科目設(shè)置在總賬系統(tǒng)菜單“設(shè)

7、置”中，選擇“會(huì)計(jì)科目”選項(xiàng)，進(jìn)入會(huì)計(jì)科目列表窗口，該處列出已設(shè)置的所有會(huì)計(jì)科目，在此，可以單擊相應(yīng)按鈕對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增加、刪除、修改的工作。單擊“增加”按鈕，進(jìn)入新增會(huì)計(jì)科目窗口，如圖3-5。183.2.2會(huì)計(jì)科目設(shè)置圖3-5會(huì)計(jì)科目設(shè)置193.2.2會(huì)計(jì)科目設(shè)置在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，需要特別注意該科目是否進(jìn)行：（1）輔助核算。設(shè)定該科目在總賬中的明細(xì)核算方式，企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要選擇。（2）外幣核算。設(shè)定該科目核算是否進(jìn)行外幣核算，以及核算的外幣名稱。（3）受控系統(tǒng)。設(shè)定總賬系統(tǒng)與專項(xiàng)業(yè)務(wù)核算子