論高校教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的重要性

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1、論高校教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的重要性論高校教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的重要性　　高職院校的教學(xué)管理工作是整個學(xué)校的教學(xué)行政工作的重要組成部分，在學(xué)校實現(xiàn)辦學(xué)目的的過程中起到特殊且十分重要的作用。高職院校的教學(xué)管理隊伍包括各學(xué)院主管教學(xué)的院長、各系主管教學(xué)的副主任、教務(wù)處管理人員和教本文由.L.收集整理學(xué)秘書，其中，教學(xué)秘書是高職院校的教學(xué)管理隊伍的重要組成部分?！　∫?、教學(xué)秘書的工作內(nèi)容　?。ㄒ唬┙虒W(xué)檔案的管理　　教學(xué)檔案的管理是學(xué)院檔案管理的重要組成部分，主要是負(fù)責(zé)對教學(xué)計劃、教師業(yè)務(wù)檔案和

2、考試試卷等文件資料的建檔和保存。在學(xué)期初，收集各門課程的授課計劃、教案和教學(xué)聘任書。在學(xué)期中，對學(xué)生評教意見進(jìn)行反饋、總結(jié)教師評學(xué)。在學(xué)期末，對教學(xué)大綱、考試試卷、備課筆記、畢業(yè)論文及教師教學(xué)科研成果等教學(xué)資料進(jìn)行管理。　?。ǘ┙虒W(xué)日常工作的管理　　教學(xué)秘書日常的教學(xué)管理工作主要有：下達(dá)教學(xué)任務(wù)并對所下達(dá)任務(wù)進(jìn)行合理安排，有效完成教學(xué)任務(wù)的任務(wù)聘任工作；下發(fā)排課的特殊要求通知，收集排課、多媒體教室的使用申請表，順利完成課表的編排工作；提前完成上課所需要使用到的材料（如課表、進(jìn)程表、教材等材料）的下發(fā)

3、，及時做好教師的調(diào)、停課安排，組織安排學(xué)期考試，以及學(xué)生的學(xué)籍注冊，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。積極組織召開教師和學(xué)生座談會，對教師的調(diào)、停課進(jìn)行統(tǒng)計，申報并統(tǒng)計教師的科研項目，做好教學(xué)會議的記錄，下發(fā)英語、計算機(jī)等級考試通知以保證報名繳費工作的順利進(jìn)行，組織安排學(xué)生的英語計算機(jī)等級考試，做好下學(xué)期公選課的申報工作。除了這些日常教學(xué)工作之外，還要組織安排學(xué)生評教、教師評學(xué)、督導(dǎo)評課等評估工作，及時進(jìn)行教學(xué)情況的通報，做好考試試卷的收集及印刷工作。學(xué)期結(jié)束后，還要完成學(xué)生成績的錄入工作，以及收集和整理教師的

4、教案、授課計劃、備課筆記，整理和歸檔學(xué)生的實驗報告、畢業(yè)論文等工作?！　。ㄈ┙虒W(xué)信息傳遞的管理　　上情下達(dá)、下情上傳的信息傳遞工作是教學(xué)秘書的重要工作之一，即對校領(lǐng)導(dǎo)、教育主管部門所下達(dá)的各項方針政策、規(guī)章制度能做到及時、準(zhǔn)確且完整地傳達(dá)給各院系的各教研室及全體師生，為了能夠快速、有效且準(zhǔn)確地傳遞相關(guān)信息，一般都需要教學(xué)秘書建立一個信息傳遞體系并對其進(jìn)行管理。在傳遞信息時，信息傳遞的方式可以多種多樣，一般都采用教師、學(xué)生QQ群、電子郵件、飛信及紙質(zhì)稿件等形式。教學(xué)秘書作為信息的管理者，必須做好信息的

5、更新工作，并利用信息平臺及時進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。　?。ㄋ模┙虒W(xué)考務(wù)工作的管理　　所謂的考務(wù)工作是指學(xué)期初的補(bǔ)考、英語及計算機(jī)的等級考試、學(xué)期末的結(jié)課考試等考試的安排工作。在考試前，教學(xué)秘書要做好考試科目的精確統(tǒng)計，將通知下發(fā)到各個相應(yīng)的班級，制定考試時間、地點的安排表，根據(jù)各個班級的具體人數(shù)確定考試的教室及監(jiān)考人員，組織學(xué)生進(jìn)行考風(fēng)考紀(jì)的教育，審核學(xué)生的考試資格，為暫時不能參加考試的學(xué)生辦理好緩考手續(xù)，隨機(jī)編制學(xué)生的考試號，讓每個學(xué)生在參加考試時按照考試號就座。在考試進(jìn)行過程中，進(jìn)行考場的巡視工作，加強(qiáng)考

6、場的紀(jì)律，按要求解決考試過程中所發(fā)生的突發(fā)事件。在考試結(jié)束之后，通知各任課教師及時完成試卷的批閱、學(xué)生成績的錄入工作?！　。ㄎ澹┙虒W(xué)質(zhì)量的管理　　教學(xué)秘書在平時，就要廣泛地收集來自學(xué)生、教師及督導(dǎo)組專家等的信息，及時傳達(dá)督導(dǎo)組專家的聽課意見，及時反饋學(xué)生評教的意見給任課教師，對教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行全面的評議和科學(xué)的分析，并對評教評學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時應(yīng)及時進(jìn)行反饋，對教學(xué)運行的全過程實施全程的質(zhì)量監(jiān)控。[1]　　二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力　　（一）信息處理的能力　　學(xué)校的教學(xué)事務(wù)繁重而瑣碎

7、，教學(xué)秘書面對著這大量的信息、資料和文件要及時理出頭緒，分清輕重緩急。雖然工作繁雜，卻是有章可循的。教學(xué)秘書可以按照急事急辦、特事特辦、獨立完成工作協(xié)調(diào)的原則，做到事前有計劃有余地對手頭上的工作進(jìn)行分門別類的整理，還應(yīng)當(dāng)考慮到各院系與學(xué)校整體的關(guān)系，根據(jù)實事情的緊急性、實效性的不同，對不同的材料進(jìn)行分類和存檔，做出合理安排，并及時上報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?！　。ǘ┕芾砟芰Α　〗虒W(xué)秘書可以說是教學(xué)工作最基礎(chǔ)的管理者和執(zhí)行者，在日常教學(xué)的管理工作中一定要認(rèn)真且果斷，制定一定的工作流程，簡化事情，做到更好地服務(wù)學(xué)生和

8、教師。教學(xué)秘書在繁雜的教學(xué)管理工作中，還應(yīng)時刻保持頭腦清醒，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，本著客觀、公正的態(tài)度處理事情，加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的督促與檢查，充分發(fā)揮自己的管理才能，以保證教學(xué)工作能夠有序地進(jìn)行?！　。ㄈ贤▍f(xié)調(diào)能力　　教學(xué)秘書的重要工作之一就是信息的傳遞，在這過程中，教學(xué)秘書就該做好溝通協(xié)調(diào)工作。教學(xué)秘書于各個部門、各個方面的人員交流信息，既要聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)又要聯(lián)系各個部門，同時還要聯(lián)系全體教職工和學(xué)生，肩負(fù)著教學(xué)安排的重任，由于不同的教學(xué)秘書有著不同的個性