如何做好秘書

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1、第一講秘書角色扮演與人際應(yīng)對引言秘書是上司的左右手，他的責(zé)任是替上司分憂解勞，減少主管無謂的干擾，所以，主管如果能獲得一個(gè)優(yōu)秀的秘書的話，就能心無旁騖拓展業(yè)務(wù)版圖。?美國一家石油公司的董事長西蒙艾瑞克，當(dāng)記者問他一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時(shí)，他說：“沒什么秘訣，只要請一位好秘書就對了”。所以由此可見一斑，秘書在企業(yè)的角色有多么的重要。??第一節(jié)秘書的自我定位?當(dāng)記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時(shí)，他說“要請一位好秘書”，由此可見，秘書在企業(yè)中的位置有多么重要。?1．秘書的工作內(nèi)容秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會涉及，

2、所以秘書需要非常細(xì)致和耐心。大致來說，秘書的工作包括以下幾個(gè)方面：?輔助決策當(dāng)上司面對多個(gè)選擇而猶豫不決時(shí)，秘書要為上司收集相關(guān)資料，幫助上司分析情況。?調(diào)查研究當(dāng)上司接到一個(gè)新任務(wù)時(shí)，秘書應(yīng)協(xié)助上司進(jìn)行調(diào)查研究，掌握具體的第一手資料。?收集信息當(dāng)今的社會已進(jìn)入信息時(shí)代，秘書必須具備信息處理能力，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集所需要的信息。此外，還要善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)收集信息。?文書處理文書處理包括整理資料、撰寫報(bào)告等等。一位優(yōu)秀的秘書應(yīng)該善于處理文書。?會務(wù)準(zhǔn)備所謂會務(wù)準(zhǔn)備既包括公司內(nèi)部的會議準(zhǔn)備，也包括對外的會議溝通，準(zhǔn)備工作主要是進(jìn)行業(yè)務(wù)匯報(bào)。?公關(guān)工作公關(guān)工作包括溝通、社交

3、、商務(wù)等方面，有時(shí)也要代表公司進(jìn)行發(fā)言，或者代表主管或老板與媒體以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。?檔案管理在高科技迅速發(fā)展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。?工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據(jù)上司的時(shí)間以及事務(wù)的重要程度進(jìn)行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個(gè)會議，秘書要把握好時(shí)間，留出往返的時(shí)間空檔，保證上司能及時(shí)參加。?查辦工作查辦工作是指秘書對公司或部門提交的報(bào)告進(jìn)行核實(shí)，或者對一些須要重視的傳言進(jìn)行證實(shí)。?接待工作當(dāng)有客人

4、或來訪者的時(shí)候，秘書有責(zé)任做好接待工作，讓來賓感受到自己受到禮遇，產(chǎn)生賓至如歸的感覺。?行政事務(wù)行政事務(wù)管理包括所有檔案的流程、生產(chǎn)線的流程、所有空間的管理，以及下對上、上對下的溝通與協(xié)調(diào)。?保密工作秘書要具備保密意識，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透露。?2．秘書應(yīng)該具備的能力秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長。?【自檢】以下是一些秘書在工作中的表現(xiàn)，你認(rèn)為他們當(dāng)中誰是合格的秘書，誰需要改進(jìn)工作態(tài)度、提高工作能力？（1）小王在處理其他的事務(wù)時(shí)都非常能干，但是她討厭寫報(bào)告，認(rèn)

5、為寫報(bào)告是一件無關(guān)緊要的小事，所以沒有在寫作上下功夫。（2）小李是財(cái)務(wù)經(jīng)理的秘書，經(jīng)常有同事或者好友向她打探別人的薪水，小李總是巧妙地回避這些話題。（3）小張做了多年的秘書工作，一直做得很好，只是最近兩年公司引進(jìn)電腦，實(shí)行電腦化管理，小張沒有學(xué)過電腦，覺得適應(yīng)不了。@______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6、_____________________________見參考答案1－1?第一節(jié)人際關(guān)系與溝通技巧?認(rèn)知人際關(guān)系?1．增進(jìn)人際互動人是一種群體動物，沒有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動。人際關(guān)系涉及各種問題，職位、地位、社會背景等都會影響到人際關(guān)系，有一句老話說得好，“先學(xué)做人，再學(xué)做事”，如果不會做人，人際關(guān)系就會一團(tuán)糟，辦事自然就會到處碰壁。那么怎樣才能增進(jìn)人際互動呢？這要靠平時(shí)的積累。朋友不會從天而降，也不會突然出現(xiàn)，我們在平常的生活、工作、團(tuán)隊(duì)活動中要有意識地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。?2．人際交往的流程人與人之間從彼此生疏到彼此交往，

7、有一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，一般來說，這個(gè)過程可以分為八個(gè)步驟，其流程如下圖所示。圖1－1人際交往的流程圖?3．人際交往的四種態(tài)度人際關(guān)系有四種交往態(tài)度：?我不好，你好，這是大公無私的態(tài)度。?我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態(tài)度。?我好，不管你好不好，這是自私自利的態(tài)度。?我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。影響人際關(guān)系的因素?1．影響人際交往的客觀因素?時(shí)代背景時(shí)代不同，人們的觀念也會存在差異，會有很多因素的約束使得人際關(guān)系無法突破。在以前的農(nóng)業(yè)社會中，鄰居之間的關(guān)系非常好，尤其在農(nóng)村，一家辦喜事，全村的人都出動，而在當(dāng)今的商業(yè)社會

8、中，人們住在電梯公寓里，