淺談新時期檔案管理工作

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1、淺談新時期檔案管理工作：G27文獻(xiàn)標(biāo)識：A：1009-4202（2011）04-359-02　　摘要檔案是人類社會進(jìn)步、發(fā)展、延續(xù)的真實(shí)歷史記錄，其涵蓋了政府、社會組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)新時代，檔案工必須認(rèn)清形勢、結(jié)合實(shí)際、開拓創(chuàng)新、勇于實(shí)踐。檔案管理通過與計算機(jī)、X絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)利用效率?！　￡P(guān)鍵詞檔案管理意義問題措施　　　　一、做好檔案管理工作的實(shí)際意義　　檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會實(shí)踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史

2、真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案室（團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)）、檔案館等機(jī)構(gòu)組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進(jìn)一步健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能?！　n案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對研究本單位的工作成績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方

3、面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認(rèn)識單位的工作成果，為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有意合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。　　二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題　　隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在

4、實(shí)際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。　　1．檔案載體的轉(zhuǎn)變　　在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實(shí)性作用也是電子文檔所不可取代的?！　?．檔案的分類變化　　檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實(shí)用性的，如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運(yùn)用?！　?/p>

5、3．檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變　　在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用電子信息系統(tǒng)?！　?．電子檔案工作面臨的問題　　（1）電子檔案原件的真實(shí)性問題　　在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實(shí)性和權(quán)威性?！　。?）電子檔案保存的長久性問題　　很多單位將會

6、實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦X絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補(bǔ)的損失?！　。?）電子檔案內(nèi)容的保密性問題　　用X絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在X絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個X絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。　　三、提高新時期檔案管理水平的具體措施　　我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是

7、管理手段和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面著手：　　1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識　　加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量?！　?．要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作